Desiatky excelových tabuliek, roztrieštené informácie a zdĺhavé dohľadávanie dokladov – presne tak vyzeralo každodenné fungovanie v spoločnosti PRIMACLIMA, kým sa nerozhodla pre zmenu. S rastom firmy prestával starý systém stačiť a bolo jasné, že bez centralizovaného riešenia nebude možné ďalej efektívne fungovať. Rozhodli sa preto pre informačný systém Money ERP, ktorý dnes slúži ako jednotné miesto na riadenie zákaziek, servisov aj reportingu.
Přínosy Money ERP pro firmu PRIMACLIMA v číslech |
||
 |
 |
 |
| dáta o zákazkách a servise evidujú v jednom systéme namiesto desiatok tabuliek | hodnotenie mechanikov podľa výkonu spracujú namiesto 2 dní za 2 hodiny | biznisové analýzy už netvoria pol dňa – majú ich hotové za minútu |
Firma rástla a informačný systém prestával stačiť
PRIMACLIMA zabezpečuje predaj, montáž a servis chladiacich zariadení pre kamióny a dodávky. Ako výhradný distribútor značky Carrier pre Slovensko a Maďarsko rýchlo rástla – no ich pôvodný informačný systém nie. Kľúčová agenda, ako evidencia a riadenie zákaziek, sa viedla oddelene v Exceli, čo viedlo k strate prehľadu aj efektivity.
„Predtým sme na chod firmy museli mať desiatku samostatných tabuliek a nájsť v nich potrebné informácie trvalo dlho,“ opisuje Martina Kapustová, COO spoločnosti PRIMACLIMA.
Keď v PRIMACLIMA bilancovali, bolo jasno: potrebujú pokročilejšie riešenie. Jednoduchá evidencia zákaziek nestačí, keď je potrebné:
- poznať históriu servisovaných vozidiel,
- mať analýzy nákladovosti,
- alebo sledovať výkonnosť jednotlivých technikov.
Kľúčom bolo všetko zjednotiť pod jeden systém – ERP systém, ktorý rastie s firmou.
Rozhodnutie pre Money ERP: čisté rozhranie a jedna agenda pre všetkých
Keď sa vedenie PRIMACLIMA rozhodovalo, aký ERP systém zvoliť, oslovili troch dodávateľov. Cieľom bolo nájsť riešenie, ktoré:
- zvládne riadiť viac firiem z jednej agendy,
- ponúkne čisté používateľské rozhranie,
- a bude dostatočne flexibilné, aby sa prispôsobilo spôsobu práce.
„Presvedčilo nás hlavne to, že nám umožní mať jednu agendu, v ktorej môžeme spravovať všetky firmy. Keď som si stiahla a vyskúšala demoverziu, páčilo sa mi, že z nej vyžarovalo čisté user-friendly rozhranie. Prišlo mi, že v tomto systéme sa rýchlo zorientujú všetci naši kolegovia,“ spomína Martina Kapustová.
Rýchla a profesionálna implementácia za tri mesiace
V novembri 2023 sa PRIMACLIMA spolu s konzultantmi z Money ERP pustila do implementácie. Už v januári 2024 prešli do ostrej prevádzky – vrátane prechodu všetkých oddelení, školení zamestnancov aj doladenia funkcií na mieru.
„Bola to prvá implementácia, ktorú som zažila, a prekvapilo ma, ako profesionálne bolo zo strany Money ERP všetko pripravené. Konzultanti k nám chodili na meetingy, aby sa oboznámili so všetkým, čomu sa vo firme venujeme. Počas implementácie sa potom venovali každému oddeleniu zvlášť – určili v nich styčné osoby a presne im vysvetlili, čo od nich potrebujú,“ hovorí Martina Kapustová. Zistite, ako prebieha implementácia ERP systému.
Evidencia zákaziek prehľadne a na pár kliknutí
Základom úspechu PRIMACLIMA je efektívne riadenie a plánovanie zákaziek – a práve to v predchádzajúcom systéme chýbalo. Pre špecifické potreby spoločnosti bol implementovaný modul na mieru, vďaka ktorému teraz majú prehľad o stave každej zákazky, jej ziskovosti aj kompletnej histórii.
„Modul pomáha nášmu biznisu napríklad tak, že vidíme výnosnosť všetkých zákaziek. Vďaka tomu lepšie plánujeme financie a ďalšie kroky. A keď sa náhodou nejaká zákazka dostane do straty, môžeme zisťovať prečo a zlepšiť procesy do budúcna,“ opisuje Martina Kapustová.
Efektívna komunikácia so zahraničnou centrálou? Áno, vďaka ERP systému
PRIMACLIMA je výhradným distribútorom značky CARRIER pre Slovensko a Maďarsko. Často teda rieši servis zariadení, ktoré boli nainštalované iným zahraničným partnerom. Tieto prípady musia hlásiť centrále vo Francúzsku – a práve tu prichádza k slovu riešenie na mieru – modul CrossBorder.
„Predtým sme tieto procesy riešili v Exceli a množstvo informácií sme zdĺhavo dohľadávali. Teraz pri týchto zákazkách vidíme jasnú nadväznosť dokladov. Viem, ktoré CrossBorder doklady sú zaplatené a ktoré ešte čakajú na spracovanie,“ vysvetľuje Martina Kapustová.
Prečítať celú prípadovú štúdiu
Reporting a výkonnosť mechanikov? Hotovo za dve hodiny
Ďalším zásadným pomocníkom v Money ERP je modul Business Intelligence. Ten PRIMACLIMA využíva na sledovanie predajných dát, výkonnosti tímov aj odmeňovania mechanikov.
„Pravidelne spracovávam obchodné analýzy, napríklad predané agregáty za rôzne časové obdobia. Kedysi som kvôli tomu sedela pol dňa nad tabuľkami, zatiaľ čo teraz to mám na tri kliknutia a presne viem, koľko agregátov sme predali, do ktorej krajiny a na ktoré stredisko,“ opisuje COO spoločnosti.
Výkonnosť mechanikov firma sleduje pravidelne a ich odmeny sú na týchto dátach priamo závislé. Predtým trvalo spracovanie dát z Excelu dva dni. Dnes?
„Pri spracovaní odmien pre mechanikov sa kolegyne predtým dosť trápili. Teraz si z nastavenej analýzy vyfiltrujú mesiac a stredisko, do ktorého mechanici spadajú, a hneď vidia, kto koľko ktorý mesiac odpracoval, rýchlo to skontrolujú a je hotovo,“ dodáva Kapustová.
Vyberáte nový ERP systém a zaujalo vás Money ERP? Stiahnite si zdarma e-book „Všetko o Money ERP“ a zistite, aké možnosti ponúka.
ERP systém, ktorý rastie s firmou
Zmena systému v PRIMACLIMA nebola len o prechode z Excelu. Money ERP firmu posunulo na úplne novú úroveň.
„Money ERP nám dalo predovšetkým širší a detailný prehľad nad všetkým, čo vo firme robíme. Hlavným prínosom je sledovanie zákaziek, vďaka ktorému presne vieme, čo sa u ktorého zákazníka riešilo v minulosti, rieši teraz a aký to má výsledok. Na pár kliknutí máme k dispozícii analýzy, výsledovky aj reporty pre manažment. Všetko je na dosah ruky,“ zhrňuje Martina Kapustová.
Zaujímajú vás podobné príbehy z praxe?
Prihláste sa na odber nášho kvartálneho newslettera Príbehy z ERP praxe, v ktorom zdieľame skutočné skúsenosti firiem s ERP systémom, praktické tipy a novinky zo sveta podnikania.
