Jedno ERP, mnoho možností: Síla propojení firemních systémů

Klíčové myšlenky: 

• ERP systém může fungovat jako centrální platforma, která propojí všechny důležité firemní aplikace a vytvoří jeden spolehlivý zdroj dat pro celou firmu.
• Díky integracím a API technologií mohou mezi systémy automaticky proudit informace o objednávkách, skladových zásobách, zákaznících nebo finančních transakcích.
• Propojení e-shopu s ERP systémem umožňuje automaticky přenášet objednávky, rezervovat zboží na skladě a synchronizovat dostupnost produktů v reálném čase.
• Integrace logistických služeb zrychlují expedici objednávek. ERP může například automaticky vytvářet zásilky, tisknout štítky a odesílat zákazníkům expediční čísla zásilek.
• Napojení ERP na banky a platební brány umožňuje automatické párování plateb, aktuální přehled o cash flow a výrazně jednodušší správu financí.
• Automatizace firemních procesů snižuje administrativní zátěž zaměstnanců, eliminuje chyby při přepisování dat a zvyšuje celkovou efektivitu práce.
• Propojený informační systém pro firmy zároveň umožňuje snadno přidávat nové prodejní kanály, sklady nebo další aplikace bez nutnosti zásadních změn IT infrastruktury. 

Proč je izolovaný software brzdou vašeho růstu 

Historicky firmy často používaly pro každou oblast podnikání samostatný software – účetnictví v jednom programu, sklad v jiném systému a e-shop úplně odděleně. Takový přístup však vytváří tzv. datová sila (data silos), kdy jsou informace rozdělené mezi několik systémů a zaměstnanci je musí přenášet ručně. 

Na první pohled může jít o drobnou administrativu, ve skutečnosti však ruční práce stojí firmu desítky hodin měsíčně a zvyšuje riziko chyb. 

Typicky to ve firmě bez propojených systémů vypadá takto: 

1. objednávky z e-shopu se ručně přepisují do skladového systému,
2. účetní ručně párují bankovní výpisy s fakturami,
3. obchodníci zjišťují dostupnost zboží telefonicky ve skladu,
4. informace o zákaznících jsou uložené v několika různých databázích. 

Výsledkem bývají nejen chyby v datech, ale také nedostatek přehledu. Řešením je propojení firemních systémů pomocí ERP systému, který funguje jako centrální platforma pro řízení firmy. ERP systém propojí: 

• e-shop, 
• sklad,
• logistiku a expedici,
• i další nástroje a zajistí, že data existují pouze jednou a automaticky se sdílí napříč firmou. 

Firma tak získá přesná data, automatizované procesy a okamžitý přehled o svém fungování – což je jeden ze základních kroků k efektivní digitalizaci podnikání. 

ERP jako centrální mozek firmy  

ERP systém funguje jako centrální platforma, která firemní nástroje propojuje a vytváří tzv. „single source of truth”, teda jednotný zdroj pravdy. Klíčová data o firmě existují na jednom místě a ostatní systémy s nimi pracují prostřednictvím integrací. 

ERP systém dokáže sjednotit informace například o: 

• skladových zásobách a dostupnosti zboží,
• zákaznických objednávkách napříč prodejními kanály,
• fakturaci a finančních transakcích,
• zakázkách, zákaznících a obchodních partnerech. 

Co všechno lze (a má smysl) propojit 

ERP systém dokáže propojit široké spektrum nástrojů. V praxi se firmy nejčastěji zaměřují na integrace, které mají největší dopad na každodenní provoz. 

Mezi nejčastější patří například: 

• propojení e-shopu s ERP systémem,
• integrace se skladovým hospodářstvím a logistickými službami,
• napojení na banky a platební brány,
• propojení s CRM a obchodními nástroji,
• výměna dat s marketingovými nebo analytickými platformami. 

E-commerce: Propojení s e-shopy a marketplaces 

Jednou z nejčastějších integrací je propojení e-shopu s ERP systémem. Pro firmy, které prodávají online, je totiž klíčové mít přesná a aktuální data o objednávkách i skladových zásobách. 

Po integraci e-shopu s ERP probíhá celý prodejný proces automaticky: 

1. zákazník vytvoří objednávku v e-shopu,
2. objednávka se okamžitě přenese do ERP systému,
3. systém automaticky rezervuje zboží na skladě,
4. logistika může okamžitě zahájit expedici. 

