| Společnost | BIOENERGO – KOMPLEX, s.r.o. |
| Odvětví | výroba řepkového oleje a řepkových výlisků, výroba elektřiny |
| Webové stránky | www.bioenergo-komplex.cz |
| Použité řešení | Money S4 |
Proces schvalování přijatých faktur zkrácený ze dnů na hodiny. Ušetřené tisíce korun měsíčně. Díky Money ERP a aplikaci Datarios.
| Společnost | BIOENERGO – KOMPLEX, s.r.o. |
| Odvětví | výroba řepkového oleje a řepkových výlisků, výroba elektřiny |
| Webové stránky | www.bioenergo-komplex.cz |
| Použité řešení | Money S4 |
Společnost Bioenergo – Komplex z Polabí provozuje lisovnu olejnin a elektrárnu pro výrobu zelené energie spalováním biomasy. Měsíčně jim od dodavatelů chodí stovky přijatých dokladů a administrativa spojená s jejich zpracováním a schvalováním už začínala být neúnosná. Proto propojili svůj informační systém Money ERP s nástrojem Datarios a veškerou práci s přijatými doklady zrychlili, zjednodušili a zbavili chyb.
K zautomatizování příjmu a schvalování dokladů přiměla Bioenergo – Komplex především úspora času. Měsíčně jim přijde průměrně 300 přijatých faktur a počet stále roste. Schvalování trvalo dlouho, faktury zůstávaly ležet na stolech a občas i někam zapadly. Stáli proto před rozhodnutím, zda rozšířit účetní oddělení a stále vše odbavovat ručně, nebo proces automatizovat.
„Věděl jsem, že ve firmách právě nastává boom nástrojů, které automaticky vyčítají data z faktur, aby je zaměstnanci nemuseli přepisovat. Proto jsem se začal po podobném řešení poohlížet.“
Vyzkoušeli několik dodavatelů systémů, až nakonec zvolili Datarios, který jako jediný zvládl hladké propojení s informačním systémem Money ERP. Ten v Bioenergo – Komplex už 12 let využívají k řízení firmy.
„Implementace řešení byla za měsíc hotová a prakticky hned jsme šli do ostrého provozu. Chtěli jsme jen doplnit pár dílčích funkcí, které jsou pro výrobní firmy specifické, a Datarios je měl za pár dní hotové,“ říká Jan Šimon.
Důležitým krokem pro automatizaci přijatých dokladů bylo v Bioenergo – Komplex založení sběrného e-mailu. Tedy speciální schránky, do které všichni dodavatelé posílají faktury. Datarios z dokladů ve schránce vyčte údaje a připraví je na schválení a zaúčtování do Money ERP. Pokud je součástí faktury také příloha, asistentka ji nejprve s fakturou spojí a nechá vyčíst.
Řešení vyčte data z faktur ve formátech jako PDF, ISDOC nebo XML. U naskenovaných nebo vyfocených faktur je přesnost nižší – proto dodavatele vyzvali, ať faktury neskenují, ale posílají je ve stejném formátu, v jakém jim je exportuje účetní nebo fakturační nástroj.
„Většina dodavatelů si na naše nové procesy rychle zvykla. Stačilo jim říct, že přecházíme na digitální účetnictví. Když nám časem fakturu poslali v novém formátu či struktuře, Datarios vytvořil šablonu, aby mohl automaticky vyčítat i tyto doklady,“ popisuje Jan Šimon.
Jakmile Datarios data vyčte, pošle je do schvalovacího kolečka dle předem připravených scénářů. Podle toho, zda je faktura určená pro údržbu, obchodní nebo třeba ekonomické oddělení, ji předá patřičným schvalovatelům. Těm přijde notifikace na e-mail.
Některé doklady mají nastavené jednokrokové schvalování, některé postupně schválí více lidí. Schvalovatelům se faktura zobrazí v rozhraní aplikace Datarios, kde jen očima zkontrolují plnění či další důležité údaje a na jedno kliknutí ji pošlou dalšímu schvalovateli nebo rovnou do účtárny.
Hlavní zjednodušení celého procesu spočívá v tom, že asistentky nemusí přijaté faktury tisknout a obíhat s nimi schvalovatele, kterým často leží na stole, než se dostanou k dalšímu v pořadí.
Výhodou je také to, že vedoucí mohou faktury schvalovat odkudkoliv. I když jsou například na služební cestě nebo na home office, schvalovací proces jede dál.
„Schvalovací proces se zrychlil enormně. Dřív přišla faktura a věděl jsem, že bude trvat 3 dny, než se dostane do systému. Dnes se za hodinu podívám a mám ji v účetnictví. Navíc jsme ušetřili výrazné částky za administrativní materiál nebo poštu – před elektronickým schvalování nás vyšly na tisíce korun měsíčně."
Po schvalovacím kolečku putují vyčtené faktury do desktopové verze aplikace Datarios, kde účetní provedou formální kontrolu a případně doplní chybějící předkontaci. U pravidelných režijních faktur (např. za energie či paušální služby) systém doplní předkontace sám. Následně se doklady automaticky přesunou do Money ERP, uloží a zaúčtují.
Nakonec se faktury přenesou do elektronického archivu, který je hned na dvou místech – v Datariosu a v Money ERP. To znamená, že celý proces zpracování přijatých faktur v Bioenergo – Komplex probíhá od příjmu až po archivaci kompletně elektronicky a bez jediného vytisknutého papíru.
To je nejen rychlejší, ale také klesla chybovost zpracování přijatých faktur téměř na nulu. Díky tomu, že účetní nemusí doklady do Money ERP ručně přepisovat, vymizely chyby, které při přepisování například variabilních symbolů nebo čísel účtu udělá čas od času každý.
„Účetním odpadla nudná rutinní práce, takže se teď více věnují samotným účetním případům a posouvají se k práci s větší přidanou hodnotou,“ popisuje Jan Šimon.
řešení automaticky zpracuje 300 přijatých faktur měsíčně
průměrná doba schválení faktury se zkrátila ze 3 dnů na pár hodin
odstranění papírových procesů ušetří zhruba 10 000 Kč měsíčně
Datarios v kombinaci s Money ERP přinesl firmě Bioenergo – Komplex celou řadu zjednodušení a úspor. Zrychlili schvalovací proces a tím i celý tok přijatých dokladů, ušetřili na administrativních materiálech, nemuseli rozšiřovat účetní oddělení a díky snížení chybovosti nemusí řešit náklady, které vznikaly například kvůli špatné měně na faktuře.
„Zapojení Datariosu do Money ERP byl jednoznačně krok správným směrem. Zrychlení schvalovacích procesů a úspora na administrativě jsou při našem počtu přijatých dokladů velmi výrazné. Návrat k ručnímu zpracování už si nedokážu představit,“ říká Jan Šimon.
Systém Money ERP vám přináší Seyfor