Jednou z najdôležitejších vlastností informačného systému Money ERP je jeho schopnosť komunikovať so širokou škálou externých softvérových riešení od e-shopov až po iné ERP systémy. V čom ale táto dôležitosť spočíva a aké možnosti Money ERP ponúka? Na tieto aj iné otázky nám odpovedal Stanislav Grela – architekt zákazníckych riešení Money ERP, ktorého prácou je vypočuť si potreby zákazníka a navrhnúť mu ideálne riešenie.
Stanislav, na začiatok si položme základnú otázku – prečo vlastne by používatelia ERP systémov mali uvažovať o prepojení s inými systémami?
Každý, kto používa nejaký informačný systém, bude skôr či neskôr potrebovať systém napojiť na nejaké externé riešenie alebo aplikáciu. Môže ísť o obchodný systém, skladový systém, CRM platformu, účtovné výpisy či iný špecializovaný nástroj – napríklad Power BI. Keď sa vžijem do zákazníka, tak som si napríklad vybral nejaké lacnejšie riešenie, pretože mi v tom čase stačilo. S postupným rozvojom podnikania ale budem skôr či neskôr chcieť napojiť systém na e-shopové riešenie, prípadne pocítim potrebu predávať tovar cez vybraný či už zavedený marketplace.
Ak mi ale daný podnikový systém ponúka len jeden spôsob komunikácie a externé riešenie zase ponúka iný spôsob, tak sa tie dva systémy navzájom nespoja. Práve preto je pri výbere systému dôležité nepozerať sa len na cenovku, ale tiež na to, aké možnosti komunikácie s externými systémami dané riešenie ponúka. Niektoré krabicové systémy totiž ponúkajú len jeden spôsob – tu si stačí predstaviť si e-shop používajúci vlastné API a nič viac. Zákazník potom bude musieť buď hľadať rozhranie schopné s daným API komunikovať, alebo mu nezostane nič iné, len si ho nechať za veľké peniaze doprogramovať. V najhoršom prípade bude potrebovať človeka na ručné prepisovanie dát medzi obomi systémami. Taká situácia drasticky obmedzuje výber vhodných riešení.
Zákazníci by sa teda podľa teba mali zaujímať o to, aké spôsoby komunikácie s inými riešeniami ERP systém ponúka?
Určite. Zákazníci pri výbere ERP systémov riešia cenu, funkcie, vizuálnu podobu a ďalšie vlastnosti. Len veľmi málo z nich si položí otázku, aké vstupy a výstupy ten systém má. V Money ERP najčastejšie riešime prepojenie s e-shopmi, keď si zákazníci často myslia, že si kúpia krabicové riešenie a následne si ho nechajú prispôsobiť na mieru svojim firemným procesom. Pri výbere systému si ale vôbec nepoložia otázku, ktoré riešenie je z hľadiska výmeny dát pre nich najvhodnejšie. Plus je samozrejme treba myslieť aj na cenu, pričom vývoj mostíka medzi systémami dát môže stáť aj stovky eur.
Aké možnosti prepojenia so systémami tretích strán teda zákazníci nájdu v Money ERP?
My tých spôsobov prepojenia ponúkame niekoľko. Keď začneme od tých najjednoduchších, tak Money ERP samo osebe umožňuje export akýchkoľvek dát do obyčajného Excelu. Výsledkom je dátový súbor, s ktorým možno ďalej pracovať. S Excelom či všeobecne súbormi XML vie pracovať drvivá väčšina systémov, čo z takého vstupu robí úplný základ. Money ERP dokáže také súbory nielen exportovať, ale aj spracúvať – v praxi môže ísť o katalógové karty, cenníky, objednávky a podobne.
