Riadenie skladu cez WMS: ako funguje riadený sklad a kedy ho firma potrebuje

Kľúčové myšlienky 

• WMS (Warehouse Management System) riadi skladové procesy od príjmu tovaru až po expedíciu a priebežné inventúry. 
• Na rozdiel od bežnej skladovej evidencie WMS aktívne naviguje skladníkov a kontroluje správnosť skladových operácií.
• ERP rieši sklad ako súčasť celého podnikového systému a procesov. 
• Menším firmám s jednoduchými procesmi často postačí skladový modul alebo mobilné riešenie skladu v ERP. 
• Samostatný WMS sa oplatí pri rastúcom počte objednávok, skladových položiek, skladníkov alebo skladových zón. 
• WMS sa často využíva v e-commerce, kde je tlak na rýchle vychystávanie, nulovú chybovosť a zvládnutie sezónnej špičky. 
• Pri výbere riešenia je dôležité posúdiť nielen funkcie WMS, ale aj kvalitu jeho integrácie s existujúcimi firemnými systémami. 

Čo je WMS systém a čo znamená riadený sklad 

WMS (Warehouse Management System) je softvér určený na riadenie každodenných skladových procesov. Na rozdiel od bežnej skladovej evidencie nesleduje len stav zásob, ale aktívne rozhoduje o úlohách skladníkov a priebežne ich kontroluje:úlohách skladníkov a priebežne ich kontroluje: 

• pri príjme odporučí vhodnú skladovú pozíciu, 
• pri vychystávaní naviguje pracovníka k správnemu regálu,
• a pri expedícii overuje správnosť pripravenej objednávky. 

Pojmy WMS systém, systém na riadenie skladu, WMS sklad alebo riadený sklad sa často používajú ako synonymá, no označujú odlišné veci. WMS je samotný softvér, zatiaľ čo riadený sklad je spôsob fungovania skladu, v ktorom sa jednotlivé operácie vykonávajú podľa pravidiel definovaných vo WMS. 

Ako WMS funguje v praxi 

Príjem tovaru 

Príjem je prvým procesom, pri ktorom WMS pomáha eliminovať chyby. Po naskenovaní čiarového kódu alebo iného identifikátora overí prijatý tovar, skontroluje množstvo a podľa nastavených pravidiel určí, kam má byť uložený.  

Ukladanie tovaru na pozície 

Moderné WMS využívajú adresné skladovanie, pri ktorom má každá skladová pozícia svoje jedinečné označenie. Systém pritom môže zohľadňovať obrátkovosť, rozmery, hmotnosť, typ tovaru alebo dostupnú kapacitu. Často vyhľadá optimálnu pozíciu automaticky. 

Vychystávanie objednávok 

Pri spracovaní objednávok WMS vytvorí skladníkovi presný zoznam úloh a naviguje ho najefektívnejšou trasou cez sklad. Každá položka sa pri odbere kontroluje skenovaním, čo výrazne znižuje riziko zámeny tovaru alebo nesprávneho množstva. Vo väčších skladoch systém podporuje aj pokročilé metódy vychystávania, napríklad multi