| Spoločnosť | PRIMACLIMA |
| Odvetvie | Predaj, montáž a servis chladiacich zariadení pre vozidlá a iné dopravné prostriedky. |
| Webové stránky | www.primaclima.sk |
| Použité riešenie | Money S5 |
Dvojdňová práca za dve hodiny: Money ERP zefektívnilo v PRIMACLIMA chod celej firmy.
| Spoločnosť | PRIMACLIMA |
| Odvetvie | Predaj, montáž a servis chladiacich zariadení pre vozidlá a iné dopravné prostriedky. |
| Webové stránky | www.primaclima.sk |
| Použité riešenie | Money S5 |
Spoločnosť PRIMACLIMA predáva, montuje a servisuje chladiace zariadenia pre kamióny, dodávky a ďalšie dopravné prostriedky. Zároveň je výhradným distribútorom značky Carrier pre Slovensko a Maďarsko. Kým v minulosti zápasili s chaosom v excelových tabuľkách, dnes majú všetky dáta — od zákaziek cez analýzy až po výkonnosť mechanikov — v systéme Money ERP. Prechod na ERP systém šitý na mieru zjednodušil život všetkým zamestnancom.
Koncom roka 2023 si v PRIMACLIMA uvedomili, že ich dovtedajší informačný systém prestáva stačiť potrebám firmy. Kvôli nedostatočným funkciám museli popri ňom viesť desiatky excelových tabuliek, v ktorých hľadali informácie zbytočne dlho. V systéme im chýbali aj funkcie, ktoré boli kľúčové pre chod firmy — najmä prehľadná evidencia zákaziek a história jednotlivých vozidiel, ktoré prešli rukami ich servisných pracovníkov.
Ich hlavné požiadavky na nový ERP systém boli:
„Do výberového konania na nový ERP systém sme pozvali tri firmy. Nechali sme si ich odprezentovať, sadli sme si s vedením a rozhodli sme sa pre Money ERP. Presvedčilo nás najmä to, že nám umožní mať jednu agendu, v ktorej môžeme spravovať všetky firmy. Keď som si stiahla a vyskúšala demoverziu, páčilo sa mi, že z nej vyžarovalo čisté user-friendly rozhranie. Zdalo sa mi, že v tomto systéme sa rýchlo zorientujú všetci naši kolegovia.“
Do implementácie sa v PRIMACLIMA pustili spolu s konzultantmi zo Seyforu v novembri 2023 a už v januári 2024 prešli do ostrej prevádzky. Napriek množstvu funkcionalít na mieru a nastavovaniu procesov pre viacero oddelení firmy prebehla implementácia v priebehu troch mesiacov — vrátane predimplementačnej analýzy a zaškolenia kolegov zo všetkých tímov.
„Bola to moja prvá implementácia a prekvapilo ma, ako profesionálne bolo z Money ERP všetko pripravené. Konzultanti sa zúčastňovali našich meetingov, aby pochopili všetko, čomu sa vo firme venujeme. Počas samotnej implementácie sa venovali každému oddeleniu zvlášť – určili v ňom styčné osoby a tým presne vysvetlili, čo od nich potrebujú. Keď sa na tento postup pozriem spätne, veľmi uľahčil celý priebeh implementácie,“ vysvetľuje Martina Kapustová.
Aj keď jadrom podnikania PRIMACLIMA sú zákazky, v predchádzajúcom systéme ich nedokázali prehľadne evidovať. V Money ERP na tento účel používajú modul vyvinutý na mieru. V ňom vidia napríklad nákladovosť a ziskovosť všetkých zákaziek, ich aktuálny stav a kompletnú históriu ich priebehu.
„Modul pomáha nášmu biznisu napríklad tým, že vidíme výnosnosť všetkých zákaziek, a vďaka tomu dokážeme lepšie plánovať financie a ďalšie kroky. Alebo keď sa náhodou stane, že nejaká zákazka skončí v mínuse, môžeme zisťovať prečo a zlepšiť procesy do budúcnosti. Nerozumiem, ako sme bez zákazkového modulu mohli predtým fungovať,“ popisuje Martina Kapustová.
Zákazkový modul je úzko prepojený s evidenciou servisovaných vozidiel. Každé vozidlo, ktoré PRIMACLIMA servisuje, má v Money ERP vlastnú kartu. V nej evidujú napríklad:
„Evidencia vozidiel je tak jednoduchá a prehľadná, že mi stačí rozkliknúť v zozname vozidlo a hneď vidím všetko, čo sme na ňom riešili, aj všetky doklady, ktoré s ním súvisia. Predtým sme na to mali desiatku samostatných tabuliek a nájsť v nich potrebné informácie trvalo dlho.“
Keďže je PRIMACLIMA výhradným distribútorom výrobcu CARRIER pre Slovensko a Maďarsko, často riešia servis vozidiel, do ktorých zariadenie inštaloval distribútor z inej krajiny. Na tieto účely majú v Money ERP modul na mieru s názvom CrossBorder.
