Automatizace pravidelných faktur: jaké jsou její výhody?

Co je pravidelná fakturace?

Obecně řečeno se jedná o generování a odesílání faktur na základě pevně stanoveného časového plánu, který je obvykle spojen s opakujícími se službami či produkty.

Obvykle jej tak řeší firmy nabízející pronájmy, předplatné, správu služeb nebo dlouhodobé zákaznické služby, kde fakturace probíhá pravidelně každý měsíc, kvartál nebo rok.

Pravidelná fakturace musí být přesná, včasná a bez chyb – v opačném případě riskujete nespokojenost zákazníků a ztrátu dobrého jména.

S tím je samozřejmě spojen velký objem administrativy, kterou i v současnosti řada firem řeší ručním zpracováváním faktur. Tím se ale tyto společnosti vystavují riziku chyb způsobených lidským faktorem.

Podnikové informační systémy, jako je například Money ERP, nicméně umožňují firmám pravidelnou fakturaci automatizovat a problémům s překlepy a chybným vyplněním dat předcházet.

ERP systém zajistí, že faktury budou generovány přesně podle smluvních podmínek a odesílány včas. 

Více o pravidelné fakturaci v Money ERP

Jak funguje automatizace pravidelných faktur?

Automatizace pravidelných faktur v ERP systému nabízí širokou škálu nastavení pro generování faktur na základě předem definované šablony.

Konkrétně v Money ERP naleznete modul Smlouvy a pravidelná fakturace navržený pro zpracování faktur vydaných, zálohových i přijatých. 

Modul pak můžete doplnit i doplňkem CSW Automatic pro generování velkého množství faktur napříč měsícem bez zásahu uživatele. 

V praxi tak již nemusíte ručně každý den kontrolovat, zda je třeba dotyčnému zákazníkovi odeslat fakturu – stačí jen systému nastavit pravidla a pak jej nechat dělat práci za vás.

Můžete zde mimo jiné:

• zadat vzorovou fakturu, 
• nastavit frekvenci vystavování (například měsíčně, kvartálně nebo ročně) 
• a přizpůsobit parametry faktury pro různé zákazníky. 

Firmy tak mají jistotu, že se faktury vystaví včas, a to podle specifických smluvních podmínek.

Automatickou fakturací rovněž neztrácíte výhody napojení fakturačního modulu na další části ERP systému, typicky účetnictví či CRM systém. Fakturaci tak můžete snadno sladit s obchodními a zákaznickými aktivitami. 

Jaké další účetní procesy jsou vhodné pro automatizaci?

Jaké jsou výhody automatizace pravidelných faktur?

1. Úspora času a nákladů

Automatizace vás zbavuje velkého množství manuální práce při opakovaném vystavování faktur. Firmy se tak mohou více zaměřit na strategické činnosti a optimalizovat využití pracovní síly.

Zaměstnanci již nemusí trávit hodiny ručním vytvářením dokumentů a mohou se zaměřit na prioritnější aktivity. 

2. Přehlednost a kontrola

ERP systém fakturaci nejen automatizuje, ale také vám ji umožňuje přehledně sledovat.

V Money ERP jsou všechny generované faktury přístupné z jednoho rozhraní, díky čemuž mají zodpovědní zaměstnanci kdykoliv přístup k informacím:

• o vystavených dokladech, 
• neuhrazených fakturách 
• či fakturách po splatnosti. 

To nejen usnadňuje interní kontroly fakturace, ale také představuje zdroj přesných dat pro finanční audity či daňové povinnosti. 

3. Plynulé cashflow

Díky včasném vyřizování faktur dle stanoveného harmonogramu zjednodušíte správu finančních toků ve firmě a zajistíte, že všechny platby proběhnou včas. Tím získáte jistotu stabilních příjmů a předejdete výpadkům v cashflow.

Tato schopnost je důležitá zejména v případě, že vaše firma nabízí služby na bázi předplatného či jiných pravidelných plateb. 

4. Snížení chybovosti

Ruční vystavování faktur je často spojeno s rizikem chyb, ať už jde o špatně uvedená data, špatně vypočítané částky nebo špatné datum splatnosti.

Automatizace pomocí ERP systému vás tohoto rizika zbaví, neboť veškeré informace jsou do faktur nahrávány elektronicky bez potřeby ručního zadávání a jejich rozesílání je řízeno předem stanoveným harmonogramem.

Vyhnete se tak nepříjemným komplikacím a podpoříte spokojenost zákazníků. 

Jaké jsou rozdíly mezi ERP systémem a běžnými fakturačními programy?

