E-commerce dnes už dávno nie je len o peknom webe a dobre nastavených kampaniach. Každý rastúci e-shop sa skôr či neskôr dostane do bodu, keď začne narážať na limity svojich interných procesov. Ceny v rôznych krajinách, rozdielne sadzby DPH, viacero skladov, predaj na marketplace, automatizácia spracovania objednávok či napojenie na externé nástroje – to všetko si vyžaduje stabilitu v pozadí. Práve tú prináša ERP systém.
Rozhovor o ERP a e-commerce v podcaste Biznislab
Téme ERP systému v e-commerce sa venovala Slavomíra Vígová, key account manažérka Money ERP s viac ako 20-ročnými skúsenosťami, v podcaste Biznislab od agentúry ui42 a Denníka SME.
Témou rozhovoru bolo načo si dať pozor pri napojení e-shopu a ERP systému, kde vznikajú nedorozumenia medzi dodávateľmi a prečo je kľúčové mať vo firme „centrálny mozog“.
Zaznelo niekoľko zásadných myšlienok pre každú e-commerce firmu:
- čo v skutočnosti je ERP systém,
- kde majú byť evidované ceny, sklad a objednávky,
- ako správne postupovať pri napojení e-shopu a ERP systému,
- a prečo je príprava implementácie dôležitejšia než samotná technológia.
Čo prinesie ERP systém e-shopu
„Pod ERP systémom si môže bežný človek predstaviť centrálny mozog firmy,“ opisuje Slavomíra Vígová podnikové informačné systémy.
Pojem „centrálny mozog firmy“ nie je len metafora. V praxi ide o systém, v ktorom sa zbiehajú všetky kľúčové dáta:
- financie a účtovníctvo,
- sklad,
- objednávky,
- reporting,
- obchodné aktivity,
- či komunikácia so zákazníkmi.
Ak firma takýto systém nemá, každodenná práca môže byť komplikovaná. Oddelené systémy, tabuľky alebo manuálne evidencie vedú k roztrúseným dátam, ktoré si často navzájom odporujú.
E-commerce podnikanie je pritom postavené na správnych informáciách o dostupnosti tovaru v reálnom čase, cene či termíne doručenia. Ak e-shop nie je napojený na jeden centrálny zdroj dát, veľmi rýchlo vzniká nesúlad medzi tým, čo zákazník vidí na e-shope, a tým, čo firma skutočne dokáže splniť.
Práve preto je dôležité pochopiť, aká je funkcia e-shopu: „E-shop je výkladná skriňa, to pekné s čím sa stretáva zákazník. Cieľom je, aby si čo najrýchlejšie a najjednoduchšie objednal tovar, spracoval objednávku. Cieľom ERP systému je spracovať všetko za tým, sme na pozadí a nemá nás byť vidieť,” približuje úlohy e-shopu a informačného systému v e-commerce Slavomíra Vígová.
3 kľúčové oblasti, 1 zdroj pravdy
Každý e-shop pracuje s tromi kľúčovými oblasťami: cenotvorbou, skladom a objednávkami. Práve tu sa rozhoduje o tom, či bude firma fungovať efektívne, alebo bude neustále hasiť chyby spôsobené nesúladom dát.
Základná otázka teda znie: kde má byť zdroj týcho informácií? Ak je vašou odpoveďou „v e-shope“, vytvárate si zbytočné komplikácie.
Cenotvorba patrí do ERP
Cenotvorba je v e-commerce komplexná disciplína. Viacero krajín, rôzne sadzby DPH, rôzne meny či špecifické obchodné podmienky.
„Cena má byť riešená priamo v rámci ERP systému. Každý dobrý ERP systém tú cenotvorbu hravo zvládne,“ konštatuje odborníčka z Money ERP.
Technicky je síce možné riešiť ceny aj na strane e-shopu, no dlhodobo to prináša komplikácie. Cenotvorba je totiž previazaná s nákupnými cenami, maržami, skladovými pohybmi či ďalšími nákladmi. Ak je riadená mimo centrálneho systému, firma stráca kontrolu nad konzistentnosťou dát.
Správa skladu patrí do informačného systému
Ďalšou citlivou témou je skladová dostupnosť. Zákazník očakáva, že informácia „na sklade“ znamená skutočne dostupný tovar. V realite však môže mať firma viacero predajných kanálov – e-shop, kamennú predajňu, B2B predaj či marketplace.
