| Společnost | PRIMACLIMA |
| Odvětví | Predaj, montáž a servis chladiacich zariadení pre vozidlá a iné dopravné prostriedky. |
| Webové stránky | www.primaclima.sk |
| Použité řešení | Money S5 |
Dvoudenní práce za dvě hodiny: Money ERP zefektivnilo v PRIMACLIMA chod celé firmy.
| Společnost | PRIMACLIMA |
| Odvětví | Predaj, montáž a servis chladiacich zariadení pre vozidlá a iné dopravné prostriedky. |
| Webové stránky | www.primaclima.sk |
| Použité řešení | Money S5 |
Společnost PRIMACLIMA prodává, montuje a servisuje chladicí zařízení pro kamiony, dodávky a další dopravní prostředky. Navíc je výhradním distributorem značky Carrier pro Slovensko a Maďarsko. A zatímco dříve ve firmě bojovali s chaosem excelových tabulek, dnes mají všechna data od zakázek přes analýzy po výkonnost mechaniků v Money ERP. Přechod na ERP systém na míru usnadnil život všem zaměstnancům.
Koncem roku 2023 v PRIMACLIMA poznali, že jejich dosavadní informační systém přestává být pro chod firmy dostačující. Kvůli nedostatečným funkcím museli spolu se starým systémem vést desítky excelových tabulek. Hledáním informací v nich trávili zbytečné hodiny navíc. V systému postrádali i funkce, které byly pro chod jejich firmy klíčové – zejména přehlednou evidenci zakázek a historii jednotlivých vozů, které prošly rukama jejich servisních pracovníků.
Jejich klíčové požadavky na nový ERP systém byly:
„Do výběrka na nový ERP systém jsme pozvali tři firmy. Nechali jsme si je odprezentovat, dali jsme s vedením hlavy dohromady a rozhodli se pro Money ERP. Přesvědčilo nás hlavně tím, že nám umožní mít jednu agendu, ve které můžeme spravovat všechny firmy. Když jsem si stáhla a vyzkoušela demoverzi, líbilo se mi, že z ní vyzařovalo čisté user-friendly rozhraní. Přišlo mi, že v tomto systému se rychle zorientují všichni naši kolegové.“
Do implementace se v PRIMACLIMA pustili spolu s konzultanty ze Seyforu v listopadu 2023 a v lednu 2024 už přešli do ostrého provozu. I přes množství funkcí na míru a nastavování procesů pro několik oddělení firmy tak implementace proběhla během tří měsíců, a to včetně předimplementační analýzy nebo zaškolení kolegů ze všech týmů.
„Byla to první implementace, kterou jsem zažila, a překvapilo mě, jak profesionálně bylo ze strany Money ERP vše připravené. Konzultanti k nám chodili na meetingy, aby navnímali všechno, čemu se ve firmě věnujeme. Během samotné implementace se pak věnovali každému oddělení zvlášť – určili v nich styčné osoby a přesně jim vysvětlili, co od nich potřebují. Když se na tento postup podívám zpětně, implementaci hodně usnadnil,“ vysvětluje Martina Kapustová.
Přestože jádro byznysu PRIMACLIMA spočívá v zakázkách, v předchozím systému je nemohli přehledně evidovat. V Money ERP mají pro tyto účely vyvinutý modul na míru. V něm mimo jiné vidí nákladovost a ziskovost všech zakázek, jejich aktuální stav i kompletní historii průběhu každé z nich.
„Modul pomáhá našemu byznysu například tak, že vidíme výnosnost všech zakázek, a díky tomu dokážeme lépe plánovat finance a další kroky. Nebo když se náhodou stane, že nějaká zakázka skončí v mínusu, tak můžeme zjišťovat proč a zlepšit procesy do budoucna. Nechápu, jak jsme bez zakázkového modulu mohli dříve fungovat,“ popisuje Martina Kapustová.
Zakázkový modul mají úzce propojený s evidencí servisovaných vozidel. Každé vozidlo, které PRIMACLIMA servisuje, má v Money ERP svoji kartu. V té evidují například:
„Evidence vozidel je tak jednoduchá a přehledná, že mi stačí rozkliknout v seznamu vůz a hned vidím vše, co jsme na něm řešili, a všechny doklady, které jsou s ním spojené. Dříve jsme na to museli mít desítku samostatných tabulek a najít v nich potřebné informace trvalo dlouho.“
Protože je PRIMACLIMA výhradní distributor výrobce CARRIER pro Slovensko a Maďarsko, řeší často servis u vozidel, do kterých zařízení instaloval distributor z jiné krajiny. Pro tyto účely mají v Money ERP modul na míru CrossBorder.
