Provozovatel trafik a nápojových automatů Point4U patří mezi velké příznivce automatizace. Díky informačnímu systému Money ERP napojenému na EDI a dalším IT řešením mají v Point4U kompletně automatizovaný příjem a zpracování dokladů a obejdou se bez účetního oddělení.
Cesta k automatizaci začala, když si v Point4U v roce 2007 pořídili účetní systém Money S3 od firmy Seyfor (tehdy ještě jako Cígler Software). Postupně systém přerostli a plynule přešli na informační systém Money ERP s funkcemi na míru a pro svůj maloobchodní prodej využívají Prodejnu ERP s volitelnými moduly jako je napojení na platební terminály a dodací listy. Propojení Money ERP a Prodejny ERP je také plně automatizováno.
„Na spolupráci se Seyforem mi vyhovovalo, že jsem nemusel řešit technické možnosti systému. Prostě jsem jim řekl, co za funkce v systému chci, a oni je do něj naprogramovali,“ popisuje jednatel a majitel Point4U Jaromír Veit.
Mimo jiné vývojáři ze Seyforu implementovali pro Point4U funkce jako:
Jednou z hlavních požadovaných funkcí bylo automatické zpracování dokladů, zejména dodacích listů a faktur. V Point4U se začali zajímat, jak funguje v jiných firmách a konzultanti Money ERP jim doporučil kombinaci dvou řešení:
EDI je způsob výměny dat ve strukturovaném elektronickém formátu, firmy po celém světě si přes něj vyměňují obchodní doklady. Hlavní výhodou je, že informační systémy jako Money ERP tyto doklady automaticky načtou a firmy je nemusí ručně přepisovat.
Proces napojení ERP systému na EDI byl v Point4U stejný jako u jiných firem:
„Pokud je komunikace ERP systému a EDI správně nastavená, firmy se zbaví chyb způsobených lidským faktorem při opisování dat z e-mailů a dokladů v přílohách. Navíc čím víc dokladů firma přes EDI zpracuje, tím víc času může věnovat důležitějším činnostem, než je přepisování,“ vysvětluje senior konzultant Money ERP Michal Vrbka.
V Point4U komunikují se všemi dodavateli plně automatizovaně i přes to, že využívají různé formáty dokladů. V praxi to vypadá tak, že jim dodavatelé, kteří nepoužívají EDI, posílají dodací listy a faktury do speciální e-mailové schránky fungující jako úložiště.
Z této schránky si systém doklady sám roztřídí, vyčte z nich údaje a odešle je do Money ERP. Schránka takto zpracovává doklady ve formátech jako PDF, CSV, v excelových tabulkách a dalších.
Dodavatelé napojení na EDI pak posílají data přímo do ERP systému ve standardním strukturovaném formátu mimo úložiště. Data z EDI totiž není potřeba třídit a vyčítat.
Díky těmto procesům ušetří Point4U zhruba dvě pracovní místa a zpracování dokladů nevyžaduje žádnou ruční práci.
Na EDI mají v Point4U aktuálně napojených 9 velkých dodavatelů, jako je například Kofola, Phillip Morris nebo GGT. Za měsíc přes EDI průměrně zpracují:
„Když se mě lidé ptají, jak se nám ve firmě s EDI pracuje, tak odpovídám, že nijak. S EDI totiž reálně žádný zaměstnanec nepracuje a přenos dokladů probíhá bezchybně na pozadí. Kdybychom doklady, které nám EDI zpracuje, museli řešit ručně, stálo by nás to desítky hodin měsíčně.“
Investice do propojení Money ERP s EDI se firmě Point4U vrátila přibližně za 2 roky. Takže od roku 2018 už každý rok šetří desítky tisíc Kč. A to i přes fakt, že na EDI napojili jen několik velkých dodavatelů.
„Jsem líný člověk, takže chci, aby procesy ve firmě fungovaly jednoduše a automatizovali jsme vše, co automatizovat jde. Díky tomu jsme nejen ušetřili 2 pracovní místa, ale také snížili chybovost na nulu. Kdyby měli zaměstnanci přepisovat doklady ručně, vzniknou chyby způsobené lidským faktorem. Díky automatizaci se to nestane,“ popisuje Jaromír Veit.
Systém Money ERP vám přináší Seyfor