Běžné fakturační programy obvykle poskytují pouze základní funkce pro vytváření a správu faktur. Ty mohou být dostatečné pro menší podniky s malým objemem transakcí, které by rozšířené funkce větších řešení nevyužily.

Pokud ale vaše společnost roste a zvyšuje se počet finančních transakcí, brzy budete stát před potřebou pořídit výkonnější software.

Money ERP vám kromě fakturačního modulu nabídne i široký výběr dalších modulů pro řízení všech firemních agend a procesů.

Fakturace se tak stane jen jednou součástí velkého ekosystému, kdy jsou moduly navzájem propojené a mohou využívat stejná data.

Fakturaci tak snadno propojíte s účetními moduly, CRM systémem, skladovým modulem a dalšími. To vám umožní vaše firemní data centralizovat a zrychlit tak vnitropodnikové procesy. 

Díky škálovatelnosti a možnostem zákaznických úprav pak Money ERP poroste s vaší firmou a přizpůsobí se novým výzvám i vyššímu objemu agend. Nemusíte se tak obávat nutnosti v rozmezí několika let pořizovat nové řešení. 

Tip: Přečtěte si více o výhodách ERP systému oproti fakturačním programům

Praktické příklady implementace automatizace fakturace v Money ERP

Nástroje pro automatickou fakturaci v Money ERP již pomohly celé řadě firem. Jednou z těchto firem je český provozovatel trafik a nápojových automatů Point4U, který již v roce 2007 implementoval účetní systém Money S3 a později přešel na řešení Money ERP.

Řešení pro firmu zahrnovalo několik zákaznických úprav, mezi nimiž je i automatické zpracování dokladů napojené na externí řešení pro elektronickou výměnu dat. 

Společnost Point4U tak se všemi dodavateli komunikuje plně automaticky a využívá jednotnou e-mailovou schránku s automatickým vyčtením i zpracováním dokladů:

• Dodavatelé odešlou dodací listy a faktury do jednotné schránky,
• Systém doklady automaticky roztřídí, vytěží z nich data a odešle je do Money ERP,
• Pokud dodavatelé používají řešení pro elektronickou výměnu dat, mohou dokumenty odesílat přímo do Money ERP. 

Společnost Point4U díky tomuto uspořádání ušetří až dvě pracovní místa a měsíčně zvládá automaticky zpracovat v průměru až 300 faktur o 100 a více položkách.

Více o řešení pro Point4U

Jak začít s automatizací pravidelných faktur?

Než vůbec začnete vybírat vhodné řešené pro automatizaci fakturace, je třeba provést důkladnou analýzu současného stavu.

Zaměřte se zejména na to, jaké procesy máte na fakturaci navázané, kolik lidské práce a času spotřebují a do jaké míry jsou závislé na ruční práci.

Výsledkem této analýzy pak je komplexní přehled fakturačních procesů a prostorů pro možná zlepšení.

Druhým krokem je výběr vhodného řešení. Vystačí si vaše firma se specializovaným fakturačním programem, nebo by se pro vaše potřeby vyplatilo pořízení podnikového informačního systému?

Tuto volbu rozhodně nepodceňujte – pro menší firmy by nákup rozsáhlého ERP řešení mohl znamenat zbytečné výdaje za pokročilé funkce, které dotyčná společnost nemá jak využít.

Naopak pro velké firmy by jednodušší fakturační programy nemusely postačovat.

Po výběru a implementaci vámi vybraného systému pak již stačí jen nastavit pravidla pro automatickou fakturaci a určit harmonogram generování a odesílání faktur.

Například již zmíněný modul Smlouvy a pravidelná fakturace v Money ERP umožňuje nastavit následující parametry:

• Počet opakování,
• platnost a datum prvního i následujícího dokladu,
• periodicita (měsíční, kvartální, půlroční, roční nebo týdenní),
• kombinace všeho uvedeného.

Tip: Přečtěte si více o tom, jaké další procesy dokáže Money ERP automatizovat.

Začněte fakturovat lépe

Jste na základě předchozích řádků rozhodnuti dát sbohem ručnímu zpracování faktur?

Vyzkoušejte Money ERP; kromě spolehlivého řešení pro fakturaci s ním získáte i robustní nástroje pro účetnictví, skladové hospodářství, řízení e-shopů a řadu dalších agend.

Kontaktujte nás prostřednictvím formuláře a objevte sami, jak vám může Money ERP pomoci.  

Případně si můžete vyzkoušet Money ERP zdarma. Na 25 dní vám zpřístupníme plnou verzi systému, kde si můžete v klidu vyzkoušet všechny funkce. 

Vyzkoušet Money ERP