Časové rozlišení nákladů a výnosů – co to je a jak ho správně účtovat?

Co je časové rozlišení nákladů a výnosů

Časové rozlišení je účetní metoda, která zajišťuje, že náklady a výnosy jsou zaúčtovány do období, se kterým časově a věcně souvisejí, bez ohledu na to, kdy došlo k jejich úhradě nebo inkasu.

Tento princip je v souladu se zásadou akruálního principu, která je zakotvena v české legislativě, konkrétně v § 3 odst. 1 zákona o účetnictví.

Tato zásada vyžaduje, aby všechny hospodářské operace byly vykazovány v období, ke kterému se věcně a časově vztahují.

V zájmu správného vyčíslení hospodářského výsledku se proto provádí tzv. časové rozlišení výnosů a nákladů. To od dané účetní jednotky vyžaduje evidovat přesnou výši závazku či pohledávky, její časové vymezení a rovněž i její účel.

Časové rozlišení se dále dělí na dlouhodobé a krátkodobé v závislosti na splatnosti k datu účetní závěrky.

Český účetní standard nicméně stanovuje i případy, ve kterých časové rozlišení použít nelze, a ve kterých je jeho použití nepovinné. 

Kdy je časové rozlišení povinné a kdy ne? 

Obecně platí, že časové rozlišení je povinné všude tam, kde je potřeba zajistit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů. Pokud se náklad nebo výnos vztahuje k jinému účetnímu období, měl by být zaúčtován do období, se kterým souvisí. 

V praxi se však uplatňuje také zásada významnosti. Časové rozlišení proto zpravidla není nutné u: 

• nevýznamných částek, jejichž nerozlišení nemá podstatný vliv na účetní závěrku ani výsledek hospodaření,
• drobných, pravidelně se opakujících nákladů a výnosů, pokud jejich nerozlišení významně neovlivní účetnictví. 

V těchto případech je vhodné mít postup pro časové rozlišení upravený ve vnitřní účetní směrnici. 

Jak na výpočet časového rozlišení?

Správné účtování časového rozlišení vyžaduje systematický přístup a přesné rozdělení nákladů a výnosů do správných účetních období.

Zde je základní postup, jak správně rozlišovat náklady a výnosy:

Identifikace položek k časovému rozlišení

• Určete náklady a výnosy, které se vztahují k více účetním obdobím. Typickými příklady jsou předplatné, nájemné placené předem nebo výnosy z poskytnutých služeb, jejichž úhrada nastane v budoucnu. 

Stanovení částky k rozlišení

• Přesně určete hodnotu nákladu nebo výnosu, který má být časově rozlišen. 

Určení období

• Rozdělte částku do příslušných účetních období podle toho, kdy dojde ke spotřebě nákladu nebo realizaci výnosu. 

Účtování na příslušné účty

Použijte správné účty z účtové skupiny 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv. 

Jaké účty se používají pro časové rozlišení?

V účetnictví jsou pro časové rozlišení nákladů a výnosů vyhrazeny účty ze skupiny 38 – Přechodné účty aktiv a pasiv. Tyto účty slouží k rozložení nákladů a výnosů mezi jednotlivá účetní období tak, aby odpovídaly zásadě akruálního účetnictví.

Náklady příštích období (381)

Účet 381 – Náklady příštích období se používá v případech, kdy podnik zaplatí za služby nebo zboží v běžném účetním období, ale spotřeba tohoto plnění proběhne až v následujících obdobích.

Typické příklady:

• předplatné,
• nájemné placené předem,
• Leasingové splátky.

Účet 381 se používá pouze v případě, že je známá přesná částka, účel a období, ve kterém bude náklad realizován.

Komplexní náklady příštích období (382)

Účet 382 – Komplexní náklady příštích období je podobný účtu 381, ale vztahuje se k nákladům, které souvisejí s jedním konkrétním účelem a budou zaúčtovány souhrnně v následujícím období.

