Jak připravit Money ERP na nový účetní rok

1. Příprava číselných řad

V menu Seznamy / Ostatní / Číselné řady si na kartách jednotlivých řad vytvořte nová Období s číselnými předponami pro rok 2022. Tyto prefixy budou vstupovat do variabilního symbolu.

TIP:

Pokud u různých číselných řad používáte stejný prefix období (typicky jde o číslo roku), je možné období doplnit i hromadně.

Označte požadované číselné rady a pravým tlačítkem myši nad nimi vyberte z místní nabídky volbu Hromadné operace / Nové období pro číselnou řadu. Poté tlačítkem Přidat otevřete kartu, na které zadejte nové období číselné řady i s uvedením číselné předpony, platné pro všechny označené řady. Na jedno kliknutí si takto snadno připravíte všechny řady pro nové období.

2. Práce ve dvou obdobích

Když potřebujete na přelomu roku vystavovat doklady do starého (2021) i nového (2022) roku současně, jediné, čemu je potřeba věnovat pozornost, je datum účetního případu. Při vystavovaní dokladů vám Money ERP nabídne automaticky číslo platné pro období, do něhož spadá datum účetního případu uvedeného na dokladu. Jestliže jste si tedy podle výše uvedeného návodu vytvořili nové období číselné řady s platností od 1.1.2022, při vystavení dokladu s datem účetního případu 2.1.2022 vybere Money ERP správný prefix a doplní číslo řady určené pro rok 2022.

Pokud během tvorby dokladu změníte datum účetního případu, automaticky se také změní číslo dokladu podle příslušného období číselné řady. Budete-li například 2.1.2022 vystavovat doklad s datem účetního případu 18.12.2021, Money ERP automaticky nabídne číslo s prefixem platným pro období roku 2021.

Další možností změny číselné řady na dokladu je ruční zrušení vazby pomocí křížku vedle pole Číslo dokladu a nový výběr řady ze seznamu (tlačítkem „tři tečky“).

Ale pozor – po uložení dokladu už číselnou řadu změnit nepůjde!

TIP:

Pro zjednodušení práce si před tvorbou dokladů patřících do starého roku můžete změnit pracovní datum (dvojklikem myší na datum uvedené na spodní liště programu nebo volbou v menu Agenda). Na doklady pak program automaticky dosadí vámi zadané datum a s ním i číslo vycházející z daného období číselné řady.

Jakmile dokončíte zadávání dokladů do starého roku, nezapomeňte změnit pracovní datum zpět na aktuální.

3. Uzavření skladové evidence

Na konci roku doporučujeme v menu Sklady / Skladové operace spustit Přepočet pořizovacích cen. Touto operací opravíte pořizovací ceny výdejových dokladů a všechny doklady skladové evidence přeúčtujete. Před spuštěním přepočtu je nutné odemknout všechny skladové doklady vytvořené od poslední skladové uzávěrky.

Po přepočtu doporučujeme uskutečnit kontrolu dokladové a účetní evidence (výpis stavu zásob, stavy účtů 112, 123, 132) a skladovou inventuru.

Po zaúčtovaní inventarizačních rozdílů (příjemka, výdejka) doporučujeme vykonat Skladovou uzávěrku.

TIP:

Přepočet pořizovacích cen je výhodné dělat pravidelně i v průběhu roku, protože s jeho pomocí do svých reportů zavedete opravdu reálné hodnoty skladových cen. Společnostem s velkým množstvím skladových pohybů navíc doporučujeme i pravidelnou skladovou uzávěrku. Tato operace zefektivní přepočet pořizovacích cen a průběžně zaúčtuje odchylky, které způsobují například výdaje zásob do mínusu.

Jak uskutečnit skladovou uzávěrku

Před spuštěním skladové uzávěrky musíte mít na kartě Nastavení skladových zásob zadané parametry korekčních dokladů. Kartu otevřete buď kliknutím pravého tlačítka myši nad položkou Skladové zásoby v navigátoru, nebo v menu Agenda / Nastavení skupin a seznamů. Konfiguraci korekčních skladových dokladů na ní zadáte v záložce Obecné.

Poté už můžete v menu Sklady / Skladové operace / Skladové uzávěrky volbou Přidat uskutečnit vlastní skladovou uzávěrku.

Po jejím dokončení vznikne k 31.12.2021 korekční doklad, který je specifický tím, že mění hodnotu OC jednotlivých zásob bez vlivu na počet MJ na skladu (jde o podobný princip jako při přecenění pokladen a bankovních účtů).

Po dokončení skladové uzávěrky už do uzavřeného období nebude možné uložit skladový doklad ani fakturu s vazbou na sklad!

V případě potřeby je možné v seznamu skladových uzávěrek poslední uzávěrku odvolat. Při této akci program automaticky vymaže korekční doklad s oceňovacími odchylkami.

4. Účetní závěrka

Před spuštěním účetní závěrky si v menu Agenda / Průvodce nastavením programu / Účetnictví zkontrolujte její nastavení. Zde je potřeba mít v sekci Nastavení závěrek správně uvedené tyto účty:

• Konečný účet rozvažný
• Počáteční účet rozvažný
• Účet zisků a ztrát
• Hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení

Dále zde musíte mít doplněnou skupinu dokladů a členění DPH (bez vlivu) pro interní doklady, které vzniknou při závěrkových operacích. Pro tento účel doporučujeme vytvořit v seznamu Interních dokladů samostatnou skupinu s vlastní číselnou řadou.

Kontrolu nastavení saldokontních účtů uskutečníte v menu Účetnictví / Účtový rozvrh.

Pro všechny účty, které jsou v rozvrhu definované jako saldokontní, je potřeba definovat Účet převodu zůstatku. Pokud by na kartě účtu nebyl tento údaj doplněný, zůstatek účtu by se do nového období nepřevedl položkově (jako jednotlivé doklady), ale jen jedinou sumou, což by narušilo evidenci saldokonta.

Jestliže v agendě pracujete s cizími měnami, musíte si také před spuštěním účetní závěrky k 31.12.2021 vykonat Přecenění pokladen a bankovních účtů a Přecenění neuhrazených pohledávek a závazků (obojí v menu Účetnictví / Závěrkové operace).

Po závěrečné kontrole dokladů minulého období a HV (rozvaha a výsledovka) je pak už možné v menu Účetnictví / Závěrkové operace účetní závěrku vykonat.

1. KROK – uzavření účetních knih

Nastavení počátečního data nového účetního období. POZOR: nejedná se o konečné datum.

2. KROK – otevření účetních knih v novém období

Po vykonání účetní závěrky dojde k vytvoření nového účetního období.

V seznamech dokladů pak bude program standardně zobrazovat jen doklady posledního účetního období (spadající do roku 2022). Rozhodujícím datem pro zobrazení dokladů v příslušném období je datum vystavení.

Pokud chcete vidět doklady všech období, nad seznamem stačí deaktivovat tlačítko Aktuální období.