Bioenergo – Komplex se specializuje na výrobu a prodej biopaliv. Díky propojení Money ERP, které využívají již 12 let, se systémem Datarios automatizovali zpracování faktur. Minimalizace chyb a výrazná úspora času umožňuje firmě soustředit se na důležité aspekty podnikání v oblasti udržitelné energie.
Výzvy rostoucí společnosti
V posledním období firma čelila nárůstu přijatých faktur, přičemž jejich počet se vyšplhal až na 300 měsíčně. Kromě administrativní zátěže začaly společnost trápit i další výzvy v podobě:
- nedostatku efektivní komunikace mezi odděleními,
- manuálních a časově náročných procesů zpracování objednávek a fakturace,
- potíží s přesním sledováním skladových zásob a surovin,
- nedostatečného přehledu o výkonnosti jednotlivých činností a celkové efektivity společnosti.
Volba nakonec padla na řešení Datarios, které umožňuje jednoduché propojení s již využívaným podnikovým informačním systémem Money ERP.
Automatizace zpracování faktur
Při automatizaci zpracování faktur se jako klíčový krok ukázalo zavedení sběrného e-mailu, do kterého přicházejí všechny faktury. Systém Datarios následně dokáže údaje z této schránky vyčíst a připravit k zaúčtování v Money ERP. Na základě údajů, které systém sám zjistí, rozešle fakturu ke schválení příslušnému oddělení, ať už se jedná o obchodní oddělení nebo údržbu.
Celý proces je urychlený automatickou e-mailovou notifikací, díky které nemusejí schvalovatelé pravidelně kontrolovat systém. Pokud je vše v pořádku, přesunou fakturu dále v cyklu, buďto kolegovi nebo rovnou do účtárny.
Automaticky nastavený proces:
- umožňuje schvalování odkudkoli,
- eliminuje potřebu cokoliv tisknout do papírové formy,
- snižuje průměrnou dobu schválení faktury ze 3 dnů na několik hodin.
Krok k efektivitě
Faktury končí na v elektronickém archivu, a to rovnou na dvou místech – v Datariosu i v Money ERP. Firma tak celý proces zpracování faktur od přijetí do e-mailové schránky po zálohování v archivu absolvuje bez tisku jediného papíru. Schvalovatelé i účetní faktury jen kontrolují a nemusí je ručně přepisovat ze systému do systému, díky čemuž se výrazně šetří čas a snižuje chybovost.
„Zapojení Datariosu do Money ERP byl jednoznačně krok správným směrem. Zrychlení schvalovacích procesů a úspora na administrativě jsou při našem počtu přijatých dokladů velmi výrazné. Návrat k ručnímu zpracování už si nedokážu představit,“ uzavírá Jan Šimon, výkonný ředitel Bioenergo – Komplex.
S Money ERP, které jednoduše napojíte na systém Datarios, můžete šetřit čas a náklady i vy.
