Řízení skladu pomocí WMS: jak funguje řízený sklad a kdy ho firma potřebuje

Klíčové myšlenky 

• WMS (Warehouse Management System) řídí skladové procesy od příjmu zboží až po expedici a průběžné inventury. 
• Na rozdíl od běžné skladové evidence WMS aktivně naviguje skladníky a kontroluje správnost skladových operací. 
• ERP řeší sklad jako součást celého podnikového systému a procesů. 
• Menším firmám s jednoduchými procesy často postačí skladový modul nebo mobilní řešení skladu v ERP. 
• Samostatné WMS se vyplatí při rostoucím počtu objednávek, skladových položek, skladníků nebo skladových zón. 
• WMS se často využívá v e-commerce, kde je tlak na rychlé vychystávání, nulovou chybovost a zvládnutí sezónní špičky. 
• Při výběru řešení je důležité posoudit nejen funkce WMS, ale také kvalitu jeho integrace se stávajícími firemními systémy. 

Co je systém WMS a co znamená řízený sklad 

WMS (Warehouse Management System) je software určený pro řízení každodenních skladových procesů. Na rozdíl od běžné skladové evidence nesleduje pouze stav zásob, ale aktivně rozhoduje o úkolech skladníků a průběžně je kontroluje:úkolech skladníků a průběžně je kontroluje: 

• při příjmu doporučí vhodnou skladovou pozici, 
• při vychystávání naviguje pracovníka ke správnému regálu,
• a při expedici ověřuje správnost připravené objednávky. 

Pojmy systém WMS, systém pro řízení skladu, sklad WMS nebo řízený sklad se často používají jako synonyma, označují však odlišné věci. WMS je samotný software, zatímco řízený sklad je způsob fungování skladu, ve kterém se jednotlivé operace provádějí podle pravidel definovaných ve WMS. 

Jak WMS funguje v praxi 

Příjem zboží 

Příjem je prvním procesem  , při kterém WMS pomáhá eliminovat chyby. Po naskenování čárového kódu nebo jiného identifikátoru ověří přijaté zboží, zkontroluje množství a podle nastavených pravidel určí, kam má být uloženo.  

Ukládání zboží na pozice 

Moderní WMS využívají adresné skladování, při kterém má každá skladová pozice své jedinečné označení. Systém přitom může zohledňovat obrátkovost, rozměry, hmotnost, typ zboží nebo dostupnou kapacitu. Často vyhledá optimální pozici automaticky. 

Vychystávání objednávek 

Při zpracování objednávek WMS vytvoří skladníkovi přesný seznam úkolů a naviguje ho nejefektivnější trasou skladem. Každá položka se při odběru kontroluje skenováním, což výrazně snižuje riziko záměny zboží nebo nesprávného množství. Ve větších skladech systém podporuje také pokročilé metody vychystávání, například multi-picking nebo wave picking. 

Balení a expedice 

Před expedicí WMS ověří, že objednávka obsahuje správné položky a množství. Součástí procesu může být tisk přepravních štítků nebo komunikace s dopravci. Data o skladových operacích zůstávají ve WMS a do ERP nebo jiných systémů se předávají pouze v rámci nastavené integrace. 

Inventura a kontrola zásob 

WMS umožňuje provádět průběžné inventury bez nutnosti zastavit provoz skladu. Díky přesné evidenci skladových pozic dokáže rychle identifikovat nesrovnalosti a poskytuje aktuální přehled o tom, kde se jednotlivé položky nacházejí. 

ERP versus WMS: jaký je mezi nimi rozdíl 

ERP a WMS řeší sklad z odlišných pohledů.  

ERP systém spravuje sklad jako součást celé firmy – propojuje zásoby s nákupem, prodejem, účetnictvím, výrobou či CRM. Jeho úkolem je zajistit, aby byly skladové pohyby správně zaevidovány a navazovaly na ostatní firemní procesy. 

WMS se naopak soustředí na operativu přímo ve skladu. Řídí každý skladový úkol – od příjmu zboží přes jeho uskladnění až po vychystání a expedici objednávek. Skladníkům přiděluje úkoly, naviguje je po skladu a průběžně kontroluje správnost provedených operací. 

Tyto systémy si ve většině případů nekonkurují, ale doplňují se. ERP zůstává hlavním systémem pro řízení firmy, zatímco WMS přebírá řízení skladových procesů tam, kde již základní skladová evidence nestačí. Data mezi nimi následně proudí prostřednictvím integrace. 

Kdy firmě stačí skladový modul nebo mobilní řešení skladu v ERP 

Ne každá firma potřebuje samostatný WMS. Pokud jsou skladové procesy jednoduché a sklad není hlavním omezením růstu, je WMS drahým a náročným řešením. Ve většině případů postačí skladový modul v ERP doplněný o mobilní řešení pro skladníky.  

Skladový modul umožňuje evidovat zásoby, zpracovávat příjemky a výdejky, provádět inventury či sledovat vazby na objednávky, faktury a další obchodní doklady. Mobilní aplikace navíc zrychluje příjem a výdej zboží, eliminuje ruční přepisování údajů a snižuje počet chyb při práci se skladem. 

ERP je vhodnou volbou zejména tehdy, když sklad slouží především k podpoře prodeje nebo výroby a nevyžaduje pokročilé řízení skladových operací. Výhodou je, že všechna data zůstávají v jednom systému bez nutnosti integrace dalšího softwaru. 

