Brněnská firma GARTEKO je jedním z největších autorizovaných prodejců zahradní techniky a nářadí v České republice. Má vlastní kamennou prodejnu a e-shop. Zaměstnává certifikované techniky a pro velké řetězce řeší reklamace a záruční a pozáruční servis značek, které zastupuje.
O hladké fungování celé firmy se stará Money S4, které v GARTEKO nedávno rozšířili o nový modul Reklamace. Ten začali využívat jako jedni z prvních klientů.
„Řešíme jak reklamace námi prodaného zboží, tak zboží prodaného v hobby řetězcích, se kterými spolupracujeme. Celkově tak evidujeme stovky reklamací ročně,“ říká Miroslav Nečas, majitel firmy GARTEKO.
Před nasazením modulu konzultant Solitey analyzoval a popsal vnitřní procesy spojené s reklamacemi. Velkou výhodou modulu totiž je, že díky uživatelsky konfigurovatelné funkci workflow a možnosti definovat libovolné stavy reklamačního procesu lze modul přizpůsobit na míru konkrétní firmě. Pokud v GARTEKO řeší reklamaci vlastního zboží, reklamační záznam vytvoří pomocí funkce přebírání ze zdrojového dokladu. Jestliže zákazník reklamuje například motor sekačky – tedy zboží, které samostatně neprodávají, mohou ho do reklamačního dokladu zadat jako textovou položku bez vazby na katalog.
Zaměstnanec do reklamačního dokladu zapíše popis vady uvedený zákazníkem. V dokumentu je také prostor na popis reklamace od reklamačního technika. Texty se rozlišují na interní a veřejné.
K reklamačnímu dokladu lze připojit fotografie, které slouží k zachycení aktuálního stavu zboží a také jako dokumentace pro obchodní řetězce, za které firma vyřizuje reklamace. Zaměstnanci GARTEKO následně odešlou reklamační list a snímky na zákaznická oddělení řetězců a tamní pracovníci si reklamace dořeší.
Vlastním koncovým zákazníkům reklamační list pošlou e-mailem nebo ho vytisknou a předají.
V Money S4 technici jednoduše evidují spotřebované náhradní díly a čas strávený opravou. A poté co dokončí opravu, je zákazníkovi odeslána informace o ukončení reklamace. Firma GARTEKO si reklamační proces pomocí funkce stavů reklamace postupně přizpůsobuje na míru. Některé kroky vykonává Money S4 na základě pokynů uživatelů, některé jsou plně automatizované jako například výdej spotřebovaných náhradních dílů ze skladu.
Pokud je reklamace neoprávněná, zaměstnanci v modulu Reklamace vyfakturují opravu. Oprávněné reklamace účtují dovozci nebo dodavateli tohoto zboží.
„Na modulu Reklamace oceňujeme možnost tisku reklamačních protokolů s popisem závady, možnost připojení fotografií a jejich tisku a také evidenci všech dokumentů, například záručních listů a dalších, na jednom místě. Velmi důležitá je pro nás pomoc s hlídáním termínů reklamací, protože v tomto ohledu je legislativa velmi přísná.“
Firma GARTEKO používá Money od svého vzniku v roce 1992. Díky tomu prodejce zahradní techniky používal snad všechny vývojové verze Money S3. Někteří zaměstnanci ještě vzpomínají na DOSovský systém a úspěšně zvládnutý přechod do nového milénia, který znamenal konec pro mnoho tehdy oblíbených účetních a ekonomických systémů.
GARTEKO se v novém tisíciletí dařilo – rostl objem prodaného zboží, počet dokladů i zaměstnanců. Za čas proto firma potřebovala robustnější systém a přešla na Money S4. Důležitá pro ni byla možnost propojení s e-shopem a možnost využití modulu CSW Automatic.
„Ani jsme neuvažovali o jiném systému. Se Soliteou jsme dlouhodobě spolupracovali a chtěli jsme zachovat kontinuitu.“ Miroslav Nečas, majitel firmy Garteko
Přechod na nový systém usnadnil převodový můstek mezi oběma softwary, který má Seyfor připravený. Data stačilo pouze nachystat a vyčistit. Přechod na Money S4 v GARTEKO spojili s přípravou nové struktury katalogu a rozčleněním do skupin.
Díky e-shop konektoru si e-shop a Money S4 automaticky vyměňují obchodní data. Konektor mezi systémy přenese desetitisíce záznamů ročně. Z Money S4 se odesílají informace o adresách, sortimentu, cenách a stavech skladových zásob. Naopak do Money S4 jsou přenášeny hlavně přijaté objednávky. To vše automaticky umožňuje modul CSW Automatic.
Ale pojďme zpět z minulosti do přítomnosti. Nejnovější přírůstek k Money S4 – tedy modul Reklamace – plánují v GARTEKO využít ještě víc. V servisní dílně chtějí evidovat spotřebované náhradní díly pomocí čárových kódů a některé kroky reklamačního procesu plně automatizují.
„Ceníme si spolupráce se Soliteou, která i na základě našich připomínek do modulu Reklamace zapracovává další užitečné funkce. Jednou z nich byla možnost evidovat reklamované zboží textovým popisem bez vazby na katalog.“
Systém Money ERP vám přináší Seyfor