Podnikový informační systém (ERP) pomáhá firmám uspořádat data na jednom místě a efektivně řídit obchodní procesy, plánování zdrojů a analýzu dat. Sleduje účetní, skladové a obchodní údaje, vše od nákupu zboží až po řízení vztahů se zákazníky a finance.
Jedním z takových informačních systémů je Money ERP, jenž je na trhu k dostání již 17 let. O jeho neustálém vylepšování na základě požadavků 1300 zákazníků v Česku i na Slovensku, i o trendech na poli ERP systémů, jsme pohovořili s ředitelem Money ERP Tomášem Komárkem, který ve společnosti Seyfor působí už 18 let.
Když se řekne ERP systém nebo informační systém, každý si představí velkou výrobní společnost, která takový systém potřebuje. Je tomu skutečně tak? Mohou systémy ERP pomoci i menším a středním podnikům?
Ano, systémy ERP mohou skutečně pomoci menším a středním podnikům. Pomáhají efektivněji zpracovávat data, zvyšovat produktivitu zaměstnanců a dokáží pomoci i při činění efektivních rozhodnutí ve správný čas. ERP systém toho samozřejmě dokáže daleko více, nicméně každému člověku rozhodnutému ve své firmě implementovat ERP systém doporučuji věnovat mimořádnou pozornost na jeho výběru a implementaci. Právě na správném výběru ERP systému totiž závisí, jakých výsledků vaše firma dosáhne.
Abych se ale vrátil k vaší otázce (úsměv), nejen výrobní společnosti potřebují mít kvalitní řízení procesů.
„Každá obchodní společnost potřebuje mít vždy na skladě správné množství zboží, urychlit a zpřesnit expedici ze skladu a dobře řídit své vztahy se zákazníky i dodavateli.“
Ať už tedy potřebujete CRM pro obchodníky nebo EDI pro výměnu dokumentů v rámci svého B2B podnikání, dodavatel systému ERP by měl být vždy schopen navrhnout vám vhodné řešení.
Co však znamená vybrat si ten správný systém ERP pro mou firmu?
Pokud ve vašem podniku uvažujete o implementací ERP systému, sepište si důvody, které vás k tomu vedou. Porozhlédněte se po dobře hodnocených informačních systémech ve vaší „vertikále“,. V klidu si bodově napište, co od informačního systému vlastně očekáváte.
Najít systém, který rozumí vašemu podnikání, je polovinou úspěchu. Vyhnete se tak drahým úpravám na míru a budete těžit z přítomnosti konzultantů, kteří již znají vaši situaci a rozumí potřebám vaší společnosti.
Firmy si často stěžují, že systém ERP je stojí hodně peněz a nakonec stejně nedělá to, co má. Kde je zakopaný pes?
Je důležité si uvědomit, že nic se neudělá samo. Je třeba klást důraz na projektový tým na straně zákazníka, a rovněž je potřebné najít si dostatek času a jasně definovat své potřeby.
„Velkou část úspěchu tvoří zkušení konzultanti, kteří znají potřeby své společnosti."
Právě proto by se neměla podceňovat příprava na výběr a implementaci ERP systému, neboť pro společnost jde o klíčový krok. Ještě před samotným výběrem je potřeba sestavit tým, ve kterém budou zástupci jednotlivých oddělení. Určitě nedoporučuji obcházet zaměstnance; je třeba zjistit, jaké bolesti řeší a kde cítí prostor pro zlepšení. Výběrový tým bude nejlépe vědět, co jednotlivá oddělení a zaměstnanci potřebují.
Celý tým musí jasně definovat své požadavky a stanovit cíle, kterých chce pomocí systému ERP dosáhnout. To, s čím by jim systém mohl pomoci, pak už navrhnou zkušení konzultanti. Proto je také velmi důležitý i výběr dodavatele a zohlednění zákaznických referencí.
Mohl byste uvést příklad vašeho zákazníka, který věnoval výběru a následné implementaci systému ERP opravdu hodně času?
Vynikajícím příkladem přípravy na výběr ERP systému byla například firma Pískacie. Vzhledem k tomu, že nejsou jen běžným e-shopem, ale mají i vlastní výrobu, potřebovali k ERP systému zavést i profesionální výrobní software. Prozkoumali proto nabídky vícera dodavatelů a přesně věděli, co od systému chtějí.
