| Spoločnosť | BIOENERGO – KOMPLEX, s.r.o. |
| Odvetvie | výroba repkového oleja a repkových výliskov, výroba elektriny |
| Webové stránky | www.bioenergo-komplex.cz |
| Použité riešenie | Money S4 |
Proces schvaľovania prijatých faktúr skrátený z dní na hodiny. Ušetrené tisíce korún mesačne. Vďaka Money ERP a aplikácii Datarios.
| Spoločnosť | BIOENERGO – KOMPLEX, s.r.o. |
| Odvetvie | výroba repkového oleja a repkových výliskov, výroba elektriny |
| Webové stránky | www.bioenergo-komplex.cz |
| Použité riešenie | Money S4 |
Spoločnosť Bioenergo – Komplex z českého Polabia prevádzkuje lisovňu olejnín a elektráreň na výrobu zelenej energie spaľovaním biomasy. Mesačne im od dodávateľov chodia stovky prijatých dokladov a administratíva spojená s ich spracovaním a schvaľovaním už začínala byť neúnosná. Preto prepojili svoj informačný systém Money ERP s nástrojom Datarios a všetku prácu s prijatými dokladmi zrýchlili, zjednodušili a zbavili chýb.
K zautomatizovaniu príjmu a schvaľovaniu dokladov prinútila Bioenergo - Komplex predovšetkým úspora času. Mesačne im príde priemerne 300 prijatých faktúr a počet stále rastie. Schvaľovanie trvalo dlho, faktúry zostávali ležať na stoloch a občas aj niekam zapadli. Stáli preto pred rozhodnutím, či rozšíriť účtovné oddelenie a stále všetko odbavovať ručne, alebo proces automatizovať.
„Vedel som, že vo firmách práve nastáva boom nástrojov, ktoré automaticky vyčítajú dáta z faktúr, aby ich zamestnanci nemuseli prepisovať. Preto som sa začal po podobnom riešení obzerať.“
Vyskúšali niekoľko dodávateľov systémov, až nakoniec zvolili Datarios, ktorý ako jediný zvládol hladké prepojenie s informačným systémom Money ERP. Ten v Bioenergo - Komplex už 12 rokov využívajú na riadenie firmy.
„Implementácia riešenia bola za mesiac hotová a prakticky hneď sme šli do ostrej prevádzky. Chceli sme len doplniť pár čiastkových funkcií, ktoré sú pre výrobné firmy špecifické, a Datarios ich mal za pár dní hotové,“ hovorí Jan Šimon.
Dôležitým krokom pre automatizáciu prijatých dokladov bolo v Bioenergo – Komplex založenie zberného e-mailu. Teda špeciálnej schránky, do ktorej všetci dodávatelia posielajú faktúry. Datarios z dokladov v schránke vyčíta údaje a pripraví ich na schválenie a zaúčtovanie do Money ERP. Ak je súčasťou faktúry aj príloha, asistentka ju najskôr s faktúrou spojí a nechá načítať.
Riešenie vyčíta dáta z faktúr vo formátoch ako PDF, ISDOC alebo XML. Pri naskenovaných alebo vyfotených faktúrach je presnosť nižšia – preto dodávateľa vyzvali, či faktúry naskenujú, ale posielajú ich v rovnakom formáte, v akom im ich exportuje účtovný alebo fakturačný nástroj.
„Väčšina dodávateľov si na naše nové procesy rýchlo zvykla. Stačilo im povedať, že prechádzame na digitálne účtovníctvo. Keď nám časom faktúru poslali v novom formáte či štruktúre, Datarios vytvoril šablónu, aby mohol automaticky vyčítať aj tieto doklady,“ opisuje Jan Šimon.
Akonáhle Datarios dáta vyčíta, pošle ich do schvaľovacieho kolieska podľa vopred pripravených scenárov. Podľa toho, či je faktúra určená na údržbu, obchodné alebo napríklad ekonomické oddelenie, ju odovzdá príslušným schvaľovateľom. Tým príde notifikácia na e-mail.
Niektoré doklady majú nastavené jednokrokové schvaľovanie, niektoré postupne schváli viac ľudí. Schvaľovateľom sa faktúra zobrazí v rozhraní aplikácie Datarios, kde len očami skontrolujú plnenie či ďalšie dôležité údaje a na jedno kliknutie ju pošlú ďalšiemu schvaľovateľovi alebo rovno do učtárne.
Hlavné zjednodušenie celého procesu spočíva v tom, že asistentky nemusia prijaté faktúry tlačiť a obiehať s nimi schvaľovateľov, ktorým často ležia na stole, kým sa dostanú k ďalšiemu v poradí.
Výhodou je tiež to, že vedúci môžu faktúry schvaľovať odkiaľkoľvek. Aj keď sú napríklad na služobnej ceste alebo na home office, schvaľovací proces ide ďalej.
„Schvaľovací proces sa enormne zrýchlil. Predtým prišla faktúra a vedel som, že bude trvať 3 dni, než sa dostane do systému. Dnes sa za hodinu pozriem a mám ju v účtovníctve. Navyše sme ušetrili výrazné čiastky za administratívny materiál alebo poštu – pred elektronickým schvaľovaním nás vyšli na stovky eur mesačne.“
Po schvaľovacom koliesku putujú načítané faktúry do desktopovej verzie aplikácie Datarios, kde účtovníci vykonajú formálnu kontrolu a prípadne doplnia chýbajúcu predkontáciu. Pri pravidelných režijných faktúrach (napr. za energie či paušálne služby) systém doplní predkontácie sám. Následne sa doklady automaticky presunú do Money ERP, uložia a zaúčtujú.
Nakoniec sa faktúry prenesú do elektronického archívu, ktorý je hneď na dvoch miestach – v Datariose a v Money ERP. To znamená, že celý proces spracovania prijatých faktúr v Bioenergo – Komplex prebieha od príjmu až po archiváciu kompletne elektronicky a bez jediného vytlačeného papiera.
To je nielen rýchlejšie, ale aj klesla chybovosť spracovania prijatých faktúr takmer na nulu. Vďaka tomu, že účtovník nemusí doklady do Money ERP ručne prepisovať, vymizli chyby, ktoré pri prepisovaní napríklad variabilných symbolov alebo čísel účtu urobí z času na čas každý.
„Účtovníkom odpadla nudná rutinná práca, takže sa teraz viac venujú samotným účtovným prípadom a posúvajú sa k práci s väčšou pridanou hodnotou,“ opisuje Jan Šimon.
Riešenie automaticky spracuje 300 prijatých faktúr mesačne
Priemerná doba schválenia faktúry sa skrátila z 3 dní na pár hodín
Odstránenie papierových procesov ušetrí zhruba 400 € mesačne
Datarios v kombinácii s Money ERP priniesol firme Bioenergo – Komplex celý rad zjednodušení a úspor. Zrýchlili schvaľovací proces a tým aj celý tok prijatých dokladov, ušetrili na administratívnych materiáloch, nemuseli rozširovať účtovné oddelenie a vďaka zníženiu chybovosti nemusia riešiť náklady, ktoré vznikali napríklad kvôli zlej mene na faktúre.
„Zapojenie Datariosu do Money ERP bol jednoznačne krok správnym smerom. Zrýchlenie schvaľovacích procesov a úspora na administratíve sú pri našom počte prijatých dokladov veľmi výrazné. Návrat k ručnému spracovaniu si už nedokážem predstaviť,“ hovorí Jan Šimon.
Systém Money ERP vám prináša Seyfor