ERP systém v spoločnosti KASTEN

Východiskový stav: firma rastie a ekonomický systém prestáva byť efektívny

Spoločnosť KASTEN postupne rástla a súčasný systém jej prestával stačiť. Aby zvládli všetku agendu, museli si pomáhať excelovskými tabuľkami a ručným zadávaním údajov, čo bolo pri stále sa zväčšujúcom objemu dát neudržateľné. V Exceli riešili všetku evidenciu aj plánovanie obchodných prípadov, čo bolo nielen časovo náročné, ale aj neprehľadné a s vysokým rizikom ľudskej chybovosti.

Ručné prepisovanie neúmerne zaťažovalo zamestnancov nie len firmy KASTEN, ale aj dcérskych firiem. V roku 2010 sa preto vedenie rozhodlo, že namiesto súčasného ekonomického systému zaobstará komplexný podnikový systém.

Firma potrebovala, aby nový systém dokázal prepojiť agendu KASTEN a troch dcérskych spoločností. KASTEN mal aj ďalšie požiadavky, napríklad:

implementáciu systému na dátový server SQL,
chod na najnovšej technologickej platforme,
možnosť dodatočného rozšírenia systému o ďalšie moduly,
vzdialený prístup do systému,
automatické preberanie dokladov medzi dcérskymi firmami,
možnosť rozšírenej evidencie údajov v skladovom hospodárstve,
či prepojenie s rozpočtovým systémom EuroCALC.

Vedenie firmy usporiadalo výberové konanie a Money S5 zvíťazilo na plnej čiare. Okrem toho, že splnilo všetky požiadavky, ponúklo oproti ostatným dodávateľom aj funkcie naviac a prívetivú cenu.

„Spočiatku som sa bál náročnosti celej operácie, teraz ale viem, že išlo o zbytočné obavy." Aleš Kocourek, majiteľ KASTEN

Riešenie: Money S5 + rozšírený modul Zákazky

Dcérska spoločnosť STAVIVA.COM dodáva KASTEN všetok stavebný materiál. Pred implementáciou Money S5 museli všetky vzájomné obchody evidovať ručne. Teraz sa vďaka Money S5 všetky údaje o cenách a skladových kartách zo spoločnosti STAVIVA.COM vyexportujú do novej karty v Katalógu KASTEN.

Pri fakturovaní tak obe spoločnosti používajú rovnaké dáta, čo zrýchľuje internú komunikáciu, aj tvorbu cenových ponúk. Položky katalógu sa prelievajú z agendy STAVIVA do agendy KASTEN, odkiaľ ich vyčíta rozpočtový systém EuroCALC, v ktorom prebieha vlastné plánovanie zákazky.

Na stavebný materiál urobia v agende KASTEN objednávku vydanú, ktorá sa automaticky prepíše do agendy STAVIVA ako objednávka prijatá. STAVIVA nakoniec dodá tovar, vystaví faktúru a tá sa automaticky prenesie ako faktúra prijatá do agendy KASTEN. Automatizácia a koniec ručnej práce šetrí zamestnancom čas a znižuje riziko ľudskej chybovosti takmer na nulu.

„Prepisovanie dokladov, ktoré predtým zabralo niekoľko hodín, prebieha automaticky alebo na jediné kliknutie používateľa." Aleš Kocourek, majiteľ KASTEN

Ďalším radikálnym zlepšením prešla evidencia zákaziek. Pred implementáciou evidovali v KASTEN všetky obchodné prípady v excelovských tabuľkách bez akéhokoľvek prepojenia s účtovníctvom alebo skladom. To znamenalo ďalšie hodiny s kalkulačkou v ruke a ručného prepisovania.

Dnes už celý obchodný proces riadia v Money S5 s pomocou na mieru upraveného modulu Zákazky: od prijatia dopytu, cez vytvorenie ponuky, evidenciu udalostí v priebehu stavby až po vystavenie a splácanie faktúr. Každá zákazka je previazaná s materiálovým rozpočtom a rozpočtár rýchlo zistí, koľko materiálu bolo použitého a koľko ho ostáva. Majiteľ zase zistí, či niekde nedochádza k jeho stratám.

V Money S5 sledujú ako nákladový, tak aj obchodný rozpočet a stále vidia aktuálny stav všetkých zákaziek – a to z pohľadu financií, ale aj času a plnenia termínov. Nestane sa tak, že by zákazka na niečom kvôli nepozornosti viazla.

