V predchádzajúcej časti nášho cyklu o výbere ERP systému ste sa dozvedeli, ako spísať nákupnú zmluvu. Ak zmluvu chápeme ako posledný krok do cieľa, samotná implementácia je symbolickým pretnutím cieľovej pásky.
Pozor na systémovú integráciu
Veľa zákazníkov si ERP systém kupuje s úmyslom napojiť ho na riešenia tretích strán (účtovné, skladové, CRM a iné platformy). Ak sa to týka aj vašej firmy, je potrebné sa ešte pred začiatkom implementácie presvedčiť, či vybraný dodávateľ plní aj úlohu systémového integrátora. Práve ten má za úlohu realizovať prepojenie medzi informačným systémom a ďalšími riešeniami, nie každý dodávateľ ale túto službu ponúka.
Ak predajca systému ponúka aj integráciu, máte o starosť menej a očakávať sa od vás bude v tomto ohľade len súčinnosť (viď. nasledujúci bod). V opačnom prípade sa budete musieť o prepojenie ERP systému s inými riešeniami postarať svojpomocne, či už prostredníctvom vlastných vývojárov alebo využitím služieb externých firiem. V oboch prípadoch sa ale pripravte na citeľné zvýšenie nákladov aj časovej náročnosti.
Kvalitné podklady ako základ
V predchádzajúcom článku sme hovorili o tom, ako správne spísať zmluvu o nákupe podnikového systému. Jej súčasťou je aj určenie zodpovednosti za implementáciu, t. j. do akej miery nesie dodávateľ vinu za prípadné problémy, ktoré nastanú v priebehu nasadzovania. V zmluve by rovnako mali byť aj termíny, konkrétne dátum nasadenia systému do ostrej prevádzky, prípadne čiastkové termíny.
Nemenej významným zdrojom informácií pre implementáciu by mala byť analýza firemných procesov, ktorá zmapuje procesy naprieč oddeleniami a zároveň na jej základe vznikne implementačný harmonogram. Analýzu vykonávajú konzultanti dodávateľa, pri tom sa ale nezaobídu bez informácií z jednotlivých oddelení. V tejto fáze prichádza na rad aj výberový tím, ktorý zohral dôležitú rolu v predchádzajúcich krokoch.
Implementácia ERP systému nie je jednostranná
Mnoho firiem robí pri implementácii ERP systému zásadnú chybu – predpokladajú, že dodávateľ za nich odvedie všetku prácu a firma už príde k hotovému. Táto predstava je však od reality veľmi vzdialená. Implementácia je proces pozostávajúci z mnohých krokov, a pri väčšine z nich je bezpodmienečne potrebná vaša spolupráca.
Nejde pritom len o dohľad nad dodržiavaním harmonogramu – dodávateľ musí pri implementácii nainštalovať potrebný software, preniesť dáta do nového riešenia, upraviť tlačové zostavy, vyriešiť napojenie systémov tretích strán a urobiť mnoho ďalších nadväzujúcich činností. Vo všetkých spomenutých oblastiach sa implementácia nezaobíde bez vášho zadania a úprav.
Potreba prostredníka
Na predchádzajúci bod priamo nadväzuje aj ďalšia dôležitá súčasť implementačného procesu – prostredník medzi vami a dodávateľom. Jeho hlavným poslaním je spolupracovať s technickými konzultantmi a koordinovať s nimi konfiguráciu jednotlivých zložiek daného ERP systému. Daný kolega musí mať perfektnú znalosť vnútropodnikových procesov a tiež dostatočné rozhodovacie právomoci. Z toho dôvodu by malo ísť o skúseného manažéra, pre ktorého by sa mala rola prostredníka stať absolútnou prioritou.
A čo ďalej?
Máte spustený ERP systém a zaškolených používateľov? Hoci sa to tak môže zdať, tak vaša práca ešte stále nekončí. Aj v priebehu prvých týždňov po spustení je potrebné podnikový systém doladiť a vyriešiť prípadné „detské choroby“, takže vyššie spomenuté rady prídu vhod aj po ukončení implementácie. Tu sa dostáva k slovu poimplementačná podpora, ktorú ste si s dodávateľom vyjednali v predchádzajúcich krokoch.
Blahoželáme, ste v cieli!
Ak ste v procese výberu a zavádzania informačného systému došli až sem, gratulujeme – vaša firma získala výkonného pomocníka, ktorý vám pomôže zrýchliť firemné procesy, ušetriť náklady na čas aj prácu a podstatne zlepšiť vaše služby zákazníkom. Môžeme len dúfať, že vám na tejto dlhej ceste naše rady pomohli a umožnili vám dosiahnuť vytúžený cieľ, ktorý ste si stanovili na samom začiatku.
Teraz už zostáva len popriať vám aj vašej firme mnoho úspechov do budúcna a poďakovať za váš záujem o našu sériu článkov zameraných na výber ERP systému. Ak vaša voľba padne na Money ERP, pozývame vás aj na náš blog, kde nájdete aktuality, zákaznícke referencie, návody a mnoho ďalších užitočných informácií.