Servis týchto zákazníkov musia v PRIMACLIMA nahlásiť centrále CARRIER vo Francúzsku. V module si preto vždy založia novú kartu, kam zapíšu všetky potrebné údaje o zákazke. V systéme presne vidia, kedy zákazku zaevidovali, kedy o nej poslali informáciu do centrály, kedy ju centrála schválila a tiež súvisiaci dobropis.
„Predtým sme tieto procesy riešili v Exceli a mnohé informácie sme pracne dohľadávali. Teraz pri týchto zákazkách vidíme jasné nadväznosti dokladov. Viem, ktoré CrossBorder doklady sú už uhradené a ktoré ešte čakajú na spracovanie,“ popisuje Martina Kapustová.
Lepší prehľad v dokladoch získali vďaka Money ERP aj pri iných procesoch, napríklad pri objednávkach náhradných dielov. V systéme vidia krok po kroku prepojenie dokladov – od vystavenej objednávky, cez dodací list až po prijatú faktúru. Z jedného dokladu sa jednoducho prekliknú na druhý a nemusia nič dohľadávať.
Prácu s firemnými dátami v Money ERP uľahčuje zamestnancom PRIMACLIMA aj modul Business Intelligence. Majú v ňom na mieru upravené analýzy podľa toho, aké metriky chcú sledovať.
„Pravidelne spracovávam obchodné analýzy, napríklad predané agregáty za rôzne časové obdobia. Predtým som kvôli tomu strávila pol dňa nad tabuľkami, teraz mi na to stačia tri kliknutia a presne viem, koľko agregátov sme predali, do ktorej krajiny a na ktoré stredisko,“ hovorí Martina Kapustová.
V PRIMACLIMA sledujú aj výkonnosť mechanikov, ktorí sú podľa tejto metriky odmeňovaní. Kým v minulosti museli kolegyne z ekonomického oddelenia sťahovať dokončené zákazky a odpracované hodiny z Excelu, teraz si všetko rýchlo vyfiltrujú v Money ERP. Ohodnotenie všetkých mechanikov tak spracujú namiesto dvoch dní za dve hodiny.
„Pri spracovaní odmien pre mechanikov sa kolegyne predtým dosť trápili. Teraz si v nastavenej analýze vyfiltrujú mesiac a stredisko, do ktorého mechanici patria, a hneď vidia, kto koľko v daný mesiac odpracoval. Rýchlo to skontrolujú a majú hotovo. Nemusia nad tým sedieť dva dni a môžu sa venovať práci s väčšou pridanou hodnotou,“ vysvetľuje Martina Kapustová.
dáta o zákazkách a servise evidujú v jednom systéme namiesto desiatok tabuliek
hodnotenie mechanikov podľa výkonu spracujú namiesto 2 dní za 2 hodiny
biznisové analýzy už netvoria pol dňa – majú ich hotové za minútu
Money ERP zefektívnilo v PRIMACLIMA chod takmer celej firmy. To, čo predtým evidovali v desiatkach tabuliek v rôznych programoch a priečinkoch, majú dnes prehľadne v jednom systéme. Vďaka úpravám na mieru majú navyše presne tie funkcionality, ktoré ku svojej práci potrebujú – od evidencie vozidiel až po evidenciu cezhraničných zákaziek.
„Money ERP nás posunulo na novú úroveň. Dalo nám najmä širší a detailnejší prehľad o všetkom, čo vo firme robíme. Hlavným prínosom je sledovanie zákaziek, vďaka ktorému presne vieme, čo sa u ktorého zákazníka riešilo v minulosti, rieši teraz a aký to má výsledok. Na pár kliknutí máme k dispozícii analýzy, výsledovky aj reporty pre manažment. Všetko je doslova na dosah ruky,“ hodnotí Money ERP Martina Kapustová.
Systém Money ERP sa neustále vyvíja spolu s potrebami firmy. Kedykoľvek v PRIMACLIMA narazia na novú funkcionalitu, ktorá by im uľahčila prácu, alebo potrebujú upraviť tú existujúcu, obrátia sa na konzultantov Money ERP. Tí následne navrhnú a naprogramujú riešenie.
„Servis zo strany Money ERP hodnotím na jednotku s hviezdičkou. S konzultantmi zo Seyforu máme dohodnuté týždenné stretnutia, a keď prídeme s novým nápadom, často už na mieste navrhnú riešenie. Buď nám rovno poradia, ako procesy nastaviť podľa našej predstavy, alebo sa pustia do programovania riešenia, čo im ide veľmi rýchlo,“ dodáva Martina Kapustová.
Systém Money ERP vám prináša Seyfor