Jednou z nejdůležitějších vlastností informačního systému Money ERP je jeho schopnost komunikovat s širokou škálou externích softwarových řešení, od e-shopů až po jiné ERP systémy. V čem ale tato důležitost spočívá a jaké možnosti zde Money ERP nabízí? Na tyto i jiné otázky jsme se ptali Stanislava Grely – architekta zákaznických řešení Money ERP, jehož prací je vyslechnout si potřeby zákazníka a navrhnout mu ideální řešení.
Stando, na začátek si položme základní otázku – proč by vlastně měli uživatelé ERP systémů uvažovat o propojení s jinými systémy?
Každý, kdo používá nějaký informační systém, bude dříve nebo později potřebovat systém napojit na nějaké externí řešení nebo aplikaci. Může jít o obchodní systém, skladový systém, CRM platformu, účetní výpisy či jiný specializovaný nástroj – například Power BI. Když se vžiji do zákazníka, tak jsem si třeba vybral nějaké levnější řešení, protože mi v té době stačilo. S postupným rozvojem podnikání ale budu dříve či později chtít napojit systém na e-shopové řešení, případně pocítím potřebu prodávat zboží skrze vybraný či již zavedený marketplace.
Pokud mi ale daný podnikový systém nabízí pouze jeden způsob komunikace, a externí řešení nabízí zase jiný způsob, tak se ty dva systémy navzájem nespojí. Právě kvůli tomu je při výběru systému důležité nehledět jen na cenovku, ale také na to, jaké dané řešení nabízí možnosti komunikace s externími systémy. Některé krabicové systémy totiž nabízí pouze jeden způsob – zde si stačí představit e-shop používající vlastní API a nic víc. Zákazník pak bude muset buď hledat rozhraní schopné s daným API komunikovat, nebo mu nezbude než si jej za velké peníze nechat doprogramovat. V nejhorším případě pak bude potřebovat člověka na ruční přepisování dat mezi oběma systémy. Taková situace drasticky omezuje výběr vhodných řešení.
Zákazníci by se tedy podle tebe měli zajímat i o to, jaké způsoby komunikace s jinými řešeními ERP systém nabízí?
Určitě. Zákazníci při výběru ERP systémů řeší cenu, funkce, vizuální podobu a další vlastnosti. Jen velmi málo z nich si položí otázku, jaké vstupy a výstupy ten systém má? V Money ERP nejčastěji řešíme propojení s e-shopy, kdy si zákazníci často myslí, že si koupí krabicové řešení a následně si jej nechají přizpůsobit na míru svým firemním procesům. Při výběru systému si ale vůbec nepoloží otázku, které řešení je z pohledu výměny dat pro ně nejvhodnější. Plus je tu samozřejmě třeba myslet i na cenu, kdy může vývoj můstku mezi systémy stát i desetitisíce korun.
Jaké možnosti propojení se systémy třetích stran tedy zákazníci naleznou u Money ERP?
My těch způsobů propojení nabízíme několik. Když začneme od těch nejjednodušších, tak Money ERP samo o sobě umožňuje export jakýchkoli dat do obyčejného Excelu. Výsledkem je datový soubor, se kterým lze dále pracovat. S Excelem či obecně soubory XML pak umí pracovat drtivá většina systémů, což z takového vstupu činí úplný základ. Money ERP pak umí takové soubory nejen exportovat, ale i zpracovávat – v praxi se může jednat o katalogové karty, ceníky, objednávky a podobně.
Možností je i nahrávání TXT, CSV a XML souborů z FTP serveru, kdy se Money ERP dokáže připojit na vzdálenou adresu – tady se většinou jedná o nějaké seznamy zboží, kde stačí zadat adresu daného souboru a systém daný XML feed sám stáhne i naimportuje. Zde lze použít i vlastní transformační šablony, které před samotným importem dat zajistí přeloží odlišnou strukturu výstupních dat do struktury používanou v Money ERP.
A když se teď přesuneme k těm složitějším způsobům – používá Money ERP rozhraní API?
Money ERP v tomto ohledu nabízí jak klasické API, tak i API klient. To první je pasivní prvek, který vyčkává na příchozí komunikaci a čeká, který systém se jej na co zeptá. To znamená, že pokud se například bude chtít nějaká e-shopová platforma s Money ERP spojit, mohou její programátoři vyzbrojení naší dokumentací potřebné propojení vytvořit.
API klient je pak aktivní prvek schopný ze systému odesílat data na externí pasivní API. Tento klient je otevřený a volně dostupný v Money ERP, není to žádné kódování. Jsme tak schopni nadefinovat a odesílat data na externí API, kdy si sám uživatel určí, jaká data se mají odesílat a kdy se mají odesílat.
Mohl bys uvést příklad, jak takové API propojení funguje v praxi?
Určitě. Když například v Money ERP vyřídím přijatou objednávku, změní se její stav. Systém to automaticky pošle na externí API – typicky na e-shop, který tak dostane ihned informaci, že byla objednávka vyřízená.
Znamená to tedy, že ERP systém si může volně vyměňovat data s ostatními systémy?
Ano, je to obousměrná komunikace, kdy API klient na každé straně může obsluhovat část procesů. E-shop tak například posílá objednávky v momentě kdy vzniknou a vyčítá data z databáze systému, a Money ERP druhým směrem odesílá například právě info o změnách stavu objednávek nebo skladové dostupnosti.
Chápu to správně, že ta obousměrnost je zde velkou výhodou?