Možnosťou je aj nahrávanie TXT, CSV a XML súborov z FTP servera, keď sa Money ERP dokáže pripojiť na vzdialenú adresu – tu väčšinou ide o nejaké zoznamy tovaru, kde stačí zadať adresu daného súboru a systém daný XML feed sám stiahne a naimportuje. Možno tu použiť aj vlastné transformačné šablóny, ktoré pred samotným importom dát zaistia preklad odlišnej štruktúry výstupných dát do štruktúry používanej v Money ERP.
A keď sa teraz presunieme k tým zložitejším spôsobom – používa Money ERP rozhranie API?
Money ERP z tohto hľadiska ponúka klasické API, ako aj API klienta. To prvé je pasívny prvok, ktorý vyčkáva na prichádzajúcu komunikáciu a čaká, ktorý systém sa ho na čo spýta. To znamená, že ak sa napríklad bude chcieť nejaká e-shopová platforma s Money ERP spojiť, môžu jej programátori vyzbrojení našou dokumentáciou potrebné prepojenie vytvoriť.
API klient je zase aktívny prvok schopný odosielať zo systému dáta na externé pasívne API. Tento klient je otvorený a voľne dostupný v Money ERP, nie je to žiadne kódovanie. Sme tak schopní nadefinovať a odosielať dáta na externé API, keď si sám používateľ určí, aké dáta sa majú odosielať a kedy sa majú odosielať.
Mohol by si uviesť príklad, ako také API prepojenie funguje v praxi?
Určite. Keď napríklad v Money ERP vybavím prijatú objednávku, zmení sa jej stav. Systém to automaticky pošle na externé API – typicky na e-shop, ktorý tak ihneď dostane informáciu, že objednávka bola vybavená.
Znamená to teda, že ERP systém si môže voľne vymieňať dáta s ostatnými systémami?
Áno, je to obojsmerná komunikácia, pri ktorej API klient na každej strane môže obsluhovať časť procesov. E-shop tak napríklad posiela objednávky v momente, keď vzniknú, a načíta dáta z databázy systému, a Money ERP druhým smerom odosiela napríklad práve info o zmenách stavu objednávok alebo skladovej dostupnosti.
Chápem to správne, že tá obojsmernosť je veľkou výhodou?
Určite áno. Keď sú totiž dva systémy prepojené, veľmi často je to spojenie len jednosmerné, t. j. jedna strana je aktívna a druhá len pasívne vyčkáva na príjem dát. Prenos sa tak deje v nejakých cykloch, keď je napríklad systém nastavený tak, aby každých 5 minút alebo každú hodinu nahral nové objednávky z e-shopu a aktualizoval stav zásob a ceny. Okrem iného to znamená aj vyššiu záťaž servera a siete, lebo komunikácia tu prebieha neustále, hoci v určitých časových intervaloch.
Ak je ale komunikácia obojsmerná, prenos dát prebieha len v prípade nejakej udalosti – v tomto prípade pri zadaní novej objednávky. Inými slovami sa medzi sebou dva prepojené systémy „rozprávajú“, len keď je to potrebné.
V čom spočíva prínos tejto komunikácie, napríklad práve pre prevádzkovateľov e-shopov?
Najmä v rýchlej výmene dát a ich aktualizácii. U e-shopu nemožno čakať na to, až systém objednávky skontroluje, ale je treba vybavovať ich čo najrýchlejšie. To isté platí aj v opačnom smere – nemá zmysel odosielať dopyty na zmenu stavu objednávok alebo skladovej dostupnosti tovaru raz za nejaký čas, keď možno zmenu vykonať okamžite po zadaní objednávky.
Doposiaľ sme sa bavili hlavne o e-shopoch. Vie Money ERP efektívne komunikovať aj s inými platformami?