Důležitou výhodou je také synchronizace skladových zásob v reálném čase. Pokud se zboží prodá v e-shopu, ERP systém okamžitě aktualizuje jeho dostupnost. Zákazníci tak vždy vidí aktuální informace o dostupnosti produktů. 

Podnikový systém Money ERP lze propojit s různými e-commerce platformami nebo marketplaces, mezi nejčastejší patří: 

• Shoptet,
• Alza,
• WooCommerce,
• a další, včetně méně běžného Shopify. 

Logistika: Od objednávky k expedici během vteřin 

Další oblastí, kde propojení systémů výrazně zvyšuje efektivitu, je logistika a expedice. 

ERP systém Money ERP může být napojený na přepravní služby a logistické platformy, které automatizují velkou část procesu odesílání zásilek. Jakmile je objednávka připravena k expedici, systém dokáže automaticky vytvořit zásilku a připravit všechny potřebné dokumenty. 

Typicky jde například o integrace s nástroji jako: 

• Balíkobot,
• Zásilkovna,
• Chameleoon,
• PPL nebo další přepravci. 

V praxi pak celý proces vypadá takto: 

1. ERP vytvoří zásilku přímo z objednávky,
2. systém automaticky vygeneruje přepravní štítek,
3. zákazník obdrží sledovací číslo zásilky,
4. stav doručení zásilky se automaticky aktualizuje. 

Ve společnosti Inside Czech se tvorba expedičních štítků a dodacích listů se zkrátila z minut na vteřiny.  

Finance: Automatické párování plateb a přehled o cash flow 

Finance patří mezi oblasti, kde může propojení ERP systému s dalšími nástroji přinést velmi rychlé výsledky. V mnoha firmách totiž stále probíhá řada finančních procesů manuálně. I proto je jednou z nejzákladnějších integrací propojení ERP systému s bankovními účty.  

Systém Money ERP dokáže: 

• načíst bankovní výpisy přímo z banky,
• automaticky spárovat platby s odpovídajícími fakturami,
• aktualizovat stav pohledávek a závazků,
• zobrazit aktuální přehled o cash flow. 

Další důležitou integrací je propojení s platebními branami, které firmy využívají při online prodeji. ERP systém může automaticky přijímat informace o zaplacených objednávkách a ihned je přiřazovat k příslušným dokladům. 

Mezi běžně používané platební brány patří například: 

• GoPay,
• Comgate,
• GlobalPayments, 
• Stripe,
• Shoptet Pay.  

Propojení těchto nástrojů s ERP systémem zajišťuje, že firmy získávají přesnější přehled o svých financích a mohou rychleji reagovat na změny v cash flow. 

Propojení systémů umožňuje API integrace 

Technologie API umožňuje jednotlivým aplikacím komunikovat a bezpečně si předávat data. Zjednodušeně řečeno API funguje jako univerzální „překladač“ mezi různými softwarem. Díky němu může například e-shop automaticky odeslat objednávku do ERP systému nebo ERP předat informace o skladových zásobách zpět do e-shopu. 

API rozhraní v Money ERP se využívá například pro: 

• synchronizaci dat mezi e-shopem a ERP systémem,
• propojení ERP s logistickými službami,
• napojení na bankovní a platební služby,
• integraci s CRM nebo marketingovými nástroji. 

Velkou výhodou API je jeho flexibilita. Firmy mohou postupně přidávat nové integrace podle toho, jak rostou jejich potřeby. 

Modul API v Money ERP

Hotové integrační moduly vs. vývoj na míru 

Při debatě o technických aspektech integraci systémů se firmy často rozhodují mezi dvěma přístupy – využít hotové integrační moduly nebo vyvinout propojení na míru. 

Hotové řešení od dodavatelů ERP systémů mají několik významných výhod: 

• rychlejší implementaci,
• nižší náklady na vývoj,
• ověřenou stabilitu a bezpečnost. 

Vývoj na míru může být naopak vhodný v situacích, kdy firma potřebuje velmi specifické funkce nebo pracuje s unikátními procesy. 

Money ERP vyznává přístup Plug&Play, díky kterému je možné ho snadno napojit:  

• Nabízí připravené integrace pro nejběžnější nástroje jako je E-shop konektor PLUS, modul Chameleoon nebo modul Shoptet. 
• Zároveň ho napojíte na širokou škálu nástrojů díky otevřenému modulu API. 

