Podnikový informačný systém ERP pomáha firmám upratať dáta na jedno miesto a efektívne riadiť podnikové procesy, plánovanie zdrojov a analýzu dát. Sleduje účtovnícke, skladové aj obchodné údaje, teda všetko od nákupu tovaru až po riadenie vzťahov so zákazníkmi a financie.
Jedným z takýchto informačných systémov je aj Money ERP, ktorý je na trhu už 17 rokov. O tom, ako ho vývojári neustále vylepšujú na základe požiadaviek 1 300 zákazníkov na česko-slovenskom trhu, a o trendoch v oblasti ERP systémov, sme sa rozprávali s riaditeľom Money ERP Tomášom Komárekom, ktorý pôsobí v spoločnosti Seyfor už 18 rokov.
Keď sa povie ERP systém či informačný systém, každý si pod tým predstaví veľkú výrobnú firmu, ktorá takýto systém potrebuje. Skutočne je to tak? Vedia ERP systémy pomôcť aj menším a stredným firmám?
Áno, ERP systémy skutočne vedia pomôcť aj menším a stredným firmám. Pomáhajú efektívnejšie spracovávať údaje, zvyšovať produktivitu práce zamestnancov a dokážu pomôcť pri prijímaní účinných rozhodnutí v správnom čase. Samozrejme, ERP systém toho dokáže oveľa viac. Ale, každému, kto sa vo svojej firme rozhodne implementovať ERP systém, odporúčam dať si mimoriadne záležať na jeho výbere a implementácii. Práve od správneho výberu ERP systému závisí, aké výsledky vo vašej firme dosiahne.
Ale, aby som sa vrátil k vašej otázke (úsmev), nie sú to len výrobné spoločnosti, ktoré potrebujú mať kvalitné riadenie procesov.
„Každá obchodná spoločnosť potrebuje mať vždy na sklade správne množstvo tovaru, zrýchliť a spresniť expedíciu zo skladu a dobre riadiť svoje vzťahy so zákazníkmi aj dodávateľmi.“
Takže, či už potrebujete CRM pre obchodníkov alebo EDI na výmenu dokladov v rámci svojho B2B obchodu, dodávateľ ERP systému by mal byť schopný navrhnúť vhodné riešenie.
Čo však znamená vybrať si ten správny ERP systém pre moju firmu?
Pokiaľ zvažujete implementáciu ERP systému do vašej spoločnosti, spíšte si dôvody, ktoré vás k tomu vedú. Porozhliadnite sa po informačných systémoch, ktoré majú dobré referencie vo vašej „vertikále“. Pokojne si v bodoch spíšte, čo od informačného systému vlastne očakávate.
Nájsť taký systém, ktorý vášmu podnikaniu rozumie, je polovica výhry. Vyhnete sa drahým úpravám na mieru a budete profitovať z prítomnosti konzultantov, ktorí už vašu problematiku poznajú a chápu potreby vašej firmy.
Firmy sa často sťažujú, že ERP systém stojí veľa a nakoniec to aj tak nerobí to, čo má. Kde je „pes“ zakopaný?
Treba pochopiť, že samé sa to neurobí. Treba klásť dôraz na projektový tím na strane zákazníka. Je naozaj potrebné nájsť si na to čas a jasne si zadefinovať svoje potreby.
„Veľkú časť úspechu tvoria skúsení konzultanti, ktorí poznajú potreby svojej firmy.“
Preto by sa nemala podceniť príprava na výber a implementáciu ERP systému. Pretože práve výber ERP systému je pre firmu kľúčovým krokom. Ešte pred samotným výberom je potrebné zostaviť tím, v ktorom budú zástupcovia jednotlivých oddelení. Určite neodporúčam obísť zamestnancov. Je potrebné zistiť, čo za bolesti riešia a kde cítia, že sú úzke miesta. Výberový tím bude najlepšie vedieť, čo jednotlivé oddelenia a zamestnanci potrebujú.
Celý tím si musí jasne zadefinovať svoje požiadavky a stanoviť si ciele, ktoré chce pomocou ERP systému dosiahnuť. To, s čím by im mohol systém pomôcť, už navrhnú skúsení konzultanti. Preto je pri výbere veľmi dôležitý aj výber dodávateľa a zohľadniť referencie zákazníkov.
Vedeli by ste uviesť príklad vášho zákazníka, ktorý si na výbere a následnej implementácii ERP systému dal skutočne záležať?
Príkladnou v príprave na výber ERP systému bola napríklad firma Pískacie. Vzhľadom na to, že nie sú len bežným e-shopom, ale majú aj vlastnú výrobu, potrebovali k ERP systému zaviesť aj profesionálny výrobný softvér. Pozreli si ponuky viacerých dodávateľov a presne vedeli, čo od systému chcú.
