MENU Zatvoriť
Select language

Point4U

Provozovatel trafik a nápojových automatů Point4U patří mezi velké příznivce automatizace. Díky informačnímu systému Money ERP napojenému na EDI a dalším IT řešením mají v Point4U kompletně automatizovaný příjem a zpracování dokladů a obejdou se bez účetního oddělení.

Od účetního systému ke kompletní automatizaci

Cesta k automatizaci začala, když si v Point4U v roce 2007 pořídili účetní systém Money S3 od firmy Seyfor (tehdy ještě jako Cígler Software). Postupně systém přerostli a plynule přešli na informační systém Money ERP s funkcemi na míru a pro svůj maloobchodní prodej využívají Prodejnu ERP s volitelnými moduly jako je napojení na platební terminály a dodací listy. Propojení Money ERP a Prodejny ERP je také plně automatizováno.

Na spolupráci se Seyforem mi vyhovovalo, že jsem nemusel řešit technické možnosti systému. Prostě jsem jim řekl, co za funkce v systému chci, a oni je do něj naprogramovali,“ popisuje jednatel a majitel Point4U Jaromír Veit. 

Mimo jiné vývojáři ze Seyforu implementovali pro Point4U funkce jako:

  • remitendy (neprodaná část nákladu novin či časopisů, která se vrací vydavateli),
  • zaúčtování plateb,
  • nebo import dat z nápojových automatů.

Jednou z hlavních požadovaných funkcí bylo automatické zpracování dokladů, zejména dodacích listů a faktur. V Point4U se začali zajímat, jak funguje v jiných firmách a konzultanti Money ERP jim doporučil kombinaci dvou řešení:

  • jednotnou e-mailovou schránku s automatickým vyčtením a zpracováním dokladů,
  • nástroj ORiON EDI od firmy GRiT.

Integrace EDI do Money ERP krok za krokem

EDI je způsob výměny dat ve strukturovaném elektronickém formátu, firmy po celém světě si přes něj vyměňují obchodní doklady. Hlavní výhodou je, že informační systémy jako Money ERP tyto doklady automaticky načtou a firmy je nemusí ručně přepisovat.

Proces napojení ERP systému na EDI byl v Point4U stejný jako u jiných firem:

  1. Konzultanti propojí ERP systém s EDI providerem (v tomto případě ORiON EDI).
  2. EDI provider ve spolupráci s klientem a konzultantem ERP nastaví obsah dat (tedy dokladů), který bude klient odesílat a přijímat. Někomu stačí objednávky a faktury, jiný potřebuje dodací listy, avíza o odeslání a další typy zpráv.
  3. Klient si v ERP systému nastaví komunikační číselníky pro firmy, se kterými bude přes EDI komunikovat (společnosti a jejich pobočky jsou v EDI komunikaci označené jedinečným číslem GLN).
  4. Klient si v ERP systému označí výrobky a produkty čísly GTIN (čárové kódy).
  5. Klient EDI komunikaci otestuje a vymění si s obchodními partnery doklady nanečisto.
  6. Následně začne tuto komunikaci používat v ostrém provozu a on i jeho obchodní partneři tak šetří čas.

Pokud je komunikace ERP systému a EDI správně nastavená, firmy se zbaví chyb způsobených lidským faktorem při opisování dat z e-mailů a dokladů v přílohách. Navíc čím víc dokladů firma přes EDI zpracuje, tím víc času může věnovat důležitějším činnostem, než je přepisování,“ vysvětluje senior konzultant Money ERP Michal Vrbka.

Díky propojení Money ERP s EDI zpracují rychle a bezchybně i doklady se stovkami položek

V Point4U komunikují se všemi dodavateli plně automatizovaně i přes to, že využívají různé formáty dokladů. V praxi to vypadá tak, že jim dodavatelé, kteří nepoužívají EDI, posílají dodací listy a faktury do speciální e-mailové schránky fungující jako úložiště. 

Z této schránky si systém doklady sám roztřídí, vyčte z nich údaje a odešle je do Money ERP. Schránka takto zpracovává doklady ve formátech jako PDF, CSV, v excelových tabulkách a dalších. 

Dodavatelé napojení na EDI pak posílají data přímo do ERP systému ve standardním strukturovaném formátu mimo úložiště. Data z EDI totiž není potřeba třídit a vyčítat.

Díky těmto procesům ušetří Point4U zhruba dvě pracovní místa a zpracování dokladů nevyžaduje žádnou ruční práci

Na EDI mají v Point4U aktuálně napojených 9 velkých dodavatelů, jako je například Kofola, Phillip Morris nebo GGT. Za měsíc přes EDI průměrně zpracují:

  • cca 300 faktur, které mívají až 100 položek (EDI zpráva INVOIC),
  • cca 150 dodacích listůdesítkami položek (EDI zpráva DESADV).

„Když se mě lidé ptají, jak se nám ve firmě s EDI pracuje, tak odpovídám, že nijak. S EDI totiž reálně žádný zaměstnanec nepracuje a přenos dokladů probíhá bezchybně na pozadí. Kdybychom doklady, které nám EDI zpracuje, museli řešit ručně, stálo by nás to desítky hodin měsíčně.“

Výsledek automatizace? Úspora 2 pracovních míst a nulová chybovost

Investice do propojení Money ERP s EDI se firmě Point4U vrátila přibližně za 2 roky. Takže od roku 2018 už každý rok šetří desítky tisíc Kč. A to i přes fakt, že na EDI napojili jen několik velkých dodavatelů. 

Jsem líný člověk, takže chci, aby procesy ve firmě fungovaly jednoduše a automatizovali jsme vše, co automatizovat jde. Díky tomu jsme nejen ušetřili 2 pracovní místa, ale také snížili chybovost na nulu. Kdyby měli zaměstnanci přepisovat doklady ručně, vzniknou chyby způsobené lidským faktorem. Díky automatizaci se to nestane,“ popisuje Jaromír Veit.

Potřebujete poradit s automatizací procesů ve Vaší firmě?

Napište nám, s čím potřebujete pomoct, a my se Vám brzy ozveme. Konzultace je nezávazná a bezplatná.

Vaše osobní údaje budou zpracované pro účely obchodní komunikace na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Více informací o ochraně osobních údajů a vašich právech najdete zde.

Zákaznická podpora

Zákaznický portál

Obchodní oddělení

Napište nám

Systém Money ERP vám přináší Seyfor