Časové rozlišení nákladů a výnosů: Jak vám s tím pomůže Money ERP

Co je to časové rozlišení nákladů a výnosů a jak s ním pracovat?

Jednou ze základních zásad při vedení účetnictví je tzv. zásada akruálního principu. Ta v souladu s českou legislativou (konkrétně ustanovením § 3 odst. 1 zákona o účetnictví) požaduje vykazování všech hospodářských operací v období, kterého se věcně i časově týkají. Jinými slovy je třeba náklady vykazovat v období, kdy došlo ke spotřebě, výdaje ve stejném období jako úbytek peněz a podobně. 

V zájmu správného vyčíslení hospodářského výsledku se proto provádí tzv. časové rozlišení výnosů a nákladů. To od dané účetní jednotky vyžaduje evidovat přesnou výši závazku či pohledávky, její časové vymezení a rovněž i její účel. Časové rozlišení se dále dělí na dlouhodobé a krátkodobé v závislosti na splatnosti k datu účetní závěrky.

Český účetní standard nicméně stanovuje i případy, ve kterých časové rozlišení použít nelze, a ve kterých je jeho použití nepovinné. Do první skupiny spadají různé pokuty, manka a náhrady škod, zatímco druhou tvoří drobné částky s malým významem, jejichž nerozlišení by nijak neovlivnilo celkový hospodářský výsledek. 

Účty pro časové rozlišení 

V účetní osnově je pro účel rozlišení vyhrazena účetní skupina 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv. V ní nalezneme následující účty: 

• Náklady příštích období (381) zahrnuje případy, kdy výdaje náleží do běžného období, ale náklady spadají do období následujícího. Typicky se jedná například o leasingové splátky, předplatné či nájem placený předem.
• Komplexní náklady příštích období (382) je v jádru shodný s předchozím účtem, oproti němu se ale náklady vztahující se k jednomu účelu vykazují v následujícím období souhrnně. Dobrým příkladem takového účtu jsou náklady na dlouhodobou propagaci či výzkum a vývoj.
• Výdaje příštích období (383) se používá k účtování nákladů souvisejících s běžným obdobím, u kterých ale do účetní závěrky nedošlo k výdaji. U tohoto účtu musí být známa přesná částka, v praxi se s ním proto setkáme u zpětně hrazených nájmů či u zpětného leasingu.  
• Výnosy příštích období (384) je určen pro příjmy obdržené v běžném účetním období, které výnosově náleží do období následujícího. I zde můžeme jako příklad použít nájem placený předem, byť v tomto případě z pozice pronajímatele.
• Příjmy příštích období (385) se používají tehdy, kdy do konce účetního období nebyla inkasována částka, jež je výnosem z daného období. Zde můžeme jako příklad využít provize z výnosů či doposud nevyfakturovanou práci.

Všechny výše uvedené účty používáme pouze tehdy, když u dané operace známe přesnou částku, účel i období. Pro případ operací, u kterých tyto parametry neznáme, pak účetní osnova obsahuje tzv. účty dohadných položek:

• Dohadné účty aktivní (388) zaznamenávající částky, u kterých neznáme částku ani období (např. přiznané, ale doposud neuhrazené pojistné plnění)
• Dohadné účty pasivní (389) jsou určeny pro závazky vůči dodavatelům v odhadové výši (např. nevyfakturované zboží či dodávka materiálu)

Jak vám s časovým rozlišením pomůže Money ERP?

Vzhledem k výše uvedenému je zřejmé, že časové rozlišení zahrnuje nemalé množství účetní administrativy, která se může zejména při velkém objemu účetních operací brzy stát nepřehlednou. Uživatelé řešení Money ERP ale mohou sáhnout po modulu Časové rozlišení, který posyktuje následujíci možnosti:

• přidávat k dokladům záložku časového rozlišení s možností zvolení časového úseku pro rozpočítání faktury (přesnost na dny),
• nastavení roční, měsíční či kvartální periody pro samotný výpočet,
• automatické vytvoření návrhu časového rozlišení na základě zadaných dat a vygenerování položek časového rozlišení,
• automatické zaúčtování návrhu interními doklady dle uživatelského nastavení.

Mám zájem o modul Časové rozlišení

„Předtím jsem musela časové rozlišení složitě a zdlouhavě zpracovávat pomocí excelovských tabulek. Oproti tomu modul Časové rozlišení v Money ERP provádí vše potřebné automaticky a v rámci jednoho systému, čímž mi šetří mnoho času a práce. Automatizace má velkou výhodu i ve snížení chybovosti, kdy už nehrozí, že by se na nějakou fakturu zapomnělo." Martina Kratochvílová, účetní Solitea Slovensko, a. s.

Časové rozlišení – příklady

Účtování nákladů budoucích období (381)

Náklady budoucích období účtujete v případě výdajů běžného účetního období, které se vážou k nákladům vstupujícím do výsledku hospodaření v budoucím období. Může jít například o předem zaplacené služby, třeba nájemné.

Faktura přijatá, která přišla 25. 5. 2022 za nájem na období 9.–12. 2022

Navzdory tomu, že faktura bude zaplacená v květnu, do nákladů vstupuje až v měsících září, říjen, listopad a prosinec.

Zaúčtování faktury 381/321

Takto vytvořenou fakturu dokážete přenést do časového rozlišení. Označíte danou fakturu a prostřednictvím funkce Časové rozlišení spustíte Průvodce generováním karet časového rozlišení.

Po tomto kroku v záložce Časové rozlišení vidíte, jakým způsobem se budou položky účtovat.

V posledním kroku zaúčtujete položky časového rozlišení a vytvoříte tak Interní doklady.

Účtování výnosů budoucích období (384)

Výnosy budoucích období účtujete v případě, kdy poskytujete službu v následujícím období, ale inkaso vyžadujete v běžném období.

Zaúčtování faktury 311/384

Při přenesení faktury do seznamu časového rozlišení vidíte, jak se bude časové rozlišení účtovat.

Po zaúčtování vidíte v interních dokladech zaúčtování časového rozlišení.