Typické příklady:

• Dlouhodobé marketingové kampaně (např. propagace značky)
• Náklady na výzkum a vývoj

Výdaje příštích období (383)

Účet 383 – Výdaje příštích období slouží k evidenci nákladů, které sice patří do běžného období, ale ke dni účetní závěrky nebyly uhrazeny.

Typické příklady:

• nájemné splatné zpětně,
• zpětný leasing,
• odložené platby za energie nebo telekomunikační služby.

Tento účet se využívá v situacích, kdy účetní jednotka zná přesnou částku výdaje a období, do kterého patří.

Výnosy příštích období (384)

Účet 384 – Výnosy příštích období se používá pro příjmy přijaté v běžném účetním období, které však věcně a časově náleží do období následujícího.

Typické příklady:

• Přijaté platby za služby, které budou poskytnuty v budoucnu
• Nájemné placené předem (z pozice pronajímatele)

Tento účet pomáhá zajistit, aby výnosy byly správně rozpoznány v období, ve kterém skutečně vznikly.

Příjmy příštích období (385)

Účet 385 – Příjmy příštích období slouží k evidenci výnosů, které věcně patří do běžného účetního období, ale ke konci účetního období ještě nebyly inkasovány.

Typické příklady:

• Provedené, ale dosud nevyfakturované služby,
• Provize z výnosů.

Všechny výše uvedené účty používáme pouze tehdy, když u dané operace známe přesnou částku, účel i období. Pro případ operací, u kterých tyto parametry neznáme, pak účetní osnova obsahuje tzv. účty dohadných položek.

Co jsou to účty dohadných položek?

Dohadné účty jsou účetní kategorie, které se používají v případech, kdy není známa přesná částka nákladu nebo výnosu ke dni účetní závěrky, ale je jisté, že k dané transakci došlo nebo dojde.

Slouží tedy k přesnějšímu vykázání hospodářského výsledku a zabránění jeho zkreslení.

Dohadné účty se dělí na dohadné účty aktivní (388) a dohadné účty pasivní (389).

Dohadné účty aktivní (388)

Tento účet slouží k evidenci pohledávek účetní jednotky, jejichž výše není dosud známa přesně, ale očekává se jejich inkaso v budoucím období.

Typickým příkladem je přiznané, ale dosud neuhrazené pojistné plnění.

Dohadné účty pasivní (389)

Dohadné účty pasivní evidují závazky, které účetní jednotka musí v budoucnu uhradit, ale jejich přesná výše není ke dni účetní závěrky známa.

Typickým příkladem jsou nevyfakturované dodávky materiálu nebo služeb.

Jak vám s časovým rozlišením pomůže Money ERP?

Správné časové rozlišení může být při velkém objemu účetních operací časově náročné a obtížně přehledné. Systém Money ERP však tento proces výrazně usnadňuje díky modulu Časové rozlišení, který přináší automatizaci a přehlednost.

S tímto modulem získáte:

• Přehledné řízení časového rozlišení přímo v dokladech – možnost přidat k fakturám a jiným dokladům záložku časového rozlišení s přesným rozpočítáním částek (až na jednotlivé dny).
• Flexibilní nastavení periody rozlišení – výběr mezi ročním, měsíčním nebo kvartálním rozložením nákladů a výnosů.
• Automatický výpočet a generování položek časového rozlišení – systém na základě zadaných dat automaticky vypočítá částky a vytvoří odpovídající účetní záznamy.
• Plná automatizace účtování – vygenerované návrhy jsou zaúčtovány do interních dokladů podle uživatelských nastavení, čímž se minimalizuje riziko chyb a manuální práce.

