Bioenergo – Komplex sa špecializuje na výrobu a predaj biopalív. Vďaka prepojeniu Money ERP, ktoré využívajú už 12 rokov, so systémom Datarios automatizovali spracovanie faktúr. Minimalizácia chýb a výrazná úspora času umožňuje firme sústrediť sa na dôležité aspekty podnikania v oblasti udržateľnej energie.
Výzvy rastúcej spoločnosti
V poslednom období firma čelila nárastu prijatých faktúr, pričom ich číslo sa vyšplhalo až na 300 mesačne. Okrem administratívnej záťaže začali spoločnosť trápiť aj ďalšie výzvy v podobe:
- nedostatku efektívnej komunikácie medzi oddeleniami,
- manuálnych a časovo náročných procesoch spracovania objednávok a fakturácie,
- Ťažkostí s presným sledovaním skladových zásob a surovín,
- Nedostatočného prehľadu o výkonnosti jednotlivých činností a celkovej efektivite spoločnosti.
Voľba nakoniec padla na riešenie Datarios, ktoré umožňuje jednoduché prepojenie s už využívaným podnikovým informačným systémom Money ERP.
Automatizácia spracovania faktúr
Pri automatizácií spracovania faktúr sa ako kľúčový krok ukázalo zavedenie zberného e-mailu, do ktorého prichádzajú všetky faktúry. Systém Datarios následne dokáže údaje z tejto schránky vyčítať a pripraviť na zaúčtovanie v Money ERP. Na základe údajov, ktoré systém sám zistí, rozpošle faktúru na schválenie príslušnému oddeleniu, či už sa jedná o obchodné oddelenie alebo údržbu.
Celý proces je urýchlený automatickou e-mailovou notifikáciou, vďaka ktorej nemusia schvaľovatelia pravidelne kontrolovať systém. Pokiaľ je všetko v poriadku, posunú faktúru v cykle ďalej, buď kolegovi alebo rovno do učtárne.
Automaticky nastavený proces:
- umožňuje schvaľovanie odkiaľkoľvek,
- eliminuje potrebu čokoľvek tlačiť do papierovej formy,
- znižuje priemernú dobu schválenia faktúry z 3 dní na niekoľko hodín.
Krok k efektivite
Faktúry končia na v elektronickom archíve a to rovno na dvoch miestach – v Datariose aj v Money ERP. Firma tak celý proces spracovania faktúr od prijatia do e-mailovej schránky po zálohovanie v archíve absolvuje bez tlače jediného papiera. Schvaľovatelia aj účtovníci faktúry len kontrolujú a nemusia ich ručne prepisovať zo systému do systému, vďaka čomu sa výrazne šetrí čas a znižuje chybovosť.
„Zapojenie Datariosu do Money ERP bol jednoznačne krok správnym smerom. Zrýchlenie schvaľovacích procesov a úspora na administratíve sú pri našom počte prijatých dokladov veľmi výrazné. Návrat k ručnému spracovaniu si už nedokážem predstaviť,“ hovorí Jan Šimon, výkonný riaditeľ Bioenergo – Komplex.
S Money ERP, ktoré jednoducho napojíte na systém Datarios, môžete šetriť čas a náklady aj vy.