Určitě ano. Když jsou totiž dva systémy propojené, velmi často je to spojení jen jednosměrné, tj. jedna strana je aktivní a druhá jen pasivně vyčkává na příjem dat. Přenos se tak děje v nějakých cyklech, kdy je například systém nastavený tak, aby každých 5 minut nebo každou hodinu nahrál nové objednávky z e-shopu a aktualizoval stav zásob a ceny. Mimo jiné to znamená i vyšší zátěž serveru a sítě, neboť komunikace zde probíhá neustále, byť v určitých časových intervalech.
Pokud je ale komunikace obousměrná, přenos dat probíhá pouze v případě nějaké události – v tomto případě při zadání nové objednávky. Jinými slovy si mezi sebou dva propojené systémy „povídají“ pouze když je to potřeba.
V čem spočívá přínos této komunikace, například právě pro provozovatele e-shopů?
Především rychlou výměnu dat a jejich aktualizaci. U e-shopu nejde čekat na to, až systém objednávky zkontroluje, nýbrž je třeba vyřizovat je co nejrychleji. To samé platí i v opačném směru – nemá smysl odesílat dotazy na změnu stavu objednávek nebo skladové dostupnosti zboží jednou za nějaký čas, když lze změnu provést okamžitě po zadání objednávky.
Doposud jsme se bavili hlavně o e-shopech. Umí Money ERP efektivně komunikovat i s jinými platformami?
Určitě. Příkladem je třeba CRM platforma Raynet. Pro komunikaci s ní používáme dvě různé technické metody – jedna je databázový import XML přes naši obecnou importní tabulku, a pak spojení pomocí API klienta. V praxi to funguje tak, že na straně Raynetu jsou zpracovávány obchodní případy a jakmile se uzavře jejich workflow, do Money ERP se odešle nabídka v podobě objednávky přijaté. Tento proces načtení je zcela automatický a zároveň umožňuje případné dodatečné využití zmíněných transformačních šablon pro individuální chování při importu dle potřeb zákazníka. Na straně Money ERP se objednávka vyřídí a Raynetu se přes API klienta odešle info o odeslání objednávky. Mezi Money ERP a Raynetem navíc můžou být spárované položky, což znamená, že jakmile se daný údaj změní v Money ERP, změna se propíše i do Raynetu – obvykle to jsou třeba ceníky používané pro nabídky nebo zpětné propsání čísla faktury, kterou byla daná objednávka vyřízena.
A s jakými jinými systémy lze Money ERP propojit?
S celou řadou. Kromě CRM systémů a krabicovových e-shopových řešení může Money ERP komunikovat například s e-shopy postavenými na míru, různými účetními systémy, hotelovými systémy, mzdovými řešeními, řešeními pro řízení výroby, skladovými systémy... těch možností je mnoho.
Představme si tedy, že jsem zákazník a rozhodl jsem se propojit svoje Money ERP s nějakým externím systémem. Co pro to mám udělat a jak celý ten proces probíhá?
Když se jedná o výběr úplně nového systému, může zákazník svůj požadavek sdělit konzultantovi a ten jej pak předá vývojářům. Zmíněné propojení se pak řeší v rámci implementační schůzky nebo implementace, kdy zákazníkovi vše popíšeme a vysvětlíme.
Pokud pak jde o stávajícího zákazníka, který už má Money ERP nasazené, tak buď mu stačí kontaktovat svého obchodníka, nebo jednoduše zaslat požadavek přes náš zákaznický portál. Zde uvede, s jakým systémem by rád Money ERP propojil a my buď nabídneme již existující spojení, nebo ten externí systém nastudujeme a prozkoumáme, co druhá strana nabízí za možnosti komunikace.
Existuje nějaká častá chyba, kterou zákazníci v tomto ohledu činí?
Nejčastěji to je asi nedostatečně promyšlené zadání typu “propojte to”. Pokud za námi přijde zákazník s tím, že by chtěl propojit Money ERP například s platformou Shoptet, tak často vlastně neví, co od toho propojení očekává. My se jej pak musíme doptávat například na to, jaký má objem objednávek, jestli má objednávky z více států, kolik má skladů, kolik ceníků, zda má vyplněné katalogové karty a podobně. Když pak klienti vidí, kolik informací lze mezi Money ERP a e-shopem vyměňovat, je to pro ně takový moment rozčarování, protože tímto směrem vůbec neuvažovali. Než nás proto kontaktujete s požadavkem na propojení ERP systému s externím řešením, určitě by bylo vhodné mít alespoň rámcovou představu o rozsahu propojení a výběru dat, která mají mezi Money ERP a externím systémem proudit.
Poslední otázku věnujme budoucnosti. Má Money ERP v oblasti propojení s jinými řešeními nějaké plány do budoucna? A pokud ano, jaké?
My si zakládáme na tom, že nás systém je otevřený pro jakoukoliv integraci. Pokud zákazník projeví zájem o propojení s konkrétním systémem, který se mu líbí a rád by ho využil pro svůj business společně s Money ERP, snažíme se s dodavatelem daného řešení aktivně komunikovat ohledně možností propojení. Nyní například dokončujeme integraci pro dvě různé marketplace platformy, jsme v pokročilé fázi integrace se systémy na vyčítání přijatých dokladů a do třetice připravujeme API klienta pro komunikaci se systémem na elektronické cenovky.
Díky za zajímavé odpovědi a mnoho zdaru do budoucna.
