| Nezisková organizácia | Človek v ohrození |
| Webové stránky | clovekvohrozeni.sk |
| Použité riešenie | Money S4 |
Nezisková organizácia Človek v ohrození už viac ako 20 rokov pomáha ľuďom, ktorí trpia v dôsledku vojen, prírodných katastrof či autoritárskych režimov. Venujú sa aj ľuďom z vylúčených komunít na Slovensku a tento rok vo veľkom pomáhajú tým, ktorých zasiahla vojna na Ukrajine. Administratívu im uľahčuje ERP systém Money S4, ktorý im sprehľadnil financovanie projektov a zbavil ich veľkej časti papierových dokladov.
V roku 2020 vypršala Človeku v ohrození licencia na predchádzajúci informačný systém, ktorý mali vyvinutý na mieru. Riadenie projektov im v systéme fungovalo dobre, ale cítili medzery v účtovných funkciách a museli množstvo činností riešiť papierovo. Preto sa rozhodli pre výber nového systému.
„Aby sme mohli do budúcna pracovať a pomáhať efektívnejšie, začali sme hľadať spoľahlivý a robustný systém, ktorý nám bude ideálne slúžiť dlhé roky,“ vysvetľuje Brigita Áč, finančná riaditeľka v neziskovej organizácii Človek v ohrození.
Na nový systém mali tri hlavné požiadavky:
S týmito požiadavkami si urobili na Slovensku prieskum trhu, oslovili niekoľko dodávateľov ERP systémov a najlepšie medzi nimi obstálo Money S4.
„Money nás okrem splnenia hlavných požiadaviek presvedčilo svojou flexibilitou a jednoduchým rozhraním. Vedeli sme, že sa v ňom jednoducho vyznajú aj naši projektoví manažéri, ktorí nemajú účtovnícke vzdelanie,“ vysvetľuje Brigita Áč.
V Money S4 začali v organizácii Človek v ohrození naostro pracovať 1. januára 2021. Implementácia sa mierne pretiahla kvôli lockdownu a účtovnej uzávierke, ale napriek tomu bol dostatok času na konzultácie a zaučenie.
Keď vo februári 2022 začala vojna na Ukrajine, Človek v ohrození sa pustil do masívnej pomoci zasiahnutým ľuďom a rozrástol sa zo 65 pracovníkov na takmer 200. Tým vzrástol aj počet ľudí, ktorí v Money S4 pracujú. Vďaka jeho flexibilite si ale iba zaobstarali nové licencie a systém sa situácii prispôsobil.
Pre zamestnancov majú v Money S4 nastavené používateľské role. To znamená, že projektoví manažéri, účtovní a ďalší pracovníci vidia v systéme len tú agendu, ktorú k svojej práci potrebujú. Napríklad projektoví manažéri vidia iba zákazky, ktoré spravujú, takže k nim majú rýchly prístup a ich pozornosť neodvádzajú iné funkcie.
„Po celý čas implementácie sme vedeli, že v tom nie sme sami. Konzultanti zo Solitey nám podrobne vysvetlili, ktorú časť systému budeme na čo používať. Pomohli nám aj s nastavením a zaučením zamestnancov.“
Schvaľovanie dokladov dnes v rámci celej organizácie prebieha čisto elektronicky. V systéme si nastavili jednoduché postupy odovzdávania dokladov, a zároveň majú prehľad, kto kedy ktorý doklad schválil. Každý pracovník v systéme vidí, ktoré doklady u neho čakajú na schválenie, a keď im príde nový, dostanú e-mail s notifikáciou.
Vybavené doklady evidujú v prehľadnom elektronickom archíve. Zamestnanci nemusia doklady hľadať vo fyzických zaraďovačoch, ale pomocou filtrov si dohľadajú akýkoľvek doklad do minúty.
Veľkou výhodou oproti predchádzajúcemu systému je to, že do Money S4 majú prístup pracovníci nielen z kancelárií v Bratislave a Prešove, ale odkiaľkoľvek zo sveta. To uľahčuje činnosť napríklad pracovníkom, ktorí zrovna pomáhajú na Ukrajine, ale zároveň potrebujú pracovať v systéme.
Rozpočty pri jednotlivých projektoch sprehľadnil neziskovej organizácii modul Zákazky Plus. Projekty majú rozdelené pokojne do 80 rozpočtových riadkov, v ktorých vidia, koľko pri jednotlivých projektoch vyčerpali peňazí či v akej fáze sa projekt nachádza.
Dva roky po implementácii oceňujú v organizácii Človek v ohrození na Money S4 jeho flexibilitu. Systém im zefektívnil prácu a zamestnanci už nie sú kvôli administratíve zviazaní s kanceláriami v Bratislave.
„Náš predchádzajúci systém bol vhodný čisto na prácu z kancelárie, a preto nám Money S4 otvorilo nové možnosti. Zamestnanci v ňom pracujú z terénu, zbavili sme sa veľkej časti papierových dokladov a máme lepší prehľad o rozpočtoch a financiách. Dalo by sa povedať, že Money S4 posunulo veľkú časť našej administratívy do 21. storočia,“ hodnotí systém Brigita Áč.
Blíži sa čas Vianoc. Ak chcete darčekom potešiť nielen blízkych, ale aj tých, ktorí to teraz potrebujú najviac, vyberte im Skutočný darček od Človeka v ohrození. Vyberiete si, čo a komu chcete darovať, Človek v ohrození to doručí a pre svojich blízkych dostanete darčekový certifikát.
Systém Money ERP vám prináša Seyfor