Expedice zboží od A do Z: Tajemství rychlé a efektivní logistiky

Jaký význam má expedice zboží pro skladové hospodářství

Expedice zboží je poslední, avšak klíčová fáze skladového hospodářství. Zajišťuje, že se zboží dostane od výrobce nebo prodejce k zákazníkovi včas, v požadované kvalitě a množství.

Tento proces zahrnuje nejen samotné balení a odeslání, ale i precizní koordinaci mezi skladem, dopravci a zákazníkem.

V moderním skladovém hospodářství je expedice úzce propojena s dalšími procesy, jako je řízení objednávek, vychystávání zboží (picking) nebo řízení zásob, což z ní činí klíčový prvek logistického řetězce.

Proč je efektivní expedice důležitá pro úspěch podnikání?

Rychlá a bezchybná expedice má přímý vliv na spokojenost zákazníků, kteří očekávají přesné dodání svých objednávek. Zpoždění, špatné balení nebo doručení nesprávného zboží může negativně ovlivnit jejich důvěru a zákaznickou spokojenost.

Efektivní expedice navíc minimalizuje náklady spojené s reklamacemi, zbytečným skladováním nebo logistickými chybami. Firmy, které se zaměřují na optimalizaci expedice, mohou:

• ušetřit čas, 
• snížit provozní náklady,
• získat konkurenční výhodu na trhu.

Klíčové kroky v procesu expedice zboží

Příjem objednávky

Každý proces expedice začíná příjmem objednávky od zákazníka. Tato fáze zahrnuje:

• Zpracování a ověření objednávky: Systém zkontroluje dostupnost zboží na skladě a ověří správnost zadaných údajů, jako jsou adresa zákazníka nebo zvolený způsob dopravy.
• Automatizace objednávek pomocí ERP systémů: Money ERP umožňuje automatické generování faktury a expedičního dokladu díky volitelnému modulu Expedice.
  
  
  Nastavení expedičního dokladu v modulu Expedice. 

Příprava zboží k expedici

Jakmile je objednávka ověřena, následuje příprava zboží:

• Vychystávání zboží (picking): Skladníci vyhledají a připraví požadované zboží. Moderní sklady využívají mobilní terminály, které zjednodušují navigaci a snižují chybovost při výběru položek.
• Kontrola kvality a množství: Před zabalením je důležité zkontrolovat, zda vybrané položky odpovídají objednávce a jsou v perfektním stavu. Tento proces lze výrazně zkrátit používáním čteček čárových kódů.

Balení a označování

Balení je klíčové nejen pro ochranu zboží během přepravy, ale i pro zajištění profesionálního vzhledu zásilky:

• Použití vhodných obalových materiálů: Každý typ zboží vyžaduje specifické balení – křehké předměty potřebují bublinkovou fólii, zatímco větší zásilky se balí do kartonových krabic. Použití ekologických obalů navíc podporuje udržitelný přístup, který zákazníci stále častěji oceňují.
• Označení zásilek čárovými kódy nebo QR kódy: Čárové a QR kódy výrazně usnadňují sledování zásilek a zajišťují přesnost během logistiky. Money ERP nabízí speciální modul PrintCard, se kterým snadno vygenerujete a vytisknete samolepicí štítky na všech tiskárnách. 

Výběr dopravce a způsob dopravy

Důležitou částí expedice je rozhodnutí o tom, jakým způsobem bude zboží doručeno zákazníkovi:

• Kritéria pro výběr vhodného dopravce: Při výběru dopravce je třeba zohlednit rychlost doručení, cenu dopravy, spolehlivost a možnosti sledování zásilek. Pro některé typy zboží je klíčová i specializace dopravce, například přeprava chladicími vozy. 
• Integrace s dopravci: Protože si dnes už dopravce standardně vybírá zákazník, výhodu získává ten obchodník, který nabízí co nejširší spektrum dopravců. K Money ERP je možno pořídit modul Expedice Chameleoon, který slouží k automatizaci objednávání dopravy od více logistických firem a snadnému tisku potřebných přepravních štítků.