Klíčovou roli pro ně hrála modifikovatelnost a propojitelnost různých systémů. Potřebovali dosáhnout plynulého a co nejvíce automatizovaného přenosu informací mezi e-shopem, skladem a výrobou. Implementace nových systémů trvala čtyři měsíce. Díky zvládnutí tohoto úkolu se dnes zásoby zboží v e-shopu mění podle toho, jaké množství materiálu se eviduje v informačním systému Money ERP. Automatizací procesů ušetřili velké množství času, který mohou dále investovat do zákazníků a růstu značky. A právě o tom jsou systémy ERP. Jejich účelem je podnikateli "uvolnit" ruce k důležitějším činnostem, jako je vyřizování reklamací, ruční přepisování nebo úklid skladu. Od toho je tu systém ERP.
Kdybyste měl vyjmenovat, co se v ERP systémech za poslední roky změnilo, co by to bylo?
Tak to je těžká otázka (úsměv). V této oblasti se toho za posledních několik let událo skutečně hodně. Za sebe mohu říci, že u našich zákazníků cítíme zvýšenou poptávku našich zákazníků po otevřenosti systémů – API a na spolupráci dodavatelů na poskytnutí funkčních řešení.
„Přístup, kdy si každý dodavatel „hraje na svém písečku“, se zásadně mění.“
Takové časy už jsou dávno za námi. Dodavatelé softwaru si uvědomují, že v konečném důsledku je důležité zákazníkovi nabídnout řešení s přidanou hodnotou. Stále častěji vidíme přínosy ve spojení různorodých řešení od více dodavatelů do jednoho funkčního celku. Řečeno jednoduše – potřebujeme řešení pro zákazníka a dokážeme jej najít i jinde než přímo u nás.
Změnila se také práce s daty, ať už jde o užitečné analýzy (např. prostřednictvím business intelligence), nebo umělou inteligenci, jenž vás ušetří opakujících se úkonů. Nemalé množství zákazníků už umí pracovat s vlastními údaji a těžit z nich, a nyní se zamýšlejí nad tím, jak propojit kontext informací s různých systémů a získat tak více relevantních odpovědí na své otázky.
Jaké nejzajímavější trendy lze v ERP systémech za poslední roky sledovat?
Řekněme si to upřímně – trendy, které platí dnes, jsou odrazem požadavků zákazníků – tedy toho, co vlastně od ERP systémů očekávali a co jim měl přinést. Roste tak tlak na multiplatformnost, lidé jsou zvyklí dělat řadu věcí nejen na počítači, ale také na telefonu. Jsou zvyklí mít svá data neustále k dispozici, což je směr, kterým se snažíme jít.
Zde můžeme zmínit například iObchodníka. Dá se říci, že na konkrétně use cases se používají specializovaná řešení, která ale musí být nad ERP systémem v zájmu zachování centralizace dat. ERP by měl být uzlem, na který lze napojit různé aplikace, což je jeden z dalších trendů poslední doby. Ten směřuje k umístění dat nikoliv do různých řešení, ale do jednoho centrálního místa.
Pokud tedy obchodník vytvoří v iObchodníkovi nabídku, nenachází se v žádném externím CRM systémů. Tato nabídka zůstává přímo v Money ERP, díky čemuž můžeme mít pro konkrétní potřeby různé aplikace čerpající data přímo z ERP systému. Tyto aplikace pak jsou schopné do ERP systému i přímo zapisovat. V současnosti je kladen důraz na to, aby tyto procesy nefungovaly jako synchronizace dat, nýbrž aby se data přenášela v reálném čase.
Dalším trendem je mít od dodavatele informačního systému vyřešenou i infrastrukturu. Firmy nechtějí řešit servery nebo velké investice – místo toho hledají takové řešení, u kterého jsou schopni investici rozložit v čase. Proto je v poslední době trendem mít tato řešení hostovaná, v cloudu nebo v pronájmu pro možnost flexibilních úprav (například počtu uživatelů).
Řídíte tým vyvíjející a implementující informační systém Money ERP. Ten mohou čtenáři znát i jako Money S4 nebo Money S5. Čím může tento systém zaujmout potenciální zákazníky a jak jim pomůže v podnikání?
Informační systém Money ERP pomáhá s automatizací podnikových činností, dokáže udělat pořádek ve skladech a díky systému all-in-one s ním získáte dokonalý přehled o kondici firmy. Právě stav, kdy klienti ztrácejí přehled o dění ve firmě bývá impulzem k tomu, že začnou hledat podnikový systém.
„Mnoho zákazníků Money ERP oceňuje propojitelnost a automatizaci procesů, díky čemuž snížili chybovost, zrychlili expedici či dokonce ušetřili finance.“
Pokud máte zautomatizované procesy a například e-shop propojený s informačním systémem, není třeba jednu každou objednávku odbavovat ručně či běhat po skladu a hledat položky. V Money ERP přesně vidíte, kolik kusů daného zboží máte na skladě a kde přesně se nachází. Jednou z velkých výhod systému je tak i to, že šetří desítky hodin času, a to nejenom ve skladu. Sjednocení všech procesů do jednoho řešení umožňuje všem zaměstnancům napříč odděleními pracovat se stejnými daty v jednom rozhraní, což je o poznání efektivnější než používat více oddělených zařízení.
