Vďaka modulu Servis máte výborný prehľad o opravovanom tovare. Viete, aké súčiastky máte na sklade a ktoré potrebujete objednať. Servisný doklad vytvoríte na pár kliknutí a väčšinu údajov do neho prevezmete:
- z predajného alebo reklamačného dokladu (pokiaľ ste na servis prijali tovar, ktorý ste zákazníkovi sami predali alebo už skôr opravovali v rámci záruky),
- z katalógu (v prípade opravy tovaru, ktorý zákazník nakúpil inde).
Na servisnom doklade vidíte všetky informácie, ktoré potrebujete. Viete, kto je za servis zodpovedný, v akej fáze sa celý proces nachádza a kedy najneskôr musíte opravu dokončiť. Popis závady evidujete v dvoch podobách. Tak ako ju opísal zákazník, a ako ju vidí servisný technik. Jednu vytlačíte v Servisnom liste, druhá obsahuje interné komentáre, ktoré zákazník neuvidí.
Pokiaľ servisný doklad vytvoríte prevzatím niektorého vami evidovaného dokladu (napr. predajky alebo faktúry), Money do nej automaticky vloží všetky údaje o tovare aj odberateľovi. Obsluha potom nemusí nič vyhľadávať ani vypisovať iba skontroluje doklad.
Automatizácia procesov
Aby Money mohlo prevziať čo najviac činností, ktoré ste pôvodne vykonávali sami, pripravili sme pre vás základný scenár servisného procesu. Ten môžete použiť ako vzor. Nastavíte si, či má Money automatické akcie vykonávať samostatne a bez dotazov, alebo či ich chcete spúšťať ručne.
Náš scenár má definované stavy a prechody medzi nimi tak, aby ho bolo možné použiť pre jednoduchý servisný proces v ktorejkoľvek firme. Súčasťou modulu sú aj automatické akcie, pri ktorých stačí nastaviť väzby alebo zadať texty pre e-maily odosielané programom bez nutnosti zásahu obsluhy.
Pokiaľ potrebujete, môžete si zostaviť vlastné, výrazne zložitejšie scenáre. Tie pomocou automatických akcií samostatne zariadia:
- preberanie a tvorbu celej rady rôznych dokladov,
- rezerváciu skladových položiek
- a automatické odosielanie vopred nastavených správ.
Pre rôzne typy opráv si vytvoríte vlastnú skupinu servisných dokladov – každú s iným scenárom – a teda odlišným postupom pri riešení servisu.
Stavy procesov
Scenár má definované stavy a povolené prechody medzi nimi. Vďaka tomu obsluha nemôže žiadny krok preskočiť alebo obísť. Ak však napriek tomu spraví chybu, v Histórii stavu dokladov ľahko zistíte, kto a kedy to bol.
Na prechod medzi stavmi môžete naviazať automatické akcie. Keď napríklad servisný technik dokončí opravu a prevedie doklad na stav Čakanie na expedíciu, program sám e-mailom zákazníkovi ohlási, že tovar je opravený. Súčasne tiež pošle žiadosť do skladu, že majú tovar zabaliť a pripraviť na expedíciu. Rovnakým spôsobom môžete automatizovať rezerváciu tovaru a prevod položiek na servisný sklad.
Evidencia položiek použitých pri servise
V katalógu si pre každý tovar zostavíte prehľad najčastejších Závad vrátane podrobného popisu a väzby na cenníkovú cenu za opravu. Vaši zamestnanci potom už nemusia hľadať v cenníku alebo sa pýtať kolegov. Jednoducho si pri opravovanom tovare vyberú príslušnú závadu. Rovnako jednoduchá je aj evidencia Spotrebovaných položiek, teda súčiastok a materiálu potrebného k oprave a tvorbe Aktivít, ktorými sa eviduje vykonaná práca.
Záverečná fakturácia
Pokiaľ sa servisným prácam venujete vo veľkom, určite oceníte možnosť fakturovať ich hromadne. K vygenerovaným dokladom voliteľne pripojíte dodacie listy a aktivity vyjadrujúce množstvo odvedenej práce.