„Vôbec sa nedá porovnávať predchádzajúca evidencia našich zákaziek v papierovej podobe a v Exceli." Aleš Kocourek, majiteľ KASTEN

Modelový cyklus zákazky v Money ERP

Evidencia a hodnotenie dopytov

Spravujte všetky prichádzajúce dopyty z e-mailov v Money, a to vrátane príloh v PDF. S odstupom času môžete dopyty aj kategorizovať a vylepšiť tak svoje služby.

Kalkulácia ponuky

Vo svojom rozpočtovom programe – RTS, Kros alebo EuroCALC – vytvorte detailnú kalkuláciu rozpočtu. V zjednodušenej podobe ju následne evidujete v Money pod rovnakým číslom zákazky.

Objednávka a zmluva

Evidujte obchodné a zmluvné dokumentácie na jednom mieste v Money. Prístup k nej môžu mať všetci, alebo koho určíte. Navyše sa môže hodiť aj automatická evidencia verzií dokumentov v čase.

Evidencia práce a termínov

Vytvorte objednávku subdodávateľom na služby alebo tovar a kontrolujte plnenie zmluvných termínov dodávok a platieb. Alebo prepojte odpracovaný čas svojich ľudí so zákazkou a zistite, ako dlho na nej robili a koľko práce máte ešte vyfakturovať.

Fakturácia a schvaľovanie

Všetky podklady pre prípravu faktúry nájdete na jednom mieste, či už ide o materiál, odpracovaný čas alebo iné dodávky. A správnosť podkladov k fakturácii si môžete nechať schváliť vzdialene napríklad stavbyvedúcim.

Vyhodnotenie zákazky

Analyzujte si zákazku z rôznych pohľadov – vyhodnotenie nákladov, zisku, čerpanie rozpočtu, odpracovaného času alebo stavu úloh. Money vám ponúkne prehľadné výstupy po ukončení zákazky aj v jej priebehu, napríklad na internú poradu.

Výsledok: Money S5 nájdete v KASTEN na každom oddelení

Okrem toho Money S5 pomáha KASTEN s evidenciou technickej dokumentácie alebo zjednodušením skladového hospodárstva. Na zostavovanie rozpočtov používajú stavebné firmy špecializované softvéry, v KASTEN je to systém EuroCALC. Money S5 s ním jednoducho prepojili a EuroCALC vďaka tomu ohodnocuje stavebné zákazky na základe katalógových kariet a cien stavebných materiálov v Money S5.

Komplexný podnikový systém využívajú v KASTEN aj k množstvu ďalších činností. Modul Business Intelligence slúži na zostavovanie analýz a v module Mzdy a personalistika rieši zamestnaneckú agendu. Money S5 v KASTEN okrem iných používajú:

administratívni pracovníci,
rozpočtár,
stavbyvedúci,
bezpečnostní a reklamační technici
a firemní manažéri.

Intenzívne pracujú aj s modulom Money Portál, vďaka ktorému môžu zamestnanci riešiť firemné procesy aj mimo kancelárie. Manažér sa napríklad prihlási zo služobnej cesty do mobilnej aplikácie, odkiaľ schváli faktúry.

Záver: efektívnejší priebeh zákaziek

Money S5 bolo pre KASTEN dôležitým míľnikom. ERP systém zefektívnil tvorbu zákaziek, administratívu a chod firmy všeobecne. Zamestnanci sa zbavili ručného prepisovania a evidovanie v excelovských tabuľkách, a začali pracovať na raste firmy a získavaní nových zákaziek.

„Som veľmi rád, že sme sa po dlhom plánovaní odhodlali prejsť na nový systém. Hlavný prínos vidím v obrovskom ušetrení času svojich zamestnancov."

Potrebujete poradiť s automatizáciou procesov vo Vašej firme?

Napíšte nám, s čím potrebujete pomôcť, a my sa Vám čoskoro ozveme. Konzultácia je nezáväzná a bezplatná.

Meno

Priezvisko

Spoločnosť

E-mail

Telefón

Správa

Vaše osobné údaje sa spracúvajú za účelom obchodnej komunikácie na základe oprávneného záujmu podľa článku 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (GDPR).
Viac informácií o ochrane údajov a vašich právach nájdete tu.

Táto stránka je chránená reCAPTCHA a platia pre ňu zásady ochrany súkromia a zmluvné podmienky.