Velkou výhodou je i to, že s Money ERP můžete mít všechna data uložená na jednom místě a není tak třeba se hrabat v tabulkách či hromadách papírů. Nestane se vám tak, že něco nemůžete najít. Analýzu těchto dat dokonce můžete zcela nechat na systému, který umí důležité ukazatele vyhodnotit za vás. Co ale zaměstnanci oceňují asi nejvíce je zbavení se papírování a nudné administrativy.
Zvládl byste uvést pár příkladů výhod, které zákazníkům používání Money ERP přineslo?
Můžu zmínit například firmu, která s Money ERP získala více, než kdy čekala. A to doslova. Náš konzultant si během implementace Money S4 povšimnul nestandardních procesů v účetnictví a upozornil na to vedení. Firmě tím pomohl odhalit problém, o kterém vůbec nevěděla. Externího účetního následně vyměnili za nového na základě konzultantova doporučení.
To ale není jediná věc, se kterou Money S4 pomohl. Dokud firma neměla informační systém, vyúčtování prodejů jim trvalo i pět dní. Díky propojitelnosti Money S4 s e-shopem to dnes zvládnou za dvě hodiny. Money ERP jim práci natolik ulehčil, že ve firmě ušetřili náklady na dvě pracovní místa. Automatizace také snížila chybovost způsobenou lidským faktorem.
Krásným příkladem je firma, která před zavedením ERP systému ručně přepisovala všechny objednávky na papír. To zabralo mnoho času a způsobovalo to vysokou chybovost. Po implementaci Money S4 ale chybovost klesla téměř na nulu a celá firma nyní pracuje o poznání rychleji.
Jako jeden z trendů jste uvedli i napojitelnost, tedy otevřenost systému vůči jiným řešením. Jak si v tomto ohledu vede Money ERP?
Money ERP se dokáže velmi dobře napojit na řešení zákazníka. Pokud si klient vybere lehce napojitelný ERP, ušetří si tím čas i peníze.
„Právě napojitelnost Money ERP systému si vývojáři pochvalují nejvíce. Při práci díky ní ušetří až třetinu času oproti napojování na jiný informační systém.“
Pěkným příkladem propojení s Money ERP je Expedice Chameleoon. Zákazníkům dokážeme zrychlit expedici díky aplikaci schopné tisknout expediční štítky a automaticky vybírat kurýra z obsáhlé databáze. Díky napojení Expanda a Money ERP zase umíme zákazníky dostat na Marketplace, což jim přinese další prodejní kanál. Velmi efektivní je i propojení Money ERP s bránou GoSMS, skrze kterou se zprávy k zákazníkům dostávají výrazně rychleji. Využitím šablon a automatizace systém rozešle zprávy za vás a neobere vás o čas.
Zmínit bych měl i náš nejnovější počin v podob E-shop konektoru Plus na Shoptetu. Ten zákazníkovi umožní napojit e-shop na Money S4 i Money S5. Zároveň s tím usnadňuje správu e-shopu, zákazník nemusí nic ručně přepisovat a díky propojení může automaticky importovat objednávky nebo exportovat katalogové karty.
„Jinými slovy, Money ERP se dokáže napojit prakticky na cokoliv.“
Máme za sebou turbulentní pandemické období a vzhledem k situaci na Ukrajině se tento rok jeví jako náročný. Jaké výzvy vás a váš tým čekají v nejbližší době?
To, že zažíváme těžké období, vnímáme a hledáme cesty ke snížení nákladů na provoz ERP systému i pro nové zákazníky. Cítíme, že firmy se pro velké investice v současnosti nedokáží rozhodnout, případně se jednoduše bojí tak velké rozhodnutí učinit.
„Hledáme alternativní cesty, jako je například zrychlená implementace v kombinaci s e-learningovými školeními, které umožní snížit náklad na službu o polovinu. To mnoho firem ocení.“
Na našem e-learningovém portálu Money ERP jsme začali budovat vzdělávací platformu pro současné i nové uživatele Money ERP. Firmám portál zpřístupní obsah školení a kurzů pro nové i přicházející zaměstnance, díky čemuž nebudou muset řešit investice do školitelů – o to více v současné turbulentní době, kdy se často mění i pozice v samotné firmě. Závisí totiž i na vzdělání ve firmách a na tom, aby zaměstnanci dokázali daný systém efektivně používat. Věřím že i toto může uživatelům Money ERP lépe zvládat výzvy budoucnosti.
