Keď v roku 2002 nastupovala do firmy Cígler software mladučká recepčná Andrea Muchová, asi netušila, že v budúcom Seyfore zostane ďalších 20 rokov a vypracuje sa na pozíciu manažéra. Počas svojho pôsobenia sa posunula z pôvodnej pozície cez asistentku riaditeľa až do obchodného tímu na dnešnú pozíciu projektovej manažérky Money ERP. Získala tak veľa neoceniteľných skúseností a tie dnes zúročuje pri výbere najlepšieho ERP riešenia pre svojich zákazníkov, ktorým dokáže pomôcť nastaviť systém presne na mieru podľa ich požiadaviek. Dnes ju poznáte už pod menom Andrea Formánková.
Ty si bola vo firme už pri vzniku Money ERP a tiež v dobe jeho prvých nasadení. Súčasne máš aj skúsenosti s inými systémami a si teda veľmi erudovaným človekom pre kvalitný výber produktu. Myslíš si, že každý ERP systém je vhodný pre každú firmu, alebo je potrebné najskôr nájsť „ten pravý“?
Toto už z mojich úst určite zaznelo veľakrát – neexistuje dobrý alebo zlý podnikový systém. Len je potrebné, aby si každá firma vybrala také riešenie, ktoré bude spĺňať jej požiadavky a vyhovovať konkrétnym potrebám jej biznisu a firemným procesom. Pokiaľ potom tvrdí, že systém, ktorý používa, je zlý, chyba je skôr v tom, že si daná firma zle vybrala, nevie ho správne používať alebo proste už vyrástla a to, čo jej vyhovovalo pred 10 rokmi, už dnes v novej situácii nestačí.
Často sa nás zákazníci pýtajú, ktorý systém je najlepší a dúfajú, že im to uľahčí výber. Na to ale neexistuje jednoznačná odpoveď. Každý totiž od ERP systému očakáva niečo iné. To, že Money ERP má napríklad super prepojenie podnikového systému s e-shopom, nie je pre účtovnú kanceláriu vôbec dôležité. Takže je potrebné si nájsť „ten pravý“ systém.
Čo je obvykle najväčším problémom pri výbere správneho ERP systému?
Firma, ktorá sa rozhodne pre zavedenie alebo zmenu podnikového systému, by mala predovšetkým správne definovať kritéria výberu. Je dobré si spísať všetky dôležité požiadavky, ktoré musí nový systém splniť. Rozhodnutie zmeniť ERP systém vznikne spravidla na základe nejakej chýbajúcej funkcionality v rámci súčasného riešenia. Z toho však pramení častá chyba, kedy sa firmy obmedzujú na hľadanie systému, ktorý túto funkcionalitu mať bude, ale zabúdajú spomenúť aj to, čo im dnes funguje dobre a čo potrebujú zachovať.
Zmena podnikového systému je ideálna príležitosť aj na úpravu a zlepšenie samotného fungovania firmy, zamyslenie sa nad tým, kam sa má spoločnosť posunúť za 5–10 rokov a čo by teda v ideálnom prípade mal nový systém splniť, aby jeho nasadenie prinieslo firme dlhodobý úžitok. Pri výbere nového riešenia je teda dobré nesústrediť sa len na aktuálny stav a „bolesti“ súčasného softwaru, ale aj na rozvoj do budúcna.
Pre tieto prípady môžem odporučiť veľmi inšpiratívny e-book Ako vybrať ERP systém. Zhrnuli sme v ňom tridsaťročné skúsenosti s implementáciou ekonomických a informačných systémov vo firmách rôzneho zamerania a myslím, že práve tu môže každý nájsť odpoveď na otázku, akým chybám sa má vyhnúť pri voľbe pri hľadaní nového ERP systému.
Dovolím si ešte jednu radu na túto tému – vyberajte nielen software, ale tiež jeho dodávateľa. Bude vaším partnerom dlhú dobu a pokiaľ sa vám s ním zle komunikuje už na začiatku, spravidla to po čase lepšie nebude.
Voľba ERP systému je pre každú firmu iba začiatkom cesty, pretože potom nasleduje dlhý proces jeho implementácie. To je okrem iného tvoja parketa. Máš nejaký tip, ako implementáciu zvládnuť čo najlepšie?
Výberu nového ERP systému venujú firmy veľa času, ale keď príde na rad jeho nasadenie, prejdú často do pozície „tak už nám to rýchle nasaďte, nech to môžeme začať používať“. A to je tá najväčšia chyba. Implementácia vyžaduje súčinnosť oboch strán, teda dodávateľa aj firmy, ktorá systém obstaráva. Dodávateľ je ten, kto bude celý proces implementácie koordinovať a systém nasadí. Používatelia si musia urobiť dostatok času na spoluprácu pri nastavení a účasť na školeniach.
