MENU Zatvoriť
Select language

Človek v ohrození

Nezisková organizace Človek v ohrození už přes 20 let pomáhá lidem, kteří trpí v důsledku válek, přírodních katastrof či autoritářských režimů. Věnují se i lidem z vyloučených lokalit na Slovensku a v letošním roce ve velkém pomáhají těm, které zasáhla válka na Ukrajině. Administrativu jim usnadňuje ERP systém Money S4, který jim zpřehlednil financování projektů a zbavil je velké části papírových dokladů.

 

Nezisková organizace Človek v ohrození
Webové stránky clovekvohrozeni.sk
Použité řešení Money S4

Chtěli jsme vyměnit papírové schvalování za elektronické

V roce 2020 vypršela Človeku v ohrození licence na předchozí informační systém, který měli vyvinutý na míru. Řízení projektů jim v systému fungovalo dobře, ale cítili mezery v účetních funkcích a museli řadu činností řešit papírově. Proto se rozhodli pro výběr nového systému.

Abychom mohli do budoucna pracovat a pomáhat efektivněji, začali jsme hledat spolehlivý a robustní systém, který nám bude ideálně sloužit dlouhé roky,“ vysvětluje Brigita Áč, finanční ředitelka  v Človeku v ohrození.

Na nový systém měli tři hlavní požadavky:

  • Chtěli podrobněji sledovat náklady a čerpání rozpočtů u jednotlivých oddělení a projektů. Za rok řešili zhruba 80 projektů od různých dárců ve výši tisíc až milion eur a potřebovali sledovat budget po jednotlivých činnostech.
  • Zadruhé chtěli schvalovat doklady elektronicky. Řídí se pečlivým systémem, kdy každý doklad projde očima minimálně tří pracovníků. I v důsledku lockdownu chtěli tento proces řešit na dálku a bez papírů.
  • Potřebovali, aby byl systém cenově dostupný pro organizaci s velmi limitovanými zdroji.

S těmito požadavky provedli na Slovensku průzkum trhu, oslovili několik dodavatelů ERP systémů a nejlépe mezi nimi obstálo Money S4. 

Money nás kromě splnění hlavních požadavků přesvědčilo svou flexibilitou a jednoduchým rozhraním. Věděli jsme, že se v něm jednoduše vyznají i naši projektoví manažeři, kteří nemají účetní vzdělání,“ vysvětluje Brigita Áč.

Flexibilita systémů prošla v roce 2022 zatěžkávacím testem

V Money S4 začali v Človeku v ohrození naostro pracovat 1. ledna 2021. Implementace se lehce protáhla kvůli lockdownu a účetní uzávěrce, ale přesto byl dostatek času na konzultace a zaučení. 

Když v únoru 2022 začala válka na Ukrajině, Človek v ohrození se pustil do masivní pomoci zasaženým lidem a rozrostl se z 65 pracovníků na téměř 200. Tím stoupl i počet lidí, kteří v Money S4 pracují. Díky jeho flexibilitě ale jen pořídili nové licence a systém se situaci přizpůsobil.

Pro zaměstnance mají v Money S4 nastavené uživatelské role. To znamená, že projektoví manažeři, účetní a další pracovníci vidí v systémů pouze tu agendu, kterou ke své práci potřebují. Například projektoví manažeři vidí pouze zakázky, které spravují, takže k nim mají rychlý přístup a jejich pozornost neodvádí jiné funkce.

„Po celou dobu implementace jsme věděli, že v tom nejsme sami. Konzultanti ze Solitey nám podrobně vysvětlili, kterou část systému budeme na co používat. Pomohli nám i s nastavením a zaučením zaměstnanců.“

Doklady pohodlně řeší pracovníci po celém světě

Schvalování dokladů dnes v celé organizaci probíhá čistě elektronicky. V systému si nastavili jednoduché postupy předávání dokladů, a zároveň mají přehled, kdo kdy který doklad schválil. Každý pracovník v systému vidí, které doklady u něj čekají na schválení, a když jim přijde nový, dostanou e-mail s notifikací. 

Vyřízené doklady evidují v přehledném elektronickém archivu. Zaměstnanci nemusí doklady hledat ve fyzických šanonech, ale pomocí filtrů dohledají jakýkoliv doklad do minuty.

Velkou výhodou oproti předchozímu systému je to, že do Money S4 mají přístup pracovníci nejen z kanceláři v Bratislavě a Prešově, ale odkudkoliv ze světa. To usnadňuje činnost například pracovníkům, kteří zrovna pomáhají na Ukrajině, ale zároveň potřebují pracovat v systému.

Rozpočty u jednotlivých projektů zpřehlednil neziskové organizaci modul Zakázky. Projekty mají rozdělené klidně do 80 rozpočtových řádků, ve kterých vidí, kolik u jednotlivých projektů vyčerpali peněz či v jaké fázi se projekt nachází.

Část naší administrativy posunulo Money S4 do 21. století

Nyní dva roky po implementaci oceňují v Človeku v ohrození na Money S4 jeho flexibilitu. Systém jim zefektivnil práci a zaměstnanci již nejsou kvůli administrativě svázáni s kancelářemi v Bratislavě.

Náš předchozí systém byl vhodný čistě pro práci z kanceláře, a proto nám Money S4 otevřelo nové možnosti. Zaměstnanci v něm pracují z terénu, zbavili jsme se velké části papírových dokladů a máme lepší přehled nad rozpočty a financemi. Dalo by se říci, že Money S4 posunulo velkou část naší administrativy do 21. století,“ hodnotí systém Brigita Áč.

Pomáhejte společně s Človekem v ohrození

Blíží se čas Vánoc. Pokud chcete dárkem potěšit nejen blízké, ale i ty, kteří to teď potřebují nejvíc, vyberte jim Skutočný darček od Človeka v ohrození. Vyberete si, co a komu chcete darovat, Člověk v ohrožení to doručí a pro své blízké dostanete 

 

Potřebujete poradit s automatizací procesů ve Vaší firmě?

Napište nám, s čím potřebujete pomoct, a my se Vám brzy ozveme. Konzultace je nezávazná a bezplatná.

Vaše osobní údaje budou zpracované pro účely obchodní komunikace na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Více informací o ochraně osobních údajů a vašich právech najdete zde.

Zákaznická podpora

Zákaznický portál

Obchodní oddělení

Napište nám

Systém Money ERP vám přináší Seyfor