Když v roce 2002 nastupovala do firmy Cígler software mladičká recepční Andrea Muchová, nejspíš netušila, že v budoucím Seyforu zůstane dalších 20 let a vypracuje se do role manažera. Za dobu svého působení se posunula z původní pozice přes asistentku ředitele až do obchodního týmu na dnešní pozici projektové manažerky Money ERP. Získala tak řadu neocenitelných zkušeností a ty dnes zúročuje při výběru nejlepšího ERP řešení pro své zákazníky, kterým dokáže pomoci nastavit systém přesně na míru podle jejich potřeb. Dnes ji poznáte už pod jménem Andrea Formánková.
Ty jsi byla ve firmě už při vzniku Money ERP a také v době jeho prvních nasazení. Současně máš i zkušenosti s jinými systémy a jsi tedy velmi erudovaným člověkem pro kvalitní výběr produktu. Myslíš si, že každý ERP systém je vhodný pro každou firmu, nebo je třeba nejprve najít „ten pravý“?
Toto už z mých úst určitě zaznělo mnohokrát – neexistuje dobrý nebo špatný podnikový systém. Jen je potřeba, aby si každá firma vybrala takové řešení, které bude splňovat její požadavky a vyhovovat konkrétním potřebám jejího byznysu a firemních procesů. Pokud pak tvrdí, že systém, který využívá, je špatný, chyba je spíš v tom, že si daná firma špatně vybrala, neumí nástroj správně používat nebo prostě už vyrostla a to, co jí vyhovovalo před 10 lety, už dnes v nové situaci nestačí.
Často se nás zákazníci ptají, který systém je nejlepší, a doufají, že jim to usnadní výběr. Na to ale neexistuje jednoznačná odpověď. Každý totiž od ERP systému očekává něco jiného. To, že Money ERP má například super propojení podnikového systému s e-shopem, může být pro účetní kancelář nedůležité. Takže je, jak říkáš, potřeba si najít „ten pravý“ systém.
Co je obvykle největším problémem při výběru správného ERP systému?
Firma, která se rozhodne pro zavedení nebo změnu podnikového systému, by měla především správně definovat kritéria výběru. Je dobré si sepsat všechny důležité požadavky, které musí nový systém splnit. Rozhodnutí změnit ERP systém vznikne zpravidla na základě nějaké chybějící funkcionality v rámci současného řešení. Z toho ovšem pramení častá chyba, kdy se firmy omezují na hledání systému, který tuto funkcionalitu mít bude, ale zapomínají se zmínit o tom, co jim dnes funguje dobře a co potřebují zachovat.
Změna podnikového systému je ideální příležitostí i na úpravu a zlepšení samotného fungovaní firmy, zamyšlení se nad tím, kam se má společnost posunout za 5–10 let a co by tedy v ideálním případě měl nový systém splnit, aby jeho nasazení přineslo firmě dlouhodobý užitek. Při výběru nového řešení je tedy dobré nesoustředit se jen na aktuální stav a „bolesti“ současného softwaru, ale i na rozvoj do budoucna.
Pro tyto případy můžu doporučit velmi inspirativní e-book Jak vybrat ERP systém. Shrnuli jsme v něm třicetileté zkušenosti s implementací ekonomických a informačních systémů ve firmách různého zaměření a myslím, že právě zde může každý najít odpověď na otázku, jakým chybám se při volbě při hledání nového ERP systému má vyhnout.
Dovolím si ještě jedno doporučení na toto téma – vybírejte nejen software, ale také jeho dodavatele. Bude vaším partnerem po dlouhé roky, a pokud se vám s ním špatně komunikuje už na začátku, zpravidla to po čase lepší nebude.
Volba ERP systému je pro každou firmu teprve začátkem cesty, protože pak následuje dlouhý proces jeho implementace. To je mimo jiné tvoje parketa. Máš nějaký tip, jak implementaci zvládnout co nejlépe?
Výběru nového ERP systému věnují firmy spoustu času, ale když přijde na řadu jeho nasazení, přejdou často do pozice „tak už nám to rychle nasaďte, ať to můžeme začít používat“. A to je ta největší chyba. Implementace vyžaduje součinnost obou stran, tedy dodavatele i firmy, která systém pořizuje. Dodavatel je ten, kdo bude celý proces implementace koordinovat a systém nasadí. Uživatelé si musí udělat dostatek času na spolupráci při nastavení a účast na školeních.
Pokud má tedy firma implementaci nového softwaru zvládnout co nejlépe, je potřeba si na to vytvořit dostatečný časový prostor. Zákazníkům proto vždy doporučujeme řešit přechod na nový systém v čase mimo hlavní sezonu. Datum 1. ledna se spoustě lidí může zdát jako fajn termín pro spuštění akce, ale pokud firma v prosinci vyřizuje stovky objednávek, určitě si přitom na implementaci nového ERP systému dostatečný čas neudělá. Klidně to tedy nechte na jinou dobu, převod dat i v polovině účetního období zvládneme lépe než hektickou hurá akci.
Dokáže opravdu dobře nastavený ERP systém pokrýt všechny potřeby dané firmy? Co když se časem zjistí, že se firma vyvinula směrem, se kterým při prvotní implementaci nepočítala?
Dobře nastavený podnikový systém by měl v každém případě zjednodušit a zefektivnit firmě její fungování a splnit všechna kritéria, která si zadala už při jeho výběru. To se ovšem bavíme o čase, kdy se software do firmy zavedl a odpovídal jejím aktuálním potřebám. Ty se ale většinou vyvíjí souběžně s rozvojem úspěšné firmy. Na trhu dnes naštěstí existuje řada systémů, které jsou velmi flexibilní a dokážou reagovat na měnící se potřeby svých uživatelů. Pokud firma už při výběru nového ERP systému zohlednila kritérium možného rozšíření do budoucna, nemusí být problém upravit systém tak, aby se novým potřebám přizpůsobil.
Právě třeba Money ERP má tu výhodu, že je možné začít s levnější variantou „krabicového“ řešení Money S4. To už samo o sobě nabízí rozsáhlé možnosti nastavení a přizpůsobení se a k dispozici má i víc než 30 modulů pro různá specializovaná řešení. Pokud pak klient po čase zjistí, že mu nepostačuje standardně dodávaná funkcionalita, může velmi jednoduše přejít na vyšší verzi Money S5, kde se dají připravit libovolné úpravy systému zcela na míru.
Firma tedy už našla vyhovující ERP systém a má ho na míru implementovaný. Všechno funguje, jak má. Tím pro tuto dobu vaše spolupráce končí, nebo může od dodavatele čekat něco dalšího?
Jak už jsem řekla před chvílí, dodavatel ERP systému je partner na dlouhé roky, takže implementací to v žádném případě nekončí. Vlastně je to teprve začátek, s mnoha našimi zákazníky udržujeme trvalý kontakt. Naším cílem je mít dlouhodobě spokojené uživatele a tomu odpovídá nabídka našich služeb. Pokud se zákazník nechce o své Money ERP starat sám, může si vybrat individuální služby osobního konzultanta. Může i využívat klasický hotline, objednat si školení nebo jakékoli konzultace či servis. V našem týmu podpory máme řadu zkušených konzultantů, někteří se našim zákazníkům věnují už více jak 15 let a všichni své práci dokonale rozumí.
Se zákazníky udržuješ spolupráci po dlouhou dobu, zblízka sleduješ růst a často i přerod firmy do jiné podoby. Nevzniká přitom někdy i vztah v téměř soukromé rovině?
Ano, někteří zákazníci jsou s námi už skutečně dlouho. Velmi často s tím, jak jejich firma rostla, postupně přecházela z nižších verzí Money až po Money S5 a my jsme pro ně vyřešili spousty věcí na míru. A když se takto někomu věnujete víc jak 10 let, váš vztah se dostane na úplně jinou úroveň.
Na závěr si dovolím osobní otázku. Před lety jsi nastoupila do malé rodinné firmy a profesně jsi rostla spolu s ní. Jaké to je, zjistit jednoho dne, že pracuješ na vedoucí pozici ve velké mezinárodní firmě?
Tak teď jsi mě dostala. Nikdy jsem nad tím takto neuvažovala. Ona to byla dlouhá cesta a nic nebylo ze dne na den. Byl to vývoj jak profesní, tak osobní.
Jsem ráda součástí velkého Seyforu a velmi si vážím toho, že jsem měla příležitost se stále někam posouvat. A i když jsme dnes skutečně velká společnost, stále si zachováváme rodinnou atmosféru, a to je moc fajn.