Prozkoumat modul Časové rozlišení

„Předtím jsem musela časové rozlišení složitě a zdlouhavě zpracovávat pomocí excelovských tabulek. Oproti tomu modul Časové rozlišení v Money ERP provádí vše potřebné automaticky a v rámci jednoho systému, čímž mi šetří mnoho času a práce. Automatizace má velkou výhodu i ve snížení chybovosti, kdy už nehrozí, že by se na nějakou fakturu zapomnělo," Martina Kratochvílová, účetní Seyfor Slovensko

Příklady účtování časového rozlišení v Money ERP

Pro lepší pochopení aplikace časového rozlišení v účetnictví si ukážeme několik konkrétních situací. Každý příklad demonstruje, jak správně postupovat při účtování jednotlivých typů časového rozlišení.

Účtování nákladů budoucích období (381)

Náklady budoucích období účtujete v případě výdajů běžného účetního období, které se vážou k nákladům vstupujícím do výsledku hospodaření v budoucím období. Může jít například o předem zaplacené služby, třeba nájemné.

Faktura přijatá, která přišla 25. 5. 2022 za nájem na období 9.–12. 2022

Navzdory tomu, že faktura bude zaplacená v květnu, do nákladů vstupuje až v měsících září, říjen, listopad a prosinec.

Zaúčtování faktury 381/321

Takto vytvořenou fakturu dokážete přenést do časového rozlišení. Označíte danou fakturu a prostřednictvím funkce Časové rozlišení spustíte Průvodce generováním karet časového rozlišení.

Po tomto kroku v záložce Časové rozlišení vidíte, jakým způsobem se budou položky účtovat.

V posledním kroku zaúčtujete položky časového rozlišení a vytvoříte tak Interní doklady.

Účtování výnosů budoucích období (384)

Výnosy budoucích období účtujete v případě, kdy poskytujete službu v následujícím období, ale inkaso vyžadujete v běžném období.

Zaúčtování faktury 311/384

Při přenesení faktury do seznamu časového rozlišení vidíte, jak se bude časové rozlišení účtovat.

Po zaúčtování vidíte v interních dokladech zaúčtování časového rozlišení.

Na co si dát pozor při časovém rozlišení 

Při časovém rozlišení nákladů a výnosů je důležité správně určit období, do kterého daná účetní operace patří, a zvolit odpovídající účetní postup. Následující situace patří mezi oblasti, kterým je vhodné věnovat zvýšenou pozornost. 

Správné určení účetního období 

Časové rozlišení vychází z akruálního principu, podle kterého mají být náklady a výnosy vykázány v období, se kterým věcně a časově souvisejí. Při účtování je proto důležité vycházet z období vzniku nákladu nebo výnosu, nikoli pouze z data úhrady či inkasa. 

Rozlišení mezi časovým rozlišením a dohadnými položkami 

Časové rozlišení lze použít pouze tehdy, pokud je známá přesná částka, účel i období. Pokud některý z těchto údajů není znám, používají se zpravidla dohadné položky. Správné rozlišení těchto účetních postupů pomáhá zajistit přesné vykázání hospodářského výsledku. 

Předplacené služby a dlouhodobé smlouvy 

Zvýšenou pozornost je vhodné věnovat také předplatnému, nájemnému, servisním smlouvám nebo licencím hrazeným na delší období. Pokud se náklad nebo výnos vztahuje k více účetním obdobím, je potřeba jej správně rozdělit prostřednictvím časového rozlišení. 

Kontrola časového rozlišení při účetní závěrce 

Před uzavřením účetního období je vhodné zkontrolovat významné náklady a výnosy, které zasahují do více účetních období. Pravidelná kontrola pomáhá zajistit jejich správné vykázání v účetní závěrce a přispívá k přesnějšímu zobrazení hospodářského výsledku. 

Proč využívat automatizované časové rozlišení v Money ERP?

Jak ukazují příklady výše, časové rozlišení účetnictví zahrnuje množství ručních výpočtů a administrativních úkonů. Modul Časové rozlišení v Money ERP však tento proces automatizuje a umožňuje účetním pracovat efektivněji.

Chcete si usnadnit účtování časového rozlišení? Vyzkoušejte si Money ERP!

Demoverze na 25 dní zdarma