O práci s modulem Expedice Chameleoon nám vyprávěl CEO společnosti Chameleon Tomáš Gálik. 

Odeslání a sledování zásilky

Posledním krokem je samotné odeslání zboží a jeho doručení zákazníkovi:

• Sledování zásilky v reálném čase: Díky pokročilým logistickým systémům a propojení s dopravci mohou zákazníci sledovat polohu své zásilky online, což zvyšuje jejich důvěru a spokojenost.
• Automatické notifikace: ERP systémy mohou automaticky informovat zákazníka o stavu jeho objednávky – od vychystávání až po doručení.

Jak optimalizovat expedici pomocí moderních technologií

Automatizace skladových procesů pomocí ERP systému

Automatizace skladových procesů výrazně zrychluje expedici zboží a minimalizuje chyby. Jak na to? 

1. Využití ERP systémů pro řízení skladu: Money ERP umožňuje propojit všechny klíčové skladové procesy, od příjmu zboží až po jeho expedici. Díky tomu lze v reálném čase sledovat skladové zásoby a pohyb zboží nebo třeba automaticky generovat příjemky a výdejky ze skladu. 
2. Zjednodušení logistiky: Automatické propojení skladové evidence s objednávkami z e-shopu eliminuje manuální zadávání dat a zajišťuje, že každá objednávka bude vyřízena rychle a přesně. V Money ERP k tomu poslouží modul E-shop konektor PLUS. 

Implementace WMS systémů

Warehouse Management System (WMS) je specializovaný systém pro řízení skladového hospodářství zaměřený na efektivní správu skladu. Mezi výhody WMS patří optimalizace umístění zboží ve skladu, automatizace vychystávání a zajištění přehledné evidence zásob.

Díky pokročilým algoritmům může systém například navrhnout nejrychlejší trasu pro vychystávání objednávek.

Money ERP je otevřený systém, který je možné napojit na systémy třetích stran, výjimkou nejsou ani pokročilé WMS systémy, které dodají kompletní kontrolu nad skladovými a expedičními procesy na jedné platformě.

Mobilní technologie ve skladu

Mobilní technologie umožňují skladníkům pracovat přímo na skladě pomocí mobilních zařízení, jako jsou čtečky čárových kódů nebo mobilní terminály (PDA i chytré telefony), propojené s ERP systémem.

Řešení, jako je modul Mobile v Money ERP, umožňuje v reálném čase provádět klíčové skladové operace – vychystávání, příjem zboží, inventuru nebo kontrolu zásob. Všechny údaje se automaticky synchronizují s ERP systémem, což zajišťuje aktuální a přesná data.

Využití mobilních technologií ve skladovém hospodářství přináší značné výhody: 

• Efektivnější procesy: Výrazně urychlují skladové operace a minimalizují manuální práci.
• Přesnost: Čtečky čárových kódů snižují riziko chyb při vychystávání a kontrole zboží.
• Flexibilita: Mobilní řešení umožňuje skladníkům rychle reagovat na změny přímo na skladě a neomezeně se pohybovat.

TIP: Mobilní skladník v Money ERP přináší do skladových procesů nevídanou efektivitu. O jeho funkcích a výhodách jsme psali v článku. 

3 nejčastější chyby při expedici zboží a jak se jim vyhnout

1. Nesprávné vychystávání zboží

Manuální procesy při vychystávání zboží často vedou k chybám, jako je záměna položek nebo nekompletní objednávky. Tyto chyby zvyšují počet reklamací a zbytečně zatěžují skladový tým.

Jak tomu předejít?

• Používejte čtečky čárových kódů k ověřování správnosti vybraného zboží.
• Zavádějte pravidelné školení zaměstnanců, aby dobře rozuměli interním procesům a minimalizovali chyby.

2. Nedostatečné balení a označování

Nevhodné balení nebo chybějící označení zásilek může způsobit poškození zboží během přepravy, problémy s identifikací balíků a zpoždění dodávky.

Jak tomu předejít?

