Díky modulu Servis máte perfektní přehled o opravovaném zboží, víte, jaké součástky máte skladem a které je třeba objednat. Servisní doklad vytvoříte doslova na pár kliknutí a většinu údajů do něj převezmete:
- z prodejního nebo reklamačního dokladu (pokud jste na servis přijali zboží, které jste zákazníkovi sami prodali nebo již dříve opravovali v rámci záruky),
- z katalogu (v případě opravy zboží, které zákazník nakoupil jinde).
Na servisním dokladu vidíte všechny informace, které potřebujete. Víte, kdo je za servis zodpovědný, v jaké fázi se celý proces nachází a kdy nejpozději musíte opravu dokončit. Popis závady zákazníkem a servisním technikem evidujete ve dvou podobách – jednu vytisknete v Servisním listu, druhá obsahuje interní komentáře, které zákazník nikdy neuvidí.
Pokud servisní doklad vytvoříte převzetím některého vámi evidovaného dokladu (např. prodejky nebo faktury), Money do něj automaticky vloží všechny údaje o zboží i odběrateli. Obsluha pak nemusí nic hledat ani vypisovat, doklad jen zkontroluje.
Automatizace procesů
Aby Money mohlo převzít co nejvíce činností, které jste původně vykonávali sami, připravili jsme scénář servisního procesu. Ten můžete použít jako vzor. Sami si nastavíte, jestli má Money automatické akce vykonávat samostatně a bez dotazů, nebo jestli je chcete spouštět ručně.
Náš scénář má definované stavy a přechody mezi nimi tak, aby jej bylo možné použít pro jednoduchý servisní proces v kterékoliv firmě. Součástí modulu jsou i automatické akce, u kterých stačí nastavit vazby nebo zadat texty pro e-maily odesílané programem bez nutnosti zásahu obsluhy.
Pokud potřebujete, můžete si sestavit vlastní, výrazně složitější scénáře. Ty pomocí automatických akcí samostatně zařídí:
- přebírání a tvorbu řady různých dokladů,
- rezervaci skladových položek
- a automatické odesílání předem nastavených zpráv.
Pro různé typy oprav si vytvoříte vlastní skupinu servisních dokladů – každou s jiným scénářem – a tedy odlišným postupem při řešení servisů.
Stavy procesu
Scénář má definované stavy a povolené přechody mezi nimi. Díky tomu obsluha nemůže žádný krok přeskočit nebo obejít. Pokud přece jen udělá chybu, v Historii stavů dokladu snadno zjistíte, kdo a kdy to byl.
Na přechod mezi stavy můžete navázat automatické akce. Když například servisní technik dokončí opravu a převede doklad na stav Čekání na expedici, program sám e-mailem ohlásí zákazníkovi, že zboží je opravené. Současně také pošle žádost do skladu, že mají zboží zabalit a odnést na poštu. Stejným způsobem můžete automatizovat rezervace zboží a převod položek na servisní sklad.
Evidence položek použitých při servisu
V katalogu si pro každé zboží sestavíte přehled nejčastějších Závad včetně podrobného popisu a vazby na ceníkovou cenu za opravu. Vaši zaměstnanci pak už nemusí hledat v ceníku nebo se doptávat kolegů – jednoduše si u opravovaného zboží vyberou příslušnou poruchu. Stejně snadná je i evidence Spotřebovaných položek, tedy součástek a materiálu potřebného k opravě, a tvorba Aktivit, kterými se eviduje odvedená práce.
Závěrečná fakturace
Pokud se servisním pracím věnujete ve velkém, určitě oceníte možnost fakturovat je hromadně. K vygenerovaným dokladům volitelně připojíte dodací listy i aktivity vyjadřující množství odvedené práce.