Určite. Príkladom je napríklad CRM platforma Raynet. Na komunikáciu s ňou používame dve rôzne technické metódy – jedna je databázový import XML cez našu všeobecnú importnú tabuľku a potom spojenie pomocou API klienta. V praxi to funguje tak, že na strane Raynetu sú spracúvané obchodné prípady a len čo sa uzatvorí ich workflow, do Money ERP sa odošle ponuka v podobe prijatej objednávky. Tento proces načítania je úplne automatický a zároveň umožňuje prípadné dodatočné využitie spomínaných transformačných šablón na individuálne chovanie pri importe podľa potrieb zákazníka. Na strane Money ERP sa objednávka vybaví a Raynetu sa cez API klienta odošle info o odoslaní objednávky. Medzi Money ERP a Raynetom navyše môžu byť spárované položky, čo znamená, že len čo sa daný údaj zmení v Money ERP, zmena sa prepíše aj do Raynetu – obvykle to sú napríklad cenníky používané pre ponuky alebo spätné prepísanie čísla faktúry, ktorou sa daná objednávka vybavila.
A s akými inými systémami možno Money ERP prepojiť?
S veľkým množstvom. Okrem CRM systémov a krabicovových e-shopových riešení môže Money ERP komunikovať napríklad s e-shopmi postavenými na mieru, rôznymi účtovnými systémami, hotelovými systémami, mzdovými riešeniami, riešeniami na riadenie výroby, skladovými systémami… Tých možností je mnoho.
Predstavme si teda, že som zákazník a rozhodol som sa prepojiť svoje Money ERP s nejakým externým systémom. Čo pre to mám urobiť a ako celý ten proces prebieha?
Keď ide o výber úplne nového systému, zákazník môže svoju požiadavku povedať konzultantovi a ten ju potom odovzdá vývojárom. Spomínané prepojenie sa potom rieši v rámci implementačného stretnutia alebo implementácie, keď zákazníkovi všetko opíšeme a vysvetlíme.
Ak ide o existujúceho zákazníka, ktorý už má Money ERP nasadené, tak buď mu stačí kontaktovať svojho obchodníka, alebo jednoducho zašle požiadavku cez náš zákaznícky portál. Tam uvedie, s akým systémom by rád Money ERP prepojil, a my buď ponúkneme už existujúce spojenie, alebo ten externý systém naštudujeme a preskúmame, aké možnosti komunikácie druhá strana ponúka.
Existuje nejaká častá chyba, ktorú zákazníci z tohto hľadiska robia?
Najčastejšie asi ide o nedostatočné premyslenie zadania typu „prepojte to“. Ak za nami príde zákazník s tým, že by chcel prepojiť Money ERP napríklad s platformou Shoptet, tak často vlastne nevie, čo od toho prepojenia očakáva. My sa ho potom musíme pýtať napríklad na to, aký má objem objednávok, či má objednávky z viacerých štátov, koľko má skladov, koľko cenníkov, či má vyplnené katalógové karty a podobne. Keď potom klienti vidia, koľko informácií možno medzi Money ERP a e-shopom vymieňať, zažijú akýsi moment rozčarovania, pretože týmto smerom vôbec neuvažovali. Preto kým nás kontaktujete s požiadavkou na prepojenie ERP systému s externým riešením, určite by bolo vhodné mať aspoň rámcovú predstavu o rozsahu prepojenia a výbere dát, ktoré majú medzi Money ERP a externým systémom prúdiť.
Poslednú otázku venujme budúcnosti. Má Money ERP v oblasti prepojenia s inými riešeniami nejaké plány do budúcna? A ak áno, aké?
My si zakladáme na tom, že náš systém je otvorený pre akúkoľvek integráciu. Ak zákazník prejaví záujem o prepojenie s konkrétnym systémom, ktorý sa mu páči, a rád by ho využil pre svoj business spolu s Money ERP, snažíme sa s dodávateľom daného riešenia aktívne komunikovať o možnostiach prepojenia. Teraz napríklad dokončujeme integráciu pre dve rôzne marketplace platformy, sme v pokročilej fáze integrácie so systémami na prečítanie prijatých dokladov a do tretice pripravujeme API klienta na komunikáciu so systémom na elektronické cenovky.
Vďaka za zaujímavé odpovede a veľa zdaru do budúcna!