Pokiaľ má teda firma implementáciu nového softwaru zvládnuť čo najlepšie, je potrebné si na to vytvoriť dostatočný časový priestor. Zákazníkom preto vždy odporúčame riešiť prechod na nový systém v čase mimo hlavnú sezónu. Dátum 1. januára sa mnohým ľuďom môže zdať ako fajn termín pre spustenie akcie, ale pokiaľ firma v decembri vybavuje stovky objednávok, určite si pritom neurobí dostatočný čas na implementáciu nového ERP systému. Kľudne to teda nechajte na iný čas, prevod dát aj v polovici účtovného obdobia zvládneme lepšie než hektickou hurá akciou.
Naozaj dokáže dobre nastavený ERP systém pokryť všetky potreby danej firmy? Čo keď sa časom zistí, že sa firma vyvinula smerom, s ktorým pri prvotnej implementácii nepočítala?
Dobre nastavený podnikový systém by mal v každom prípade zjednodušiť a zefektívniť firme jej fungovanie a splniť všetky kritéria, ktoré si zadala už pri jeho výbere. To sa však bavíme o čase, kedy sa software do firmy zaviedol a zodpovedal jej aktuálnym potrebám. Tie sa ale väčšinou vyvíjajú súbežne s rozvojom úspešnej firmy. Na trhu dnes našťastie existuje veľa systémov, ktoré sú veľmi flexibilné a dokážu reagovať na meniace sa potreby svojich používateľov. Pokiaľ firma už pri výbere nového ERP systému zohľadnila kritérium možného rozšírenia do budúcna, nemusí byť problém upraviť systém tak, aby sa novým potrebám prispôsobil.
Napríklad práve Money ERP má tu výhodu, že je možné začať s lacnejším variantom „krabicového“ riešenia Money S4. To už samo o sebe ponúka rozsiahle možnosti nastavenia a prispôsobenia sa a k dispozícii má aj viac než 30 modulov pre rôzne špecializované riešenia. Pokiaľ tak klient po čase zistí, že mu nepostačuje štandardne dodávaná funkcionalita, môže veľmi jednoducho prejsť na vyššiu verziu Money S5, kde sa dajú pripraviť ľubovoľné úpravy systému na mieru.
Firma už našla vyhovujúci ERP systém a má ho na mieru implementovaný. Všetko funguje, ako má. Tým vaša spolupráca končí, alebo môže od dodávateľa čakať niečo ďalšie?
Ako som už povedala, dodávateľ ERP systému je partner na dlhé obdobie, takže implementáciou to v žiadnom prípade nekončí. Vlastne je to iba začiatok, s mnohými našimi zákazníkmi udržujeme trvalý kontakt. Naším cieľom je mať dlhodobo spokojných zákazníkov a tomu zodpovedá aj ponuka našich služieb. Pokiaľ sa zákazník nechce o svoje Money ERP starať sám, môže si vybrať individuálne služby osobného konzultanta. Môže využívať klasický hotline, objednať si školenie alebo akékoľvek konzultácie či servis. V našom tíme podpory máme mnoho skúsených konzultantov, niektorí sa našim zákazníkom venujú už viac ako 15 rokov a všetci svojej práci dokonale rozumejú.
So zákazníkmi spolupracuješ dlho, zblízka sleduješ rast a často aj premenu firmy do inej podoby. Nevzniká pritom niekedy aj vzťah v takmer súkromnej rovine?
Áno, niektorí zákazníci sú s nami už skutočne dlho. Veľmi často s tým, ako ich firma rástla, postupne prechádzali z nižších verzií Money až po Money S5 a my sme pre nich vyriešili veľa funkcií na mieru. A keď sa takto niekomu venujete viac ako 10 rokov, váš vzťah sa dostane na úplne inú úroveň.
Na záver si dovolím osobnú otázku. Pred rokmi si nastúpila do malej rodinnej firmy a profesne si rástla spolu s ňou. Aké to je, zistiť jedného dňa, že pracuješ na vedúcej pozícii vo veľkej medzinárodnej firme?
Tak teraz si ma dostala. Nikdy som nad tým takto neuvažovala. Ono to bola dlhá cesta a nič nebolo zo dňa na deň. Bol to vývoj ako pracovný, tak osobný. Som rada súčasťou veľkého Seyforu a veľmi si vážim toho, že som mala príležitosť sa stále niekam posúvať. A aj keď sme dnes skutočne veľká spoločnosť, stále si zachovávame rodinnú atmosféru, a to je fajn.
