Prevádzkovateľ trafík a nápojových automatov Point4U patrí k veľkým fanúšikom automatizácie. Vďaka informačnému systému Money ERP prepojenému s EDI a ďalšími IT riešeniami má Point4U úplne automatizovaný príjem a spracovanie dokladov a obíde sa bez účtovného oddelenia.
Cesta k automatizácii sa začala v roku 2007, keď Point4U kúpil účtovný systém Money S3 od spoločnosti Seyfor (vtedy ešte pod názvom Cígler Software). Postupne tento systém prerástli a plynule prešli na informačný systém Money ERP s funkciami na mieru a pre svoj maloobchodný predaj využívajú Predajňu ERP s voliteľnými modulmi ako je napojenie na platobné terminály a dodacie listy. Prepojenie Money ERP a Predajne ERP je tiež plne automatizované.
„Na spolupráci so Seyforom mi vyhovovalo, že som nemusel riešiť technické možnosti systému. Proste som im povedal, čo za funkcie v systéme chcem, a oni ich doň naprogramovali,“ opisuje konateľ a majiteľ Point4U Jaromír Veit.
Vývojári zo spoločnosti Seyfor okrem iného implementovali pre Point4U funkcie, ako sú:
Jednou z hlavných požadovaných funkcií bolo automatické spracovanie dokladov, najmä dodacích listov a faktúr. Spoločnosť Point4U sa začala zaujímať o to, ako to funguje v iných spoločnostiach, a konzultanti Money ERP odporučili kombináciu dvoch riešení:
EDI je spôsob výmeny údajov v štruktúrovanom elektronickom formáte, prostredníctvom ktorého si spoločnosti na celom svete vymieňajú obchodné dokumenty. Hlavnou výhodou je, že informačné systémy, ako napríklad Money ERP, tieto dokumenty automaticky načítajú a spoločnosti ich nemusia ručne prepisovať.
Proces napojenia ERP systému na EDI bol v Point4U rovnaký ako pri iných firmách:
„Ak je komunikácia ERP systému a EDI správne nastavená, firmy sa zbavia chýb spôsobených ľudským faktorom pri prepisovaní dát z e-mailov a dokladov v prílohách. Naviac, čím viac dokladov firma cez EDI spracuje, tým viac času môže venovať dôležitejším činnostiam, než je prepisovanie,“ vysvetľuje senior konzultant Money ERP Michal Vrbka.
V Point4U komunikujú so všetkými dodávateľmi plne automatizovane aj napriek tomu, že využívajú rôzne formáty dokladov. V praxi to vyzerá tak, že im dodávatelia, ktorí nepoužívajú EDI, posielajú dodacie listy a faktúry do špeciálnej e-mailovej schránky, ktorá funguje ako úložisko.
Z tejto schránky systém sám triedi dokumenty, číta z nich údaje a odosiela ich do Money ERP. Schránka spracováva dokumenty vo formátoch ako PDF, CSV, excelových tabuľkách a ďalších.
Dodávatelia pripojení k EDI potom posielajú údaje priamo do systému ERP v štandardnom štruktúrovanom formáte mimo úložiska. Údaje EDI sa nemusia triediť a čítať.
Vďaka týmto procesom Point4U ušetrí približne dve pracovné miesta a spracovanie dokladov si nevyžaduje žiadnu manuálnu prácu.
Na EDI majú v Point4U aktuálne napojených 9 veľkých dodávateľov, ako je napríklad Kofola, Phillip Morris alebo GGT. Za mesiac cez EDI priemerne spracujú:
„Keď sa ma ľudia pýtajú, ako sa nám vo firme s EDI pracuje, tak odpovedám, že nijako. S EDI totiž reálne žiadny zamestnanec nepracuje a prenos dokladov prebieha bezchybne na pozadí. Keby sme doklady, ktoré nám EDI spracuje, museli riešiť ručne, stálo by nás to desiatky hodín mesačne.“
Investícia spoločnosti Point4U do prepojenia Money ERP s EDI sa vrátila približne za 2 roky. Od roku 2018 tak každoročne ušetria stovky eur. A to aj napriek tomu, že na EDI pripojili len niekoľko veľkých dodávateľov.
„Som lenivý človek, takže chcem, aby procesy vo firme fungovali jednoducho a automatizovali sme všetko, čo automatizovať ide. Vďaka tomu sme nielen ušetrili 2 pracovné miesta, ale tiež znížili chybovosť na nulu. Keby mali zamestnanci prepisovať doklady ručne, vzniknú chyby spôsobené ľudským faktorom. Vďaka automatizácii sa to nestane,“ opisuje Jaromír Veit.
Systém Money ERP vám prináša Seyfor