Jak připravit Money S4 / Money S5 na nový účetní rok

1. Příprava číselných řad

Seznamy – účetní – číselné řady 

Na kartě číselné řady si nastavte nové prefixy číselných řad pro nové období roku 2023.

TIP:

Pokud používáte stejný číselný prefix pro více číselných řad nebo pro všechny číselné řady, můžete prefix (předponu číselné řady) přidat také hromadně:

Označte požadované číselné řady a přes pravé tlačítko myši vyberte z POP-UP menu Hromadnou operaci – Nové období pro číselnou řadu. Přes tlačítko Přidat se vám otevře karta pro zadání nového období číselné řady s uvedením prefixu pro všechny označené číselné řady. Na jedno kliknutí si takto snadno nastavíte všechny číselné řady pro nové období. 

2. Práce ve dvou období

Když budete na přelomu roku vystavovat doklady ve starém (2022) i novém (2023) roce současně, jediné čemu je potřeba věnovat pozornost, je datum účetního případu. Při vystavení dokladu Money ERP automaticky nabídne takovou číselnou řadu, která je předvolená pro příslušené období, a to právě podle data účetního případu, které je na daném dokladu uvedeno. Pokud jste tedy nastavili číselnou řadu pro nové období od 1. 1. 2023 podle výše uvedených pokynů, při vystavení dokladu s datem účetního případu např. 2. 1. 2023 Money ERP vyplní správnou číselnou řadu pro rok 2023.

Pokud dodatečně změníte datum účetního případu, číslo dokladu se automaticky změní podle číselné řady platné pro dané období. Pokud například vystavíte doklad 2.1.2023 s datem účetního případu 28.12.2022, Money ERP vám automaticky při uložení dokladu nabídne číselnou řadu roku 2022.

Pozor – po uložení dokladu už není možné číselnou řadu změnit!

Další možností, jak změnit číselnou řadu na dokladu, je ručně zrušit propojení číselné řady v záhlaví dokladu (pomocí křížku vedle čísla dokladu) a po změně data ji znovu vybrat ze seznamu.

TIP:

Pro zjednodušení práce je možné před zadáním dokladů změnit pracovní datum na "starý rok" (poklepejte na datum ve spodní liště programu). Tímto způsobem se na dokladu automaticky zobrazí zvolený pracovní datum i číselná řada. 

Po ukončení zadávání dokladů do "starého roku" nezapomeňte změnit pracovní datum na aktuální.

3. Uzavření skladové evidence 

Na konci roku doporučujeme provést přepočet pořizovacích cen (Sklady - skladové operace - přepočet pořizovacích cen).  Přepočet opraví pořizovací ceny výdajových dokladů a přeúčtuje všechny skladové doklady. Abyste mohli provést přepočet, musíte odemknout všechny skladové doklady od poslední skladové závěrky.

Po přepočtu doporučujeme přistoupit ke kontrole dokladové a účetní evidence (seznam zásob, zůstatky účtů 112, 123, 132) a k inventarizaci zásob.

Po zaúčtování inventarizačních rozdílů (příjem, výdej) doporučujeme provést skladovou uzávěrku.

TIP:

Přepočet pořizovacích cen doporučujeme provádět pravidelně i v průběhu roku. Díky přepočtu pořizovacích cen získáte reálné hodnoty skladových cen ve vašich reportech. Společnostem s velkým množstvím skladových pohybů doporučujeme provádět pravidelně i skladovou závěrku. Pravidelné provádění skladové závěrky zefektivňuje přepočet pořizovacích cen a průběžně účtuje odchylky, které způsobuje např. výdej do mínusu. 

Jak provést skladovou uzávěrku:

Před provedením skladové uzávěrky je potřeba nastavit parametry korekčního dokladu. Do nastavení konfigurace korekčních dokladů je možné vstoupit pomocí kliknutí pravého tlačítka myši na uzel „skladové zásoby“ v navigátoru. 

Otevře se karta „nastavení zásob“:

Po nastavení parametrů korekčních dokladů, je možné přistoupit k samotné skladové uzávěrce. 

Sklady – skladové operace – skladové uzávěrky – Přidat

Po dokončení skladové uzávěrky vznikne k 31.12.2022 korekční doklad, který je specifický tím že mění hodnotu pořizovacích cen jednotlivých zásob bez vlivu na počet MJ na skladě (podobný princip jako při přecenění bankovních účtů a pokladen).

Po dokončení skladové uzávěrky, nebude možné uložit skladový doklad ani fakturu s vazbou na sklad do uzavřeného období!

V případě potřeby je možné v seznamu skladových uzávěrek vždy poslední skladovou závěrku odvolat. Odvolání uzávěrky způsobí automatické vymazání korekčního dokladu s oceňovacími odchylkami.

4. Účetní závěrka

Před provedením účetní závěrky prosím zkontrolujte správné nastavení závěrky. Menu Agenda – průvodce nastavením programu – Účetnictví v sekci Nastavení závěrek je potřeba mít správně vyplněné účty:

• Konečný účet rozvažný
• Počáteční účet rozvažný
• Účet zisků a ztrát 
• Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení

Zároveň musí být vyplněná skupina pro zařazení závěrkových interních dokladů a členění DPH pro závěrky. Pro tyto doklady doporučujeme vytvořit samostatnou skupinu a nastavit vlastní číselnou řadu pro tuto skupinu. 

Kontrola nastavení saldokontních účtů - Účetnictví – účetní rozvrh

Pro všechny účty, které jsou v rozvrhu definované jako saldokontní, je potřeba zadat účet pro převod zůstatku. Jinak by zůstatek účtu nebyl převeden do nového období položkově (jako jednotlivé doklady), ale jen jednou sumou, což by narušilo evidenci saldokonta. 

V případě, že se v agendě používají cizí měny, je potřeba před provedení účetní závěrky provést přecenění pokladen a bankovních účtů k 31.12.2022 a stejně tak i přecenění pohledávek a závazků k 31.12.2022, případně i přecenění záloh k 31.12.2022. (Účetnictví – závěrkové operace – přecenění pokladen a účtů / přecenění pohledávek a závazků / přecenění záloh).

Po nahrání a kontrole dokladů za předchozí období a HV (rozvaha a výkaz zisku a ztráty) je možné provést účetní uzávěrku:

Účetnictví – závěrkové operace – účetní závěrka:

1. KROK – uzavření účetních knih

Nastavení počátečního data nového účetního období. (POZOR ne konečného data!).

2. KROK – otevření účetních knih v novém období

Po vytvoření účetní závěrky dojde k vytvoření nového účetního období. 

V seznamech dokladů se budou standartně zobrazovat jen dokladů posledního účetního období (rok 2023) – dojde k automatickému zaktivnění filtru Aktivní období. 

Pro zobrazení dokladů ze všech období je potřeb zruši

Chcete-li zobrazit doklady všech období, musíte zrušit filtr  "Aktuální období", které je v horním menu nad seznamem. Rozhodujícím datem pro zobrazení dokladů v příslušném období je datum vystavení.

Pokud vás ke konci roku čeká i zpracování inventur, připravili jsme pro vás nový video kurz, kde vám povíme jak na to.