Servis těchto zákazníků musí v PRIMACLIMA oznámit centrále CARRIER ve Francii. V modulu si proto vždy založí novou kartu, kam zapíšou potřebné údaje o této zakázce. V systému pak přesně vidí, kdy zakázku zaevidovali, kdy o ní poslali info do centrály, kdy ji centrála schválila a související dobropis.
„Dříve jsme tyto procesy řešili v Excelu a spoustu informací jsme zdlouhavě dohledávali. Nyní u těchto zakázek vidíme jasnou návaznost dokladů. Vím, které CrossBorder doklady jsou zaplacené a které teprve čekají na zpracování,“ popisuje Martina Kapustová.
Lepší přehled v dokladech mají díky Money ERP i u jiných procesů, například u objednávek náhradních dílů. V systému vidí krok za krokem vazby dokladů od vystavené objednávky přes dodací list po přijatou fakturu. Z jednoho dokladu se jednoduše prokliknou na jiný a nemusí nic dohledávat.
Práci s firemními daty v Money ERP usnadňuje lidem z PRIMACLIMA i modul Business Intelligence. Mají v něm na míru upravené analýzy podle toho, jaké metriky chtějí sledovat.
„Pravidelně zpracovávám obchodní analýzy, například prodané agregáty za různá časová období. Dřív jsem kvůli tomu seděla půl dne nad tabulkami, zatímco teď to mám na tři kliknutí a přesně vím, kolik agregátů jsme prodali, do které krajiny a na které středisko,“ říká Martina Kapustová.
V PRIMACLIMA sledují také výkonnost mechaniků, kteří jsou podle této metriky placení. Zatímco dříve musely kolegyně z ekonomické oddělení stahovat dokončené zakázky a odpracované hodiny z excelových tabulek, teď si vše rychle vyfiltrují v Money ERP. Zpracovat ohodnocení všech mechaniků tak místo dvou dnů zvládnou za dvě hodiny.
„Při zpracování odměn pro mechaniky se kolegyně dřív dost trápily. Teď si z nastavené analýzy vyfiltrují měsíc a středisko, do kterého mechanici spadají, a hned vidí, kdo kolik který měsíc odpracoval, rychle to zkontrolují a je hotovo. Nemusí nad tím sedět dva dny a mohou se věnovat práci s větší přidanou hodnotou,“ vysvětluje Martina Kapustová.
data o zakázkách a servisu místo desítek tabulek evidují v jednom systému
hodnocení mechaniků dle výkonu zpracují místo 2 dnů za 2 hodiny
byznysové analýzy už netvoří půl dne, mají je hotové do minuty
Money ERP zefektivnilo v PRIMACLIMA chod téměř celé firmy. Co dříve evidovali v desítkách tabulek v různých programech a složkách, mají nyní přehledně v jednom systému. Díky úpravám na míru pak mají v systému přesně ty funkce, které k práci potřebují, ať už jde o evidenci vozidel, nebo evidenci přeshraničních zakázek.
„Money ERP nás posunulo na nový level. Dalo nám především širší a detailní přehled nad vším, co ve firmě děláme. Hlavním přínosem je sledování zakázek, díky kterému přesně víme, co se u kterého zákazníka řešilo v minulosti, řeší nyní a jaký to má výsledek. Na pár kliknutí máme k dispozici analýzy, výsledovky i reporty pro management. Vše je na dosah ruky,“ hodnotí Money ERP Martina Kapustová.
Systém Money ERP se nadále vyvíjí spolu s firmou. Vždy když v PRIMACLIMA přijdou na novou funkci, která by se jim hodila, nebo potřebují upravit nějakou stávající, obrátí se na konzultanty Money ERP. Ti poté vymyslí a naprogramují řešení.
„Servis ze strany Money ERP má za mě jedničku s hvězdičkou. S konzultanty ze Seyforu máme dohodnuté setkání jednou týdně, a když si něco nového vymyslíme a řekneme jim naši představu, tak často už na místě vymyslí řešení. Buď nám rovnou poradí, jak procesy podle naší představy nastavit, nebo se pustí do programování řešení, což také stíhají velmi rychle,“ dodává Martina Kapustová.
Systém Money ERP vám přináší Seyfor