Přechod na nový ERP systém je velký krok v životě každé firmy. I sebemenší chyba v průběhu výběru nebo implementace může mít dlouholeté následky. Shrneme vám proto největší rizika, která mohou při přechodu na nový ERP systém nastat, a poradíme, jak se jim vyvarovat.
Co je to ERP systém
Zkratka ERP (Enterprise Resource Planning) označuje komplexní podnikový software, který firmě automatizuje procesy a pomáhá s chodem. ERP systém obsahuje funkce pro manažery, logistiky, účetní, personalisty, specialisty marketingu i další oddělení.
Všichni zaměstnanci pracují ve stejném systému. Proto musí být ERP systémy jako například Money ERP prověřená řešení, která zvládnou velké objemy dat a velké množství současně pracujících uživatelů.
Rizika přechodu na nový ERP systém
Implementace ERP není jednorázová záležitost, ale dlouhodobý vztah mezi zákazníkem a dodavatelem. Rizika se mohou objevit ve fázi výběru, ve fázi instalace a konfigurace, ale také během samotného provozu.
Nejčastější rizika při výběru ERP systému jsou:
- přehnaná očekávání,
- špatně zvolený dodavatel,
- chybně vybraný tým,
- chybějící požadavky na systém,
- zvolený dodavatel nepomáhá s implementací,
- systém neumí reagovat na změny
- a nedostatečná zákaznická podpora.
Pojďme si nyní ukázat, v čem přesně rizika spočívají a jak se jim vyvarovat.
Přehnaná očekávání
Rozhodnutí pořídit si ERP systém nepřichází ze dne na den. Motivací pro sjednocení firemních nástrojů do jednoho systému může být mnoho, například:
- účtování v tabulkovém procesoru přestává stačit na váš objem dokladů,
- zpracování dat a tvorba dokladů zabírá čím dál víc času,
- data zadáváte do několika systémů a nejsou provázaná
- nebo dosavadní systém postrádá funkce, které potřebuje pro rozvoj podnikání.
Přestože vaší firmě ERP systém řadu podobných problémů vyřeší, pamatujte, že nejde o všemocný nástroj. Ani sebelepší systém nevyléčí to, že vám odběratelé neplatí včas nebo že vám chybí zákazníci. Dejte si proto pozor, abyste od ERP systémů neměli přehnaná očekávání – slouží totiž výhradně ke sjednocení dat, zlepšení přístupnosti dat a k nastavení procesů.
Špatné zvolený dodavatel
Špatně zvolený dodavatel ERP systému vás může stát spoustu ztraceného času, vyhozených peněz či paralyzovaných procesů. Vybírejte proto skutečně důkladně. Ne každý ERP systém se hodí pro každou firmu – každá má jiné požadavky a cenové možnosti.
Základní kritéria pro výběr jsou:
- splnění požadavků na funkčnost,
- cena,
- zákaznická podpora ze strany dodavatele,
- historie dodavatele.
Potřebujete-li s výběrem dodavatele poradit podrobně, přečtěte si článek o tom, jak vybrat ERP systém, nebo si zdarma stáhněte náš e-book.
Chybně vybraný tým
Abyste si ve firmě ujasnili, co od nového systému očekáváte, sestavte pro výběr ERP interní tým. V tom musí být zastoupeni pracovníci ze všech oddělení, které budou s ERP systémem pracovat. Členové týmu musí detailně znát procesy ve svém oddělení a zároveň by měli být aktivní a komunikativní. Jako vedoucího týmu pak vyberte zkušeného zaměstnance, který ve firmě pracuje už dlouho a zná nastavené procesy.
Pestrý tým je při nastavování požadavků velmi důležitý. Pokud do něj například nevyberete zástupce z účtárny, hrozí, že zvolený ERP systém nezvládne váš objem faktur nebo si neporadí se specifickými účetními požadavky ve vašem oboru (například zádržné ve stavebnictví).
Chybějící požadavky na systém
Tým musí být při shromažďování požadavků velmi důsledný – každý požadavek, který mu unikne, může vést ke špatně zvolenému ERP systému. Společně sepíší funkce, které jsou pro vás nyní klíčové, ale i funkce, které budete potřebovat v budoucnu. Předpokládá se totiž, že vám nový ERP systém bude sloužit i za 10 let.
Určete si také hlavní cíle, které má ERP systém ve vaší společnosti vyřešit – například zlepšení konkrétních služeb. Každé oddělení pravděpodobně navrhne odlišné cíle, proto z nich pak vyberte tři až pět nejdůležitějších.
Hotový seznam cílů a požadavků představuje základ, ze kterého budete vycházet při výběru dodavatele.
Zvolený dodavatel nepomáhá s implementací
Implementátor systému nesmí nechat jeho nasazení na vás. Kvalitní dodavatel za vámi vyšle implementační tým, který u vás zůstává několik dní a pomáhá s nasazením ERP systému.
Kromě pomoci s technickou stránkou věci by vám dodavatel měl zajistit také zaškolení. Vyšle k vám školicí tým, který zaměstnancům podrobně ukáže, jak se s novým systémem pracuje, aby byl přechod rychlejší a efektivnější. Pokud se ve vaší firmě za pár let zaměstnanci obmění, spolehlivý dodavatel pro ně školení zopakuje.
Systém neumí reagovat na změny
Časy se mění, firma roste a stále se objevují nové potřeby. Pokud ERP systém není dostatečně flexibilní a nedokáže se těmto změnám přizpůsobit, nejde s ním dlouhodobě pracovat.
Základem jsou pravidelné aktualizace systému, které vylepšují dosavadní funkce, přidávají nové a reagují na legislativní změny. Kromě toho by však měl být ERP systém upravitelný na míru. Vznikne-li vám po několika letech používání nový klíčový požadavek, dodavatel by měl být schopný váš systém přizpůsobit vašim potřebám. Proto se ujistěte, zda je váš ERP dodavatel na tuto možnost připravený.
Nedostatečná zákaznická podpora
V ERP systému nemůžete dlouhodobě pracovat bez zákaznické podpory ze strany dodavatele. Tuto službu vám nabídne každý kvalitní dodavatel jako součást systému. Ať už půjde o telefonickou, nebo on-line podporu, vždy je dobré mít se na koho obrátit s žádostí o radu či pomoc.
Nespoléhejte na to, že si s problémy poradíte sami a dopředu si od dodavatele zjistěte, v jaké podobě zákaznickou podporu poskytuje – zejména v jakých dnech a časech je vám podpora k dispozici, v jaké formě a zda existuje možnost osobních konzultací.
ERP Money vám s potlačením rizik pomůže
Proces implementace ERP systému Money ERP je nastavený tak, aby všechna potenciální rizika minimalizoval.
Začneme takzvanou předimplementační studií, ve které zanalyzujeme, zda je ERP Money pro vaši firmu vhodným řešením. Během ní pronikneme do vašich procesů, vyzpovídáme všechny klíčové zaměstnance a odhalíme místa, která vám systém pomůže zefektivnit.
Podle výsledků studie se pak můžete rozhodnout, zda se vám ERP Money vyplatí. I pokud se nakonec rozhodnete, že ERP Money nechcete, budou mít výsledky studie pro vaši firmu významnou hodnotu. Rozhodnete-li se pro ERP Money, systém vám nastavíme, vyškolíme vaše zaměstnance a osobně dohlédneme, zda vše funguje podle vašich představ.
