Pravidelné spracovanie faktúr je dennou rutinou mnohých firiem. V mnohých z nich je však synonymom pre zdĺhavú papierovú prácu sprevádzanú chybami. Prečo teda celú prácu s pravidelnou fakturáciou nepreniesť na softvér a nesústrediť sa na dôležitejšie úlohy?
Čo je pravidelná fakturácia?
Všeobecne ide o generovanie a odosielanie faktúr na základe pevne stanoveného časového plánu, ktorý je obvykle spojený s opakujúcimi sa službami alebo produktmi. Zvyčajne ju využívajú firmy ponúkajúce prenájmy, predplatné, správu služieb alebo dlhodobé zákaznícke služby, kde fakturácia prebieha pravidelne každý mesiac, kvartál alebo rok.
Pravidelná fakturácia musí byť presná, včasná a bez chýb – inak riskujete nespokojnosť zákazníkov a stratu dobrého mena. Tento proces je však spojený s veľkým objemom administratívy, ktorú mnoho firiem stále rieši ručným spracovaním faktúr. Tým sa vystavujú riziku chýb spôsobených ľudským faktorom.
Podnikové informačné systémy, ako napríklad Money ERP, umožňujú firmám pravidelnú fakturáciu automatizovať a predchádzať tak preklepom a nesprávnemu vyplneniu údajov. ERP systém zabezpečí, že faktúry budú generované presne podľa zmluvných podmienok a odosielané načas.
Ako funguje automatizácia pravidelných faktúr?
Automatizácia pravidelných faktúr v ERP systéme ponúka široké možnosti nastavení pre generovanie faktúr na základe vopred definovanej šablóny. Konkrétne v Money ERP nájdete modul Zmluvy a pravidelná fakturácia navrhnutý pre spracovanie vydaných, zálohových aj prijatých faktúr.
Modul môžete doplniť aj doplnkom CSW Automatic, ktorý umožňuje generovanie veľkého množstva faktúr v priebehu mesiaca bez zásahu používateľa.
V praxi tak už nemusíte ručne denne kontrolovať, či je potrebné zákazníkovi odoslať faktúru – stačí systému nastaviť pravidlá a nechať ho vykonávať prácu za vás. Môžete napríklad:
- zadať vzorovú faktúru,
- nastaviť frekvenciu vystavovania (mesačne, kvartálne alebo ročne)
- a prispôsobiť parametre faktúry pre rôznych zákazníkov.
Firmy tak majú istotu, že faktúry budú vystavené načas a v súlade so špecifickými zmluvnými podmienkami.
Automatickou fakturáciou navyše nestratíte výhody prepojenia fakturačného modulu s ďalšími časťami ERP systému, ako je účtovníctvo alebo CRM systém. Fakturáciu tak ľahko zosúladíte s obchodnými a zákazníckymi aktivitami.
Aké ďalšie účtovné procesy sú vhodné na automatizáciu?
Aké sú výhody automatizácie pravidelných faktúr?
1. Úspora času a nákladov
Automatizácia vás odbremení od veľkého množstva manuálnej práce pri opakovanom vystavovaní faktúr. Firmy sa tak môžu viac zamerať na strategické činnosti a efektívnejšie využitie pracovnej sily. Zamestnanci už nemusia tráviť hodiny ručným vytváraním dokumentov a môžu sa sústrediť na dôležitejšie úlohy.
2. Prehľadnosť a kontrola
ERP systém fakturáciu nielen automatizuje, ale umožňuje ju aj prehľadne sledovať. V Money ERP sú všetky generované faktúry dostupné z jedného rozhrania, čo umožňuje zodpovedným zamestnancom kedykoľvek pristupovať k informáciám:
- o vystavených dokladoch,
- neuhradených faktúrach
- či faktúrach po splatnosti.
To uľahčuje interné kontroly fakturácie a zároveň poskytuje presné údaje pre finančné audity či daňové povinnosti.
3. Plynulé cashflow
Vďaka včasnému vybavovaniu faktúr podľa stanoveného harmonogramu zjednodušíte správu finančných tokov vo firme a zabezpečíte, že všetky platby prebehnú načas. Tým získate istotu stabilných príjmov a predídete výpadkom v cashflow. Táto schopnosť je obzvlášť dôležitá pre firmy ponúkajúce služby na báze predplatného alebo iných pravidelných platieb.
4. Zníženie chybovosti
Ručné vystavovanie faktúr je často spojené s rizikom chýb, ako sú nesprávne uvedené údaje, nesprávne vypočítané sumy alebo zlé dátumy splatnosti. Automatizácia pomocou ERP systému toto riziko eliminuje, keďže všetky informácie sa do faktúr nahrávajú elektronicky bez potreby ručného zadávania a ich odosielanie je riadené vopred stanoveným harmonogramom. Predídete tak komplikáciám a zvýšite spokojnosť zákazníkov.
Aké sú rozdiely medzi ERP systémom a bežnými fakturačnými programami?
Bežné fakturačné programy obvykle ponúkajú iba základné funkcie na vytváranie a správu faktúr. Tie môžu byť dostatočné pre menšie podniky s nízkym objemom transakcií, ktoré by nevyužili rozšírené funkcie väčších riešení. Ak však vaša firma rastie a počet finančných transakcií sa zvyšuje, čoskoro budete potrebovať výkonnejší softvér.
Money ERP vám okrem fakturačného modulu ponúka aj širokú škálu ďalších modulov na riadenie všetkých firemných agend a procesov. Fakturácia sa tak stáva len jednou súčasťou veľkého ekosystému, v ktorom sú moduly navzájom prepojené a zdieľajú rovnaké dáta. Fakturáciu môžete jednoducho prepojiť s účtovníctvom, CRM systémom, skladovým modulom a ďalšími nástrojmi. Tým dosiahnete centralizáciu firemných dát a zrýchlenie vnútropodnikových procesov.
Vďaka škálovateľnosti a možnostiam zákazníckych úprav Money ERP rastie spolu s vašou firmou a prispôsobí sa novým výzvam či vyššiemu objemu agend. Nemusíte sa tak obávať, že by ste museli v priebehu niekoľkých rokov hľadať nové riešenie.
Tip: Prečítajte si viac o výhodách ERP systému oproti fakturačným programom.
Praktické príklady implementácie automatizácie fakturácie v Money ERP
Nástroje na automatickú fakturáciu v Money ERP už pomohli mnohým firmám. Jednou z nich je český prevádzkovateľ trafík a nápojových automatov Point4U, ktorý už v roku 2007 implementoval účtovný systém Money S3 a neskôr prešiel na riešenie Money ERP. Riešenie pre firmu zahŕňalo viacero zákazníckych úprav, vrátane automatického spracovania dokladov napojeného na externé riešenie pre elektronickú výmenu dát.
Spoločnosť Point4U tak so všetkými dodávateľmi komunikuje plne automaticky a využíva jednotnú e-mailovú schránku s automatickým čítaním a spracovaním dokladov:
- Dodávatelia odosielajú dodacie listy a faktúry do jednotnej schránky.
- Systém doklady automaticky triedi, vyťaží z nich dáta a odošle ich do Money ERP.
- Ak dodávatelia používajú riešenia na elektronickú výmenu dát, môžu dokumenty odosielať priamo do Money ERP.
Vďaka tomuto riešeniu spoločnosť Point4U šetrí až dve pracovné miesta a mesačne zvláda automaticky spracovať v priemere až 300 faktúr so 100 a viac položkami.
Ako začať s automatizáciou pravidelných faktúr?
Než začnete vyberať vhodné riešenie na automatizáciu fakturácie, je potrebné vykonať dôkladnú analýzu aktuálneho stavu. Zamerajte sa najmä na procesy súvisiace s fakturáciou, ich časovú a personálnu náročnosť a mieru závislosti na ručnej práci. Výsledkom tejto analýzy bude prehľad fakturačných procesov a potenciálnych oblastí na zlepšenie.
Ďalším krokom je výber vhodného riešenia. Stačí vašej firme jednoduchý fakturačný program, alebo sa oplatí investovať do podnikového informačného systému? Túto voľbu nepodceňujte – pre malé firmy by nákup rozsiahleho ERP systému mohol byť zbytočne nákladný, zatiaľ čo väčším firmám by jednoduchšie programy nemuseli postačovať.
Po výbere a implementácii systému stačí nastaviť pravidlá pre automatickú fakturáciu a určiť harmonogram generovania a odosielania faktúr. Modul Zmluvy a pravidelná fakturácia v Money ERP umožňuje nastaviť nasledovné parametre:
- Počet opakovaní,
- platnosť a dátum prvého aj ďalších dokladov,
- periodicita (mesačná, kvartálna, polročná, ročná alebo týždenná),
- kombinácia všetkých uvedených možností.
Tip: Prečítajte si viac o tom, aké ďalšie procesy dokáže Money ERP automatizovať.
Začnite fakturovať lepšie
Ste na základe predchádzajúcich riadkov rozhodnutí zbaviť sa ručného spracovania faktúr? Vyskúšajte Money ERP – okrem spoľahlivého riešenia na fakturáciu získate aj robustné nástroje na účtovníctvo, skladové hospodárstvo, riadenie e-shopov a množstvo ďalších agend. Kontaktujte nás prostredníctvom formulára a zistite, ako vám Money ERP môže pomôcť.
Prípadne si môžete vyskúšať Money ERP zadarmo. Na 25 dní vám sprístupníme plnú verziu systému, kde si môžete pohodlne otestovať všetky funkcie.
