Volitelný modul Money Portál je webová aplikace, která slouží pro elektronický oběh firemních dokladů. V praxi modul využijete k tomu, aby schvalování dokladů probíhalo rychle i ve chvíli, kdy někdo z kolegů nemůže splnit svůj úkol.
Jakmile propojíte Money ERP s modulem Money Portál, nastavíte šablony každodenních procesů. Při tom například určíte:
- podmínky nutné ke spuštění schvalovacího procesu,
- jednotlivé kroky procesu,
- uživatele s oprávněním k úpravám a schvalování dokladu,
- šablony dokladů,
- nebo obsah e-mailu, který kolegy upozorní na změnu dokladu.
Money Portál můžete mít kdykoliv po ruce – snadno se do něho přihlásíte i z tabletu na chatě nebo z mobilu na služební cestě v zahraničí.
Zastoupení kolegů a připomenutí nesplněných úkolů
Když vedoucí oddělení odjede na služební cestu, zadrhne se schvalování dokladů a vše se dohání na poslední chvíli. V Money Portálu určíte náhradníka a vyhnete se zdržení ve schvalování. Pokud například vedoucí do 24 hodin nevyřídí schválení objednávky, Money Portál automaticky přeřadí tento úkol jeho zástupci.
Pomocí Money ERP také vidíte, v jaké fázi schvalovacího procesu doklad zrovna je. Můžete tak splnění úkolu kolegovi připomenout a vyhnete se situaci, že by například faktura zůstala nezaplacená. Ušetříte si tak i problémy s dodavateli a zákazníky.
Zamčení zvýší transparentnost dokladů
V každém procesu připojíte v Money Portálu i originál dokladu v PDF, takže si kolegové mohou prostudovat původní objednávku či fakturu.
Jakmile zaměstnanci odevzdají doklad ke schválení, uzamkne Money Portál přístup k jeho dalším úpravám. Nemůže se tak stát, že byste schvalovali něco, co může kdokoliv zároveň měnit.
Pokud není doklad schválený, není ho možné převzít do dalších dokladů. Neschválenou objednávku nemůžete přenést do faktury a nepotvrzenou fakturu zase do platebního příkazu. Díky tomu máte jistotu, že nezaplatíte špatnou fakturu.
Ke schválení dokladu stačí pár kliknutí
Money Portál můžete mít díky mobilní verzi při sobě na konferenci nebo na chatě. I tam ale snadno schválíte potřebné doklady. Na základě e-mailového upozornění otevřete Money Portál a na pár kliknutí schválíte dovolenou, objednávku nebo fakturu.
Jakmile doklad potvrdíte elektronickým podpisem, Money Portál odešle notifikaci účetní či přidělenému kolegovi a ti mohou pokračovat v práci s dokladem. A účetní může z Money Portálu stáhnout i „košilku“ dokladu s časovými razítky jednotlivých kroků procesu.
