| Společnost | Svět kamenů s.r.o. |
| Odvětví | Výroba a velkoobchodní a maloobchodní prodej drahých kamenů |
| Webové stránky |
maloobchod: www.worldofstones.eu |
| Použité řešení | Money ERP |
16 000 minerálů na skladě? Svět kamenů v nich má přehled díky Money ERP
| Společnost | Svět kamenů s.r.o. |
| Odvětví | Výroba a velkoobchodní a maloobchodní prodej drahých kamenů |
| Webové stránky |
maloobchod: www.worldofstones.eu |
| Použité řešení | Money ERP |
Svět kamenů už více než 30 let prodává a zpracovává do vlastních výrobků drahokamy a polodrahokamy z celého světa. Posledních několik let firma raketově roste. Stovky kamenů ve skladu se přetavily na tisíce, a s tím vyvstala potřeba zavést nový systém. Cílem bylo zajistit ve skladu pořádek, automatizovat i otevřít prostor dalším inovacím, včetně spuštění maloobchodního e-shopu. Díky Money ERP to ve Světě kamenů zvládli bez ztráty lesku.
Vyřízení objednávky se zrychlilo z 1 hodiny na 5 minut.
Chybovost ve skladu klesla na nulu a zboží zvládnou vychystat i brigádníci hned první den.
Faktury s 500 položkami systém připraví během vteřiny.
V roce 2019 se ve Světě kamenů rozhodli přejít z účetního programu Money S3 na robustnější systém Money ERP. S cílem získat nástroj, který jim umožní dál rozvíjet interní procesy – například napojit účetnictví na maloobchodní e-shop. Zároveň plánovali výrazně rozšířit produktovou nabídku a dobře věděli, že stávající účetní program by to už nezvládl.
„Plánovali jsme spustit nové e-shopy a rozšířit sortiment produktů. Potřebovali jsme systém, který růst zvládne a dokáže se rozvíjet společně s námi,“ vysvětluje Tomáš Stavinoha, specialista na web a firemní komunikaci ve Světě kamenů.
Přechod z Money S3 na Money ERP trval přibližně měsíc. Na závěr proběhl import všech historických dat, konzultanti ze Seyforu proškolili zaměstnance a Svět kamenů mohl plynule začít pracovat v novém prostředí.
Po zavedení Money ERP prošla skladová evidence ve Světě kamenů zásadní proměnou. Zatímco dříve vedli v systému položky jednoduše pod názvem „kámen“ a rozlišovali u nich jen cenu, s rozšiřujícím se sortimentem to přestalo být udržitelné. Ze stovek položek se staly tisíce (dnes Svět kamenů eviduje 16 000 skladových položek). Money ERP nabídlo všechny potřebné nástroje k tomu, aby skladová evidence byla přehlednější a lépe uspořádaná.
„Sklad jsme v minulosti nastavili tak, aby se nám s ním co nejjednodušeji pracovalo. Postupem času jsme v něm ale začali ztrácet přehled. V Money ERP jsme proto vytvořili skupiny produktů, detailní popisy, slevy a další parametry, které se nám navíc automaticky propisují do e-shopu, na maloobchodní pokladnu i do expedice.“
Dodavatelé Světa kamenů mají dlouhé dodací lhůty – u některých to můžou být třeba i dva roky. Systém proto musí umět ohlídat stav zásob s dostatečným předstihem. V Money ERP si u každého produktu nastavili minimální množství. Každý týden pak systém vygeneruje automatickou notifikaci o tom, které položky už pod tuto hranici klesly a je potřeba je objednat nebo zadat do výroby. Díky tomu se klesající zásoby řeší včas a zboží se jen tak nevyprodá.
Money ERP ve Světě kamenů snížilo chybovost ve skladu téměř na nulu. Pro laika jsou kameny na první pohled velmi podobné – podle dřívější evidence musel mít skladník pokročilé znalosti z mineralogie, aby dokázal správně připravit objednávku.
„Dnes máme díky čárovým kódům, čtečkám a jasnému názvosloví chybovost téměř nulovou. Objednávky tak zvládne bez problémů vychystat i brigádník. Nemusí být odborník na mineralogii, stačí, když umí číst,“ usmívá se Tomáš Stavinoha.
Ve Světě kamenů dnes řeší všechny objednávky přes čtečky s modulem Mobile. Skladník je využívá během celého objednávkového procesu – čtečka ho navede na správnou skladovou pozici, umožní mu objednávku vychystat, rovnou vystavit fakturu a vytisknout expediční štítek. Vše na pár kliknutí. Po naskenování čárového kódu navíc čtečka skladníkovi potvrdí, že sáhl po správném kamenu.
„Dříve trvalo vychystání jedné objednávky s veškerou administrativou klidně hodinu. Dnes je to otázka 5 minut,“ shrnuje Tomáš Stavinoha.
Na velkoobchodní prodejně Světa kamenů není výjimkou, že zákazník nakoupí několik plných košíků. Faktura pak může mít i 500 položek, takže rychlost systému je naprosto klíčová. Zatímco v předchozím programu museli zákazníci na vystavení takto dlouhých dokladů čekat několik minut, někdy až čtvrt hodiny, dnes je díky Money ERP faktura hotová okamžitě.
Čtečky čárových kódů napojené na Money ERP využívá Svět kamenů i na akcích, například na velkých veletrzích. Díky nim mohou zákazníkům na místě vystavit fakturu a rovnou ověřit zahraniční DIČ. Největší výhodou ale je, že po výstavě už nemusí ručně přepisovat a rozesílat stovky dokladů – často jich bývá i kolem tří set. Ze čtečky se odešlou okamžitě.
„Pravidelně prodáváme na dvou největších burzách minerálů v Evropě – v Německu a ve Francii. Pro nás je to nejen skvělá prezentace, ale i příležitost prodávat přímo na místě. Zatímco dříve jsme museli vypisovat dodací listy ručně, dnes díky Money ERP vystavíme fakturu přímo na akci. Ze tří tisíc vystavovatelů jsme byli jedni z prvních, kdo přišli s platebním terminálem – až z toho byli němečtí zákazníci překvapení.“
„Naším cílem je co nejvíce věcí automatizovat – a Money ERP nám to umožňuje. Díky tomu se práce většině kolegů výrazně zjednodušila. Nastavujeme systém tak, aby řešil rutinní úkony za nás – například aby se automaticky přepočítávaly kurzy nebo párovaly faktury. Jsou to zdánlivé maličkosti, ale když se jich nasčítají desítky, dokážou změnit chod celé firmy,“ vysvětluje Tomáš Stavinoha.
A tak se Money ERP stal základním kamenem ve Světě kamenů. Poskytl firmě všechny potřebné nástroje a automatizace, díky kterým mohli během covidu a v následujících letech mnohonásobně vyrůst – a jejich procesy to díky odstranění ruční práce bez problémů zvládly.
„Money ERP nám do firmy přineslo přehled, rychlost a svobodu růst. Díky němu můžeme neustále hledat nové způsoby, jak procesy zjednodušit nebo automatizovat. Když nás něco napadne, obrátíme se na zákaznickou podporu a ta nám poradí, jak to uvést do praxe. Do budoucna plánujeme i propojení systému s vlastní výrobou,“ uzavírá Tomáš Stavinoha.
Systém Money ERP vám přináší společnost Seyfor.