Kľúčovú úlohu pre nich zohrala modifikovateľnosť a prepojiteľnosť rôznych systémov. Potrebovali dosiahnuť plynulé a čo najviac automatizované preposielanie informácií medzi e-shopom, skladom a výrobou. Implementácia nových systémov trvala štyri mesiace. Vďaka tomu, že to zvládli, sa dnes v e-shope stav tovaru mení na základe množstva materiálu, ktorý evidujú v informačnom systéme Money ERP. Automatizáciou procesov ušetrili veľké množstvo času, ktorý môžu ďalej investovať do zákazníkov a rastu značky. A o to práve pri ERP systémoch ide. Majú “uvoľniť” ruky podnikateľovi na dôležitejšie veci, ako je vybavovanie reklamácií, ručné prepisovanie, či upratovanie skladu, na to je tu ERP systém.
Ak by ste mali vymenovať, čo sa v ERP systémoch zmenilo za posledné roky, čo by to bolo?
Tak to je ťažká otázka (úsmev). V tejto oblasti sa toho za posledné roky udialo skutočne dosť. Za mňa môžem povedať, že u našich zákazníkov pociťujeme zvýšenú požiadavku na otvorenosť systémov – API, spolupráca dodávateľov na poskytnutie funkčných riešení.
„Prístup, kedy sa každý dodávateľ „hrá na svojom piesočku“, sa zásadne mení.“
Tie časy sú už dávno za nami. Dodávatelia softvérov si uvedomujú, že na konci dňa je dôležité mať pre zákazníka riešenie s pridanou hodnotou a stále častejšie vidíme prínosy v spojení rôznorodých riešení viacerých dodávateľov do jedného funkčného celku. Zjednodušene povedané, potrebujeme riešenie pre zákazníka, a tak ho dokážeme nájsť aj inde, než priamo u nás.
Zmenila sa aj práca s dátami. Či už ide o užitočné analýzy, napr. prostredníctvom business intelligence alebo umelú inteligenciu, ktorá vás ušetrí opakujúcich sa úkonov. Pracovať s vlastnými údajmi a ťažiť z nich, už nemalé množstvo zákazníkov vie a skôr sa zamýšľajú, ako prepojiť kontext informácií z rôznych systémov a získať tak viac relevantných odpovedí na svoje otázky.
Aké najzaujímavejšie trendy môžeme v ERP systémoch sledovať v posledných rokoch?
Povedzme si úprimne, trendy, ktoré platia dnes, sú odrazom požiadaviek zákazníkov. Teda toho, čo vlastne od ERP systémov očakávali, čo im mali priniesť. Rastie tak tlak na multiplatformnosť. Ľudia sú zvyknutí robiť veľa vecí nielen na počítači, ale aj na telefóne. Zvykli si mať dáta neustále k dispozícii, čo je trend, ktorým sa snažíme ísť.
Spomenúť môžem napríklad iObchodníka. Dá sa povedať, že na konkrétne use casy sa používajú špecializované riešia, ktoré ale musia byť nad ERP systémom, aby platila centralizácia dát. ERP by mal byť uzlom, na ktorý sa vedia napojiť rôzne aplikácie, čo je jeden z ďalších trendov poslednej doby. Ten smeruje k tomu, aby dáta neboli v rôznych riešeniach, ale aby boli na jednom centrálnom mieste.
Pokiaľ teda obchodník urobí v iObchodníkovi ponuku, nenachádza sa v nejakom externom CRM systéme. Je to ponuka priamo v Money ERP. To znamená, že pre konkrétne potreby môžeme mať rôzne aplikácie, ktoré ale čerpajú dáta priamo z ERP systému a sú schopné do ERP systému aj priamo zapisovať. V súčasnosti je kladený veľký dôraz na to, aby tieto procesy nefungovali ako synchronizácia dát, ale aby sa dáta prenášali v reálnom čase.
Ďalším z trendov je mať od dodávateľa informačného systému vyriešenú aj infraštruktúru. Firmy nechcú riešiť nejaké servery a veľké investície, ale hľadajú skôr také riešenia, v ktorých sú schopní investíciu rozložiť v čase. Preto je v poslednej dobre trend mať tieto riešenia niekde hostované, mať ich v cloude či prenájme, aby dokázali flexibilne upravovať napríklad počet používateľov.
Riadite tím, ktorý vyvíja a implementuje informačný systém Money ERP, ktorí čitatelia môžu poznať ako Money S4 a Money S5. Čím môže tento ERP systém zaujať potenciálnych zákazníkov? Ako im pomôže v podnikaní?
Informačný systém Money ERP pomáha s automatizáciou podnikových činností, dokáže upratať sklady a vďaka systému all in one získate dokonalý prehľad o kondícii firmy. Práve stav, kedy klienti strácajú prehľad o dianí vo firme býva impulzom k tomu, že začnú hľadať podnikový systém.
„Mnoho zákazníkov Money ERP oceňuje prepojiteľnosť a automatizáciu procesov, vďaka čomu znížili chybovosť, zrýchlili expedíciu či dokonca ušetrili financie.“
Keď máte zautomatizované procesy a napríklad e-shop prepojený s informačným systémom, nemusíte každú jednu objednávku vybavovať ručne alebo behať po sklade a hľadať tovar. V Money ERP presne vidíte, koľko kusov daného tovaru máte na sklade a aj to, kde presne leží. Jednou z jeho veľkých výhod je teda aj to, že šetrí desiatky hodín času. A nielen v sklade. Zjednotenie všetkých procesov do jedného riešenia umožňuje všetkým zamestnancom naprieč oddeleniami pracovať s rovnakými dátami v jednom rozhraní, čo je ďaleko efektívnejšie ako používať viacero iných zariadení.