„E-shop môže byť len jeden z predajných kanálov. Môže byť jediný, ale nemusí byť,” upozorňuje Slavomíra Vígová, „Pokiaľ sa niečo vypredá alebo prídu na sklad nové zásoby, e-shop o tom netuší. Takže opäť toto je ďalšia oblasť, ktorú dokáže ERP systém veľmi dobre pokryť.“
Evidencia objednávok a fakturácia nepatria na e-shop
Podobne je to pri objednávkach. E-shop má byť orientovaný na zákaznícky zážitok – notifikácie, marketingové nástroje, analytiku či personalizáciu. Backendové operácie, ktoré majú dopad na účtovníctvo a logistiku, však patria do systému, ktorý zastrešuje celý obchodný proces.
Zdroj pravdy vo firme má byť iba jeden – a naň majú byť napojené všetky nástroje, vrátane e-shopovej platformy.
Umelá inteligencia a automatizácia v e-commerce
Téma umelej inteligencie je v dnešnej dobe súčasťou každej diskusie.
V kontexte e-commerce však s AI nemožno počítať ako s náhradou za riadiaci systém. Je nadstavbou, ktorá pomáha s:
- analýzami,
- predikciami,
- automatizáciou opakovaných úkonov
- či optimalizáciou procesov,
no vždy pracuje s dátami, ktoré musí niekto spoľahlivo spravovať.
„Už teraz si vieme v ERP systéme navoliť upozornenia na limity zásob, vieme sledovať predajnosť objednávky od zákazníkov. Pri tom ako sa aktuálne vyvíja technológia, tak budeme môcť AI povedať, že keď sme na takejto úrovni, objednaj zásoby. Dôležité ale je, že tá podmienka pre automatizáciu musí byť splnená správne,” opisuje možnosti zapojenia umelej inteligencie Slavomíra.
Automatizácia a inteligentné nástroje vedia firmám výrazne zvýšiť efektivitu, bez centrálne riadených dát však AI skôr znásobuje neporiadok a chaos.
Ako má teda vyzerať správne napojenie e-shopu na ERP?
Napojenie e-shopu na ERP systém si vyžaduje správne nastavenie procesov, kompetencií a toku dát. Ak sa hneď na začiatku neurčí, kde sa ktoré dáta evidujú a kto za ne zodpovedá, vznikajú duplicity, potreba manuálnych zásahov, či zbytočné komplikácie.
Základom je jasné rozdelenie rolí:
- produktové portfólio, ceny a sklad riadi ERP systém,
- e-shop tieto dáta preberá a zobrazuje,
- objednávky sa prenášajú späť do ERP, kde prebieha ich spracovanie, fakturácia a zaúčtovanie.
Vyberáte dodávateľa e-shopovej platformy? Pozrite si našu siet e-commerce partnerov.
Dôležitá je aj príprava na implementáciu. Zmena e-shopu alebo ERP systému si vyžaduje koordináciu medzi klientom, dodávateľom e-shopu a dodávateľom informačného systému. Len tak možno nastaviť dátové toky správne už od začiatku.
Technologicky dnes napojenie prebieha prostredníctvom API rozhraní, ktoré umožňujú výmenu dát v reálnom čase.
Moderný e-shop potrebuje Plug &Play prístup
Money ERP je postavené na princípe Plug&Play – do centrálneho systému napojíte nástroje podľa aktuálnej potreby.
Plug & Play ERP systém tak prináša:
- jeden centrálny zdroj pravdy pre produkty, ceny a sklad,
- automatizovaný prenos objednávok z e-shopu do informačného systému,
- spracovanie objednávok, fakturáciu a účtovanie v jednom systéme,
- napojenie viacerých predajných kanálov bez narušenia dátovej konzistencie,
- otvorenosť voči ďalším aplikáciám prostredníctvom API.
Ak firma pridá ďalší e-shop, marketplace alebo expanduje do zahraničia, nepridáva ďalší izolovaný systém. Pripája nový nástroj k existujúcej infraštruktúre. Dáta zostávajú jednotné, procesy konzistentné a riadenie prehľadné.
Chcete vedieť, či je Money ERP vhodný pre váš e-commerce model? Kontaktujte nás a prejdeme si vaše procesy.
