Minulý díl seriálu článků o implementaci podnikového systému se zaměřil na otázku, podle čeho vybírat konkrétní řešení. Pokud již máte vytipovaný konkrétní ERP systém a nic tak nestojí v cestě další důležité fázi – kontaktovat dodavatele a položit mu ty správné otázky.
Nepodceňujte info o dodavateli ERP systému
Stejně jako u každého jiného obchodního jednání, i při výběru podnikového informačního systému platí, že znalost druhé strany transakce je stejně důležitá jako znalost produktu samotného. Firmy, které tuto fázi implementace ERP systému podceňují, se vystavují riziku nenadálých problémů s dodavatelem, ať už jde o nedostatečné zkušenosti, finanční nestabilitu či absence spolehlivé podpory.
O důležitosti dodavatele mluvil i CEO Solitey Martin Cígler: „Důležitý není jen ERP systém, ale také jeho dodavatel – tedy konkrétní společnost, se kterou o implementaci systému jednáte. I velmi dobrý systém lze naimplementovat hodně špatně.“
Co je třeba o dodavateli vědět?
Některé základní informace o dodavatelské společnosti dokáže zjistit již výběrový tým, i přesto ale důrazně doporučujeme zjistit údajů co možná nejvíce. Pro tyto účely se ve světě byznysu používá speciální dokument RFI (Request for Information, žádost o informace) shrnující veškeré vaše dotazy do uceleného souboru. Konkrétní otázky jsou na vás, určitě byste se ale neměli zapomenout zeptat na následující:
- délka působení na trhu: u zavedené společnosti lze očekávat větší stabilitu než u nováčka na trhu,
- finanční stabilita: náhlý krach dodavatele uprostřed implementace vám může způsobit vážné problémy, je proto dobré v tomto ohledu získat jistotu. Alternativně je možné i nahlédnout do obchodního rejstříku,
- zkušenost s mezinárodními projekty: pokud dodavatel již v minulosti realizoval implementace za hranicemi, může být vhodným partnerem i pro vaši expanzi do zahraničí,
- počet zaměstnanců: čím více lidí pro danou firmu pracuje, tím větší je šance, že se vašim požadavkům vždy bude mít kdo věnovat,
- reference: vysoký počet spokojených klientů je spolehlivou zárukou solidnosti dodavatele, nebojte se proto doptat na konkrétní příklady úspěšných implementací,
- používané technologie: ve spolupráci se svým IT oddělením se seznamte s platformami, které dodavatel využívá – u podnikového systému postavenému na zastaralých technologiích totiž hrozí, že jej brzy po zavedení budete muset vyměnit za novější řešení.
Má ERP systém od daného dodavatele budoucnost?
Jak jsme psali již dříve, podnikový software není krátkodobou záležitostí a v ideálním případě by vám měl sloužit deset i více let. Je proto zcela na místě chtít vědět, zda dodavatel má konkrétní plány dalšího vývoje svého řešení a jaká je jeho produktová strategie. Ideálně by vám měl dodavatel poskytnout tzv. roadmap neboli seznam vývojových milníků v dohledné budoucnosti. Zároveň se nezapomeňte zeptat i na očekávanou délku podpory daného řešení, tj. zda nehrozí náhlé ukončení podpory produktu.
Důležité doplňkové služby k podnikovým systémům
Neméně důležitý je i dotaz na případné další služby, které dodavatel k danému podnikovému informačnímu systému nabízí. Ačkoliv totiž nejsou klíčové pro samotný chod softwaru, mohou výrazně usnadnit jeho implementaci, řešení problémů či další rozvoj do budoucna. Nabídka služeb se mezi dodavateli liší, určitě se ale vyplatí doptat se minimálně na tři následující doplňky:
- zákaznická podpora: základní služba, kterou by měl dodavatel automaticky nabízet společně s ERP systémem. V praxi se může jednat o online podporu nebo horkou linku, na každý pád byste ale měli mít možnost na někoho se obrátit v případě technických potíží.
- tým pro implementaci a zaškolení: solidní dodavatel by vám měl poskytnout nejen vlastní experty pro zajištění hladkého procesu implementace, ale také by se měl postarat o zaškolení uživatelů a prezentaci funkcí systému. Díky tomu můžete ERP systém hned zkraje využívat naplno,
- mobilní přístup: možnost se k datům v ERP systému dostat i vzdáleně je dnes pevnou součástí řady podnikových řešení, u některých se ale jedná o doplňkovou službu. Nezapomeňte si proto ověřit, že tato možnost existuje.
Shrnutí na závěr
Ať už se s dodavatelem setkáte osobně nebo vzdáleně, předchozí řádky by vám měly pomoci ptát se na ty správné otázky.
Kromě výše uvedeného si ale nezapomeňte všímat i vystupování zástupců dodavatele a toho, zda si s nimi lidsky rozumíte. Ačkoliv to totiž pro funkci systému není důležité, navázání dobrých vztahů již ze začátku vám do budoucna výrazně usnadní vzájemnou komunikaci a zabrání případným nedorozuměním.
Co byste tedy určitě měli od dodavatele ERP systému vyzvědět?
- zda je finančně stabilní a má dostatek zkušenost s implementacemi podnikových softwarů,
- zda s vámi vybraným podnikovým systémem počítá do budoucna a má vytyčený vývojový plán,
- jaké k systému nabízí doplňkové služby a zda vám kromě implementace pomůže i se zaškolením uživatelů.
Uvedené informace vám dodají jistotu, že vámi vybraný podnik je spolehlivým partnerem, se kterým můžete bez obav spolupracovat dlouhé roky po celou dobu provozu systému. Zároveň tím také vyřešíte poslední fázi před konečným určením pomyslného vítěze celého procesu výběru ERP systému. O tom, jak si z finalistů vybrat co možná nejlépe, vám povíme v následujícím díle.