Obrovskou výhodou je aj to, že s Money ERP môžete mať všetky dáta uložené na jednom mieste a nemusíte sa hrabať v tabuľkách či kopách papierov. Nestane sa vám tak, že niečo nebudete vedieť nájsť. Analýzu týchto dát dokonca môžete nechať na systéme, dôležité ukazovatele vyhodnotí za vás. Čo oceňujú zamestnanci asi najviac, je to, že sa zbavili papierovačiek a nudnej administratívy.
Vedeli by ste uviesť zopár príkladov, čo prinieslo zákazníkom používanie Money ERP?
Spomeniem napríklad firmu, ktorá získala s Money ERP viac, ako vôbec čakala. A to doslova. Náš konzultant si počas implementácie Money S4 všimol neštandardné procesy v účtovníctve a upozornil na to. Firme pomohol odhaliť problém, o ktorom ani netušila. Externého účtovníka potom vymenili za nového, ktorého im odporučil.
To ale nebolo to jediné, s čím Money S4 pomohol. Kým firma nemala informačný systém, vyúčtovanie predajov tovaru jej trvalo aj päť dní. Vďaka prepojiteľnosti Money S4 s e-shopom to dnes majú hotové za dve hodiny. Money ERP im uľahčil prácu natoľko, že vo firme ušetrili náklady na dvoch pracovných miestach. Vďaka automatizácii sa výrazne znížila aj chybovosť spôsobená ľudským faktorom.
Krásnym príkladom je aj firma, ktorá pred zavedením ERP systému ručne prepisovala všetky objednávky na papier, čo zaberalo veľa času a spôsobovalo vysokú chybovosť. Po implementácii Money S4 klesla chybovosť takmer na nulu a celá firma pracuje oveľa rýchlejšie.
Ako jeden z trendov ste uviedli aj napojiteľnosť, teda otvorenosť systému voči iným. Ako je na tom Money ERP?
Money ERP sa dokáže veľmi dobre napájať na riešenia zákazníkov. Ak si zákazník vyberie ERP, ktorý je ľahko napojiteľný, ušetrí mu to čas aj peniaze.
„Práve napojiteľnosť Money ERP systému si vývojári veľmi pochvaľujú. Pri práci ušetria až tretinu času oproti tomu, keď sa napoja na iný informačný systém.“
Pekným príkladom napojenia s Money ERP je Expedícia Chameleoon. Zákazníkom dokážeme zrýchliť expedíciu vďaka aplikácii, ktorá tlačí expedičné štítky a automaticky vyberá kuriéra z veľkej databázy kuriérov. Vďaka napojeniu Expanda a Money ERP dokážeme zákazníkov dostať na marketplace, čím získajú ďalší predajný kanál. Veľmi efektívne je aj prepojenie Money ERP s GO SMS. Vďaka tejto SMS bráne sa správy dostávajú k zákazníkom oveľa rýchlejšie. S využitím šablón a automatizácie systém rozošle správy za vás a neoberá vás o čas.
Musím spomenúť aj posledný z našich počinov, ktorým je doplnok E-shop konektor PLUS na Shoptete. Zákazníkovi umožňuje napojiť e-shop na Money S4 aj Money S5. Uľahčuje správu e-shopu, zákazník nemusí nič ručne prepisovať, vďaka prepojeniu môže automaticky importovať objednávky alebo exportovať katalógové karty.
„Inými slovami, Money ERP sa dokáže napojiť takmer na čokoľvek.“
Máme za sebou turbulentné pandemické obdobie a vzhľadom na situáciu na Ukrajine sa aj tento rok javí ako náročný. Aké výzvy vás a váš tím čakajú v najbližšej dobe?
To, že zažívame ťažké obdobie, vnímame a hľadáme cesty, ako znížiť náklady na prevádzku ERP systému aj pre nových zákazníkov. Cítime, že firmy sa pre veľké investície nie sú teraz schopné rozhodnúť alebo sa jednoducho boja takéto rozhodnutia urobiť.
„Hľadáme alternatívne cesty, ako je napríklad zrýchlená implementácia v kombinácii s e-learningovými školeniami, ktoré umožnia znížiť náklady na služby na polovicu, čo ocení mnoho firiem.“
Na našom E-learningovom portáli Money ERP sme začali budovať vzdelávaciu platformu pre súčasných, aj nových používateľov Money ERP. Firmám umožní na dnešnom turbulentnom trhu práce, kedy sa menia napríklad aj ľudia vo firme, aby mali obsah školení a kurzov aj pre nových prichádzajúcich zamestnancov a nemuseli investovať do ďalších školiteľov a podobne. Je to aj vec vzdelania vo firme – aby zamestnanci dokázali daný systém používať a aby im prinášal hodnotu. Verím, že aj toto môže pomôcť používateľom Money ERP ľahšie zvládať výzvy, ktorým môžu v budúcnosti čeliť.