• Investujte do kvalitních obalových materiálů, které odpovídají povaze zboží (např. bublinková fólie pro křehké předměty).
• Generujte přepravní štítky přímo z ERP systému, například Money ERP propojeného přímo s kurýry, aby obsahovaly všechny potřebné údaje (např. čárové nebo QR kódy).

3. Chyby v dokumentaci a komunikaci s dopravci

Nesprávně vyplněné doklady, chybějící údaje nebo špatná komunikace s dopravci mohou vést k nedoručeným zásilkám nebo zbytečným poplatkům za opravy chyb.

Jak tomu předejít?

• Implementujte ERP systém s automatizovanou správou dokladů, který eliminuje ruční chyby.
• Propojte ERP systém s platformami dopravců, aby údaje o zásilkách byly odesílány automaticky.
• Pravidelně aktualizujte a kontrolujte databázi adres a kontaktních údajů zákazníků.

Jak informační systém Money ERP usnadňuje expedici zboží

Kompletní přehled skladových zásob

Efektivní expedice začíná jasným přehledem o stavu zásob:

• Integrovaný přístup ke skladovému hospodářství: Money ERP poskytuje aktuální informace o skladových zásobách, což umožňuje rychlé ověření dostupnosti zboží a minimalizuje riziko, že objednávka nebude vyřízena kvůli nedostatečné zásobě.
• Dostupnost v reálném čase: Skladoví manažeři mohou kdykoli zkontrolovat stav zásob a naplánovat doplnění zboží v předstihu.

Automatizace procesů expedice

Jedním z největších přínosů ERP systémů je schopnost automatizovat rutinní úkoly:

• Automatické generování expedičních dokladů: Money ERP dokáže rychle a bezchybně připravit faktury a dodací listy.
• Příprava štítků pro dopravce: Díky propojení s dopravními systémy lze automaticky generovat přepravní štítky s čárovými kódy, což šetří čas a minimalizuje chyby.

Efektivní řízení objednávek

Sledování stavu objednávek je klíčové pro zajištění hladkého průběhu expedice:

• Sledování objednávek v reálném čase: Money ERP umožňuje manažerům i zákazníkům kontrolovat stav objednávek od přijetí až po doručení.
• Přidělování úkolů skladníkům: Některé systémy dokážou automaticky přidělit úkoly zaměstnancům podle aktuální kapacity a zajistit tak efektivnější práci.

Napojení na dopravce

Integrace s dopravci je klíčovým prvkem moderní logistiky:

• Rychlé odeslání zásilek: Money ERP je možné napojit na přepravní systémy, což zjednodušuje proces odesílání zásilek a umožňuje sledování zásilek v reálném čase.
• Automatizace komunikace s dopravci: Výměna dat mezi ERP systémem a dopravcem zajišťuje bezchybný přenos informací o zásilkách.

Zamezení chyb v expedici

Přesnost je při expedici klíčová, a Money ERP nabízí řešení pro minimalizaci chyb:

• Kontrola přesnosti vychystávání: Díky využívání čteček čárových kódů a mobilních terminálů se minimalizují chyby při přípravě objednávek.
• Automatické upozornění na nesrovnalosti: Systém upozorní na možné chyby, jako je nedostatek zásob. 

Snadné reportování a analýza

Kvalitní data jsou základem pro další optimalizaci procesů:

• Přehledné reporty: Money ERP generuje podrobné analýzy výkonu skladových a expedičních procesů, které umožňují identifikovat slabá místa a plánovat zlepšení.
• Podpora strategického rozhodování: Data z ERP systému pomáhají při plánování investic do automatizace nebo rozšíření skladových kapacit.

Úspěšná optimalizace expedice v praxi

Zrychlení expedice díky integraci s e-shopem ve Waterdrop

Společnost Waterdrop CEE s. r. o., prodávající kapsle s vitamíny a extrakty ze superpotravin, implementovala systém Money S4, který umožnil propojení s e-shopovou americkou platformou Shopify. Tato integrace vedla k výraznému zrychlení procesů:

• Zrychlení výdeje objednávek: Díky propojení e-shopu a Money ERP se průměrná doba vyřízení objednávky zkrátila z 10 na 2,5 minuty.
• Automatizace skladových operací: Skladníci nyní využívají PDA zařízení propojená s Money ERP, což eliminuje manuální přepisování dat a minimalizuje chybovost.

Přečíst celý příběh 

Mavex má efektivnější skladové procesy 

Firma MAVEX, provozující e-shopy Prvninakup.cz a Prvynakup.sk, přešla z účetního programu Money S3 na informační systém Money S5, aby podpořila svůj růst a umožnila úpravy na míru. Klíčové přínosy zahrnují:

• Snížení chybovosti: Po zavedení systému Money ERP došlo k poklesu chyb na skladě z cca 5 % na 0,01 %. 
• Zrychlení skladových operací: Implementace modulu Mobile umožnila několikanásobné zrychlení chodu skladu díky využití čteček čárových kódů a automatizaci procesů.

Přečíst celý příběh

Trendy v expedici zboží a skladovém hospodářství

Automatizace a robotizace skladů

Moderní sklady stále častěji zavádějí technologie, které minimalizují potřebu lidské práce:

• Automatizované vychystávací systémy: Robotické vychystávací systémy dokážou přesně a rychle připravit objednávky. Například robotické rameno může vybrat zboží z regálu a připravit ho na expedici bez lidského zásahu.
• Autonomní vozíky: Sklady budoucnosti využívají samostatně pohybující se vozíky, které zboží přepravují na správné místo.

Využití umělé inteligence pro optimalizaci logistiky

Umělá inteligence (AI) se stává klíčovou součástí logistických procesů:

• Předvídání poptávky: AI analyzuje historická data o prodeji a předpovídá budoucí poptávku, což umožňuje lepší plánování skladových zásob.
• Optimalizace tras dopravy: Inteligentní systémy vybírají nejefektivnější trasy pro doručení zboží na základě aktuální dopravní situace, což šetří čas a náklady.

Udržitelnost v logistice

Zvyšující se důraz na ekologii ovlivňuje i skladové hospodářství:

• Ekologické balení: Firmy stále častěji přecházejí na recyklovatelné a biologicky rozložitelné obaly.
• Snížení emisí: Logistické společnosti investují do vozidel na alternativní pohony, jako jsou elektromobily nebo vozidla na vodíkový pohon.

TIP: Víte, že udržitelnost podnikání ovlivňují také ERP systémy? Tématu jsme se věnovali v rozsáhlém článku. 

Personalizace zákaznického zážitku

Technologie umožňují lépe vyhovět individuálním potřebám zákazníků:

• Flexibilní doručovací možnosti: Zákazníci si mohou vybrat konkrétní čas a místo doručení.
• Proaktivní komunikace: Firmy informují zákazníky o každém kroku zpracování objednávky, od vychystání po doručení. S personalizovanou komunikaci s klienty vám pomůže taky modul CRM,  díky němuž získáte vhled do každého obchodního případu.

Závěrem o expedici zboží

Expedice zboží je jedním z nejdůležitějších procesů v logistice, který má přímý vliv na spokojenost zákazníků a celkovou efektivitu podnikání. Klíčem k úspěchu je:

• Precizní řízení jednotlivých kroků od příjmu objednávky až po doručení.
• Implementace moderních technologií, jako jsou ERP systémy, WMS nebo mobilní terminály.
• Důsledná optimalizace a automatizace skladových a expedičních procesů za účelem minimalizace chyb a úspor nákladů.

Aby byla expedice zboží rychlá, přesná a efektivní, je třeba investovat do nástrojů, které zjednoduší celý proces. 

Neztrácejte čas a objevte, jak vám může Money ERP pomoci zjednodušit procesy a zvýšit efektivitu. Kontaktujte nás ještě dnes prostřednictvím kontaktního formuláře nebo si vyzkoušejte Money ERP v demoverzi na 25 dní zdarma. 

Chci vyzkoušet Money ERP