| Spoločnosť | Svět kamenů s.r.o. |
| Odvetvie | Výroba a veľkoobchodný a maloobchodný predaj drahých kameňov |
| Webové stránky |
maloobchod: www.worldofstones.eu |
| Použité riešenie | Money ERP |
16 000 minerálov na sklade? Svět kamenů v nich má prehľad vďaka Money ERP
| Spoločnosť | Svět kamenů s.r.o. |
| Odvetvie | Výroba a veľkoobchodný a maloobchodný predaj drahých kameňov |
| Webové stránky |
maloobchod: www.worldofstones.eu |
| Použité riešenie | Money ERP |
Svět kamenů už viac než 30 rokov predáva a spracováva do vlastných výrobkov drahokamy a polodrahokamy z celého sveta. Posledných niekoľko rokov firma raketovo rastie. Stovky kameňov v sklade sa pretavili na tisíce a s tým vznikla potreba zaviesť nový systém. Cieľom bolo zabezpečiť v sklade poriadok, automatizovať a otvoriť priestor ďalším inováciám, vrátane spustenia maloobchodného e-shopu. Vďaka Money ERP to v spoločnosti Svět kamenů zvládli bez straty lesku.
Vybavenie objednávky sa zrýchlilo z 1 hodiny na 5 minút.
Chybovosť v sklade klesla na nulu a tovar zvládnu vychystať aj brigádnici hneď prvý deň.
Faktúry s 500 položkami systém pripraví behom sekundy.
V roku 2019 sa v Světě kamenů rozhodli prejsť z účtovného programu Money S3 na robustnejší systém Money ERP. S cieľom získať nástroj, ktorý im umožní ďalej rozvíjať interné procesy – napríklad napojiť účtovníctvo na maloobchodný e-shop. Zároveň plánovali výrazne rozšíriť produktovú ponuku a dobre vedeli, že súčasný účtovný program by to už nezvládol.
„Plánovali sme spustiť nové e-shopy a rozšíriť sortiment produktov. Potrebovali sme systém, ktorý rast zvládne a dokáže sa rozvíjať spoločne s nami,“ vysvetľuje Tomáš Stavinoha, špecialista na web a firemnú komunikáciu v Světě kamenů.
Prechod z Money S3 na Money ERP trval približne mesiac. Na záver prebehol import všetkých historických dát, konzultanti zo Seyforu zaškolili zamestnancov a Svět kamenů mohol plynule začať pracovať v novom prostredí.
Po zavedení Money ERP prešla skladová evidencia v Světě kamenů zásadnou premenou. Kým predtým viedli v systéme položky jednoducho pod názvom „kameň“ a rozlišovali pri nich len cenu, s rozširujúcim sa sortimentom to prestalo byť udržateľné. Zo stoviek položiek sa stali tisíce (dnes Svět kamenů eviduje 16 000 skladových položiek). Money ERP ponúklo všetky potrebné nástroje na to, aby skladová evidencia bola prehľadnejšia a lepšie usporiadaná.
„Sklad sme v minulosti nastavili tak, aby sa nám s ním čo najjednoduchšie pracovalo. Postupom času sme v ňom však začali strácať prehľad. V Money ERP sme preto vytvorili skupiny produktov, detailné popisy, zľavy a ďalšie parametre, ktoré sa nám navyše automaticky prepisujú do e-shopu, na maloobchodnú pokladňu aj do expedície.“
Dodávatelia Světa kamenů majú dlhé dodacie lehoty – u niektorých to môžu byť aj dva roky. Systém preto musí vedieť postrážiť stav zásob s dostatočným predstihom. V Money ERP si pri každom produkte nastavili minimálne množstvo. Každý týždeň potom systém vygeneruje automatickú notifikáciu o tom, ktoré položky už pod túto hranicu klesli a je potrebné ich objednať alebo zadať do výroby. Vďaka tomu sa klesajúce zásoby riešia včas a tovar sa len tak nevypredá.