Díky tomu mohou firmy postupně rozšiřovat svůj ekosystém aplikací, aniž by musely zásadně měnit svou IT infrastrukturu, tak jak to udělala společnost Fitham. 

4 hlavní přínosy propojeného ERP systému 

Propojení firemních systémů pomocí ERP není jen technologická změna. Jde především o způsob, jak výrazně zefektivnit fungování celé firmy. Pokud jsou jednotlivé nástroje propojené a data mezi nimi proudí automaticky, mění se způsob práce napříč všemi odděleními. 

Firmy, které úspěšně implementují ERP systém a propojí ho s dalšími nástroji zaznamenají několik zásadních přínosů: 

1. Vyšší produktivita zaměstnanců: Automatizace procesů odstraňuje duplicitní práci. Objednávky, skladové zásoby nebo platby se přenášejí mezi systémy automaticky, takže zaměstnanci se mohou věnovat důležitějším činnostem než administrativě.
2. Nižší chybovost v datech: Automatická synchronizace dat minimalizuje chyby způsobené ručním přepisováním informací. Výsledkem je přesnější evidence objednávek, faktur i finančních dat.
3. Lepší přehled o fungování firmy: ERP systém shromažďuje data z různých částí firmy na jednom místě. Management tak má v reálném čase přehled o objednávkách, tržbách, skladových zásobách i finančních výsledcích.
4. Škálovatelnost a připravenost na růst: Propojený ERP systém umožňuje snadno přidávat nové e-shopy, sklady nebo další nástroje bez zásadních změn IT infrastruktury. 

Nejčastější otázky o propojení ERP systému s dalšími nástroji 

Co znamená propojení e-shopu s ERP systémem? 

Propojení e-shopu s ERP systémem znamená automatickou výměnu dat mezi e-commerce platformou a podnikovým informačním systémem. Objednávky z e-shopu se automaticky přenášejí do ERP, kde se rezervuje zboží na skladě, připraví fakturace a spustí logistické procesy. Zároveň se do e-shopu synchronizují informace o dostupnosti produktů a cenách. 

Jak ERP systém pomáhá s automatizací firemních procesů? 

ERP systém propojuje jednotlivé části firmy a umožňuje automatické zpracování dat mezi systémy. Díky tomu mohou procesy jako zpracování objednávek, párování plateb, správa skladových zásob nebo logistika probíhat bez ručního zásahu. Automatizace firemních procesů tak šetří čas zaměstnanců a snižuje riziko chyb. 

Jak funguje API integrace mezi ERP a dalšími systémy? 

API integrace umožňuje různým softwarům bezpečně komunikovat a vyměňovat si data. ERP systém díky API propojení automaticky přijímá informace z e-shopu, banky, logistických služeb nebo CRM nástrojů.  

Jaké systémy má smysl propojit s ERP systémem? 

Moderní ERP systém se nejčastěji propojuje s nástroji, které jsou klíčové pro každodenní chod firmy. Patří mezi ně e-shopové platformy, skladové hospodářství, přepravci, banky, platební brány, CRM systémy, marketingové nástroje, analytické nástroje, účetní systémy, informační systémy dodavatelů a odběratelů a různé další aplikace.  

Je vaše IT infrastruktura připravena na propojení systémů? 

Firmy, které chtějí zůstat konkurenceschopné, potřebují pracovat s daty efektivně a automatizovat co nejvíce procesů. Proto stále více společností přechází na ERP systém, který propojí oddělené systémy i další firemní nástroje do jednoho funkčního celku.  

Každá firma má přitom jiné procesy, nástroje i požadavky na integrace. Důležité je proto vybrat ERP systém, který dokáže flexibilně propojit všechny klíčové části vašeho podnikání a přizpůsobit se jeho dalšímu růstu. 

Systém Money ERP umožňuje propojit e-shop, sklad, finance i další systémy do jednoho přehledného prostředí. Díky přístupu Plug&Play bude růst spolu s vaší firmou a postupně se přizpůsobovat jejím potřebám. 

Chcete zjistit, jak může propojení systémů zefektivnit fungování vaší firmy? Domluvte si nezávaznou konzultaci s odborníkem na ERP systémy. 

Chci konzultaci