Modul skladu v ERP vám pravděpodobně postačí, pokud: 

• máte jeden nebo několik menších skladů,
• denně zpracujete nižší stovky objednávek, 
• řídíte pouze základní skladové pozice, 
• skladníci se ve skladu dobře orientují i bez navigace systému,
• prioritou je mít propojené skladové pohyby s obchodními a ekonomickými procesy.  

Kdy se vyplatí samostatný systém WMS 

Samostatný WMS začíná dávat smysl ve chvíli, kdy růst firmy způsobí, že skladovou operativu již nelze zvládat pouze pomocí evidence zásob. Nejde přitom o velikost firmy, ale o složitost skladových procesů a objem práce. 

WMS pomáhá problémy řešit tím, že standardizuje skladové procesy. Každý pracovník dostává konkrétní úkoly, systém kontroluje správnost provedených operací a poskytuje aktuální přehled o pohybu zboží i vytíženosti skladu. 

O WMS byste měli uvažovat, pokud: 

• počet objednávek dynamicky vzrostl (nebo se setkáváte se sezónními nárůsty) , 
• přibývají chyby při vychystávání nebo reklamace,
• skladníci tráví mnoho času hledáním zboží,
• pracujete s vyššími tisíci skladových položek ,
• máte více skladů, skladových zón nebo větší počet skladníků,
• potřebujete zrychlit expedici bez dalšího navyšování počtu zaměstnanců. 

WMS v e-commerce: jak pomůže zrychlit expedici   

Zákazníci v e-commerce očekávají, že objednávka bude zpracována ještě v den jejího vytvoření a e-shop bude zobrazovat aktuální dostupnost zboží. Při tisících objednávek denně je manuální řízení skladu stále náročnější a zvyšuje se riziko chyb. 

WMS zrychluje zpracování objednávek tím, že optimalizuje vychystávání a rozděluje práci mezi skladníky. Při vyšších objemech umožňuje využívat metody, jako je multi-picking, kdy skladník vychystává položky pro více objednávek během jedné trasy skladem. Tím se zkracuje uražená vzdálenost i čas potřebný k vyřízení objednávek. 

Důležitou roli hraje také při kontrole správnosti objednávek a zpracování vratek. Každý pohyb zboží je zaznamenán, což usnadňuje dohledání chyb a opětovné zařazení vráceného zboží do prodeje. 

Význam WMS roste také během sezónních špiček, kdy počet objednávek krátkodobě několikanásobně naroste. Díky standardizovaným procesům dokáže sklad efektivněji zapojit také brigádníky nebo nové zaměstnance bez dlouhého zaškolování. 

Jak jsme ale psali již výše, WMS může být drahým a zbytečně náročným řešením, které nepotřebuje každý e-shop. Rádi vám poradíme, zda pro vás má smysl, nebo vám k řízení skladu postačí ERP systém.  

Jak probíhá napojení WMS na ERP, e-shop a dopravce 

Většina firem nepoužívá WMS jako samostatný systém. Nejčastěji je propojen s ERP systémem, e-shopem a podle potřeby také s dopravci nebo dalšími logistickými aplikacemi. Právě kvalita této integrace rozhoduje o tom, jak spolehlivě bude celý sklad fungovat. 

Typický tok dat vypadá následovně: 

1. ERP nebo e-shop odešle do WMS informace o přijatých objednávkách.
2. WMS řídí příjem, uskladnění, vychystání, balení a expedici zboží.
3. Po dokončení operací odešle zpět do ERP informace o pohybech zásob, stavu objednávky nebo expedici.
4. Pokud je součástí řešení napojení na dopravce, WMS nebo integrovaná logistická aplikace zajistí vytvoření zásilky, tisk přepravních štítků a předání potřebných údajů přepravci. 

Důležité je, aby všechny systémy pracovaly se stejnými daty. Nekvalitní nebo pomalá integrace může způsobit neaktuální skladové zásoby, duplicitu údajů nebo zpožděné zpracování objednávek. Při výběru WMS byste proto neměli hodnotit pouze jeho funkce, ale také možnosti napojení na stávající firemní systémy. 

Výhody a limity systému WMS 

Největším přínosem WMS není samotná evidence skladu, ale efektivnější řízení každodenních operací. Díky přesně definovaným procesům dokáže firma zpracovat více objednávek se stejným počtem pracovníků a zároveň snížit chybovost. 

Mezi hlavní výhody patří: 

• vyšší přesnost při příjmu, vychystávání a expedici,
• rychlejší zpracování objednávek díky optimalizaci pohybu skladníků,
• aktuální přehled o umístění každé skladové položky,
• jednodušší zaškolení nových pracovníků, protože je systém vede jednotlivými kroky,
• lepší škálovatelnost při růstu skladu nebo počtu objednávek. 

Na co si dát pozor 

WMS sám o sobě nevyřeší neefektivní skladové procesy. Aby přinesl očekávané výsledky, je třeba věnovat pozornost přípravě dat, nastavení procesů i zaškolení uživatelů. 

Potřebujete WMS, nebo vám postačí ERP systém? 

Správné řešení závisí na velikosti skladu, počtu objednávek i složitosti procesů. Zatímco některým firmám postačí skladový modul v ERP, jiné již při dalším růstu ocení výhody samostatného WMS a jeho integrace s podnikovým informačním systémem.  
 
Money ERP nabízí obě možnosti - pokročilý integrovaný skladový modul nebo široké možnosti integrace s externími systémy. Pokud si proto nejste jisti, které řešení je vhodné pro vaši firmu, kontaktujte nás. Pomohou vám zhodnotit vaše skladové procesy, doporučí vhodný postup digitalizace a navrhnou řešení, které bude odpovídat vašim současným i budoucím potřebám. 

Nezávazná konzultace