Money ERP v Světe kamenů znížilo chybovosť v sklade takmer na nulu. Pre laika sú kamene na prvý pohľad veľmi podobné – podľa predchádzajúcej evidencie musel mať skladník pokročilé znalosti z mineralógie, aby dokázal správne pripraviť objednávku.
„Dnes máme vďaka čiarovým kódom, čítačkám a jasnému názvosloviu chybovosť takmer nulovú. Objednávky tak zvládne bez problémov vychystať aj brigádnik. Nemusí byť odborník na mineralógiu, stačí, keď vie čítať,“ usmieva sa Tomáš Stavinoha.
V Světe kamenů dnes riešia všetky objednávky cez čítačky s modulom Mobile. Skladník ich využíva počas celého objednávkového procesu – čítačka ho navedie na správnu skladovú pozíciu, umožní mu objednávku vychystať, rovno vystaviť faktúru a vytlačiť expedičný štítok. Všetko na pár kliknutí. Po naskenovaní čiarového kódu navyše čítačka skladníkovi potvrdí, že siahol po správnom kameni.
„Predtým trvalo vychystanie jednej objednávky s kompletnou administratívou pokojne hodinu. Dnes je to otázka 5 minút,“ zhŕňa Tomáš Stavinoha.
Na veľkoobchodnej predajni Světa kamenů nie je výnimkou, že zákazník nakúpi niekoľko plných košíkov. Faktúra potom môže mať aj 500 položiek, takže rýchlosť systému je absolútne kľúčová. Zatiaľ čo v predchádzajúcom programe museli zákazníci na vystavenie takto dlhých dokladov čakať niekoľko minút, niekedy až štvrť hodiny, dnes je vďaka Money ERP faktúra hotová okamžite.
Čítačky čiarových kódov napojené na Money ERP využíva Svět kamenů aj na akciách, napríklad na veľkých veľtrhoch. Vďaka nim môžu zákazníkom na mieste vystaviť faktúru a rovno overiť zahraničné DIČ. Najväčšou výhodou však je, že po výstave už nemusia ručne prepisovať a rozosielať stovky dokladov – často ich býva aj okolo troch stoviek. Z čítačky sa odošlú okamžite.
„Pravidelne predávame na dvoch najväčších burzách minerálov v Európe – v Nemecku a vo Francúzsku. Pre nás je to nielen skvelá prezentácia, ale aj príležitosť predávať priamo na mieste. Kým predtým sme museli vypisovať dodacie listy ručne, dnes vďaka Money ERP vystavíme faktúru priamo na akcii. Z troch tisíc vystavovateľov sme boli jedni z prvých, ktorí prišli s platobným terminálom – až z toho boli nemeckí zákazníci prekvapení.“
„Naším cieľom je čo najviac vecí automatizovať – a Money ERP nám to umožňuje. Vďaka tomu sa práca väčšine kolegov výrazne zjednodušila. Nastavujeme systém tak, aby riešil rutinné úkony za nás – napríklad aby sa automaticky prepočítavali kurzy alebo párovali faktúry. Sú to zdanlivé maličkosti, ale keď sa ich nazbierajú desiatky, dokážu zmeniť chod celej firmy,“ vysvetľuje Tomáš Stavinoha.
A tak sa Money ERP stal základným kameňom vo Světe kamenů. Poskytol firme všetky potrebné nástroje a automatizácie, vďaka ktorým mohli počas covidu a v nasledujúcich rokoch mnohonásobne vyrásť – a ich procesy to vďaka odstráneniu ručnej práce bez problémov zvládli.
„Money ERP nám do firmy prinieslo prehľad, rýchlosť a slobodu rásť. Vďaka nemu môžeme neustále hľadať nové spôsoby, ako procesy zjednodušiť alebo automatizovať. Keď nás niečo napadne, obrátime sa na zákaznícku podporu a tá nám poradí, ako to uviesť do praxe. Do budúcna plánujeme aj prepojenie systému s vlastnou výrobou,“ uzatvára Tomáš Stavinoha.
Systém Money ERP vám prináša spoločnosť Seyfor.