E-commerce dnes už dávno není jen o hezkém webu a dobře nastavených kampaních. Každý rostoucí e-shop se dříve či později dostane do bodu, kdy začne narážet na limity svých interních procesů. Ceny v různých zemích, rozdílné sazby DPH, více skladů, prodej na marketplace, automatizace zpracování objednávek či napojení na externí nástroje – to vše vyžaduje stabilitu v pozadí. Tu přináší právě ERP systém.
Rozhovor o ERP a e-commerce v podcastu Biznislab
Tématu ERP systému v e-commerce se věnovala Slavomíra Vígová, key account manažerka Money ERP s více než 20letými zkušenostmi, v podcastu Biznislab od agentury ui42 a Deníku SME.
Tématem rozhovoru bylo, na co si dát pozor při napojení e-shopu a ERP systému, kde vznikají nedorozumění mezi dodavateli a proč je klíčové mít ve firmě „centrální mozek“.
Zaznělo několik zásadních myšlenek pro každou e-commerce firmu:
- co ve skutečnosti je ERP systém,
- kde mají být evidovány ceny, sklad a objednávky,
- jak správně postupovat při napojení e-shopu a ERP systému,
- a proč je příprava implementace důležitější než samotná technologie.
Co přinese ERP systém e-shopu
„Pod ERP systémem si může běžný člověk představit centrální mozek firmy,“ popisuje Slavomíra Vígová podnikové informační systémy.
Pojem „centrální mozek firmy“ není jen metafora. V praxi jde o systém, ve kterém se sbíhají všechna klíčová data:
- finance a účetnictví,
- sklad,
- objednávky,
- reporting,
- obchodní aktivity,
- či komunikace se zákazníky.
Pokud firma takový systém nemá, každodenní práce může být komplikovaná. Oddělené systémy, tabulky nebo manuální evidence vedou k roztříštěným datům, která si často navzájem odporují.
E-commerce podnikání je přitom postavené na správných informacích o dostupnosti zboží v reálném čase, ceně či termínu doručení. Pokud e-shop není napojený na jeden centrální zdroj dat, velmi rychle vzniká nesoulad mezi tím, co zákazník vidí na e-shopu, a tím, co firma skutečně dokáže splnit.
Právě proto je důležité pochopit, jaká je funkce e-shopu: „E-shop je výkladní skříň, to hezké, s čím se setkává zákazník. Cílem je, aby si co nejrychleji a nejjednodušeji objednal zboží a dokončil objednávku. Cílem ERP systému je zpracovat vše, co je za tím – jsme v pozadí a nemá nás být vidět,“ přibližuje roli e-shopu a informačního systému v e-commerce Slavomíra Vígová.
3 klíčové oblasti, 1 zdroj pravdy
Každý e-shop pracuje se třemi klíčovými oblastmi: cenotvorbou, skladem a objednávkami. Právě zde se rozhoduje o tom, zda bude firma fungovat efektivně, nebo bude neustále řešit chyby způsobené nesouladem dat.
Základní otázka tedy zní: kde má být zdroj těchto informací? Pokud je vaší odpovědí „v e-shopu“, vytváříte si zbytečné komplikace.
Cenotvorba patří do ERP
Cenotvorba je v e-commerce komplexní disciplína. Více zemí, různé sazby DPH, různé měny či specifické obchodní podmínky.
„Cena má být řešena přímo v rámci ERP systému. Každý dobrý ERP systém cenotvorbu hravě zvládne,“ konstatuje odbornice z Money ERP.
Technicky je sice možné řešit ceny i na straně e-shopu, dlouhodobě to však přináší komplikace. Cenotvorba je totiž provázaná s nákupními cenami, maržemi, skladovými pohyby či dalšími náklady. Pokud je řízena mimo centrální systém, firma ztrácí kontrolu nad konzistencí dat.
Správa skladu patří do informačního systému
Dalším citlivým tématem je skladová dostupnost. Zákazník očekává, že informace „skladem“ znamená skutečně dostupné zboží. Ve skutečnosti však může mít firma více prodejních kanálů – e-shop, kamennou prodejnu, B2B prodej, nebo marketplace.
„E-shop může být jen jeden z prodejních kanálů. Může být jediný, ale nemusí být,“ upozorňuje Slavomíra Vígová. „Pokud se něco vyprodá nebo na sklad dorazí nové zásoby, e-shop o tom neví. Právě proto je to další oblast, kterou dokáže ERP systém velmi dobře pokrýt.“
Evidence objednávek a fakturace nepatří do e-shopu
Podobné je to i u objednávek. E-shop má být orientovaný na zákaznický zážitek – notifikace, marketingové nástroje, analytiku či personalizaci. Backendové operace, které mají dopad na účetnictví a logistiku, však patří do systému, který zastřešuje celý obchodní proces.
Zdroj pravdy ve firmě má být pouze jeden – a na něj mají být napojeny všechny nástroje, včetně e-shopové platformy.
Umělá inteligence a automatizace v e-commerce
Téma umělé inteligence je dnes součástí téměř každé diskuse.
V kontextu e-commerce však nelze s AI počítat jako s náhradou za řídicí systém. Je nadstavbou, která pomáhá s:
- analýzami,
- predikcemi,
- automatizací opakujících se úkonů,
- či optimalizací procesů,
ale vždy pracuje s daty, která musí někdo spolehlivě spravovat.
„Už teď si dokážeme v ERP systému nastavit upozornění na limity zásob a sledovat prodejnost objednávek od zákazníků. Při tom, jak se technologie vyvíjí, budeme moci AI říct, že když jsme na určité úrovni, objednej zásoby. Důležité ale je, aby byla podmínka pro automatizaci nastavena správně,“ popisuje možnosti zapojení umělé inteligence Slavomíra.
Automatizace a inteligentní nástroje mohou firmám výrazně zvýšit efektivitu. Bez centrálně řízených dat však AI spíše znásobuje nepořádek a chaos.
Jak má tedy vypadat správné napojení e-shopu na ERP?
Napojení e-shopu na ERP systém vyžaduje správné nastavení procesů, kompetencí a toku dat. Pokud se hned na začátku neurčí, kde se která data evidují a kdo za ně odpovídá, vznikají duplicity, potřeba manuálních zásahů nebo zbytečné komplikace.
Základem je jasné rozdělení rolí:
- produktové portfolio, ceny a sklad řídí ERP systém,
- e-shop tato data přebírá a zobrazuje,
- objednávky se přenášejí zpět do ERP, kde probíhá jejich zpracování, fakturace a zaúčtování.
Vybíráte dodavatele e-shopové platformy? Podívejte se na naši síť e-commerce partnerů.
Důležitá je také příprava na implementaci. Změna e-shopu nebo ERP systému vyžaduje koordinaci mezi klientem, dodavatelem e-shopu a dodavatelem informačního systému. Jen tak lze nastavit datové toky správně už od začátku.
Technologicky dnes napojení probíhá prostřednictvím API rozhraní, která umožňují výměnu dat v reálném čase.
Moderní e-shop potřebuje Plug & Play přístup
Money ERP je postavené na principu Plug & Play – k centrálnímu systému připojujete nástroje podle aktuální potřeby.
Plug & Play ERP systém tak přináší:
- jeden centrální zdroj pravdy pro produkty, ceny a sklad,
- automatizovaný přenos objednávek z e-shopu do informačního systému,
- zpracování objednávek, fakturaci a účtování v jednom systému,
- napojení více prodejních kanálů bez narušení datové konzistence,
- otevřenost vůči dalším aplikacím prostřednictvím API.
Pokud firma přidá další e-shop, marketplace nebo expanduje do zahraničí, nepřidává další izolovaný systém. Připojuje nový nástroj k existující infrastruktuře. Data zůstávají jednotná, procesy konzistentní a řízení přehledné.
Více o Plug & Play ERP systému
Chcete vědět, zda je Money ERP vhodné pro váš e-commerce model? Kontaktujte nás a projdeme společně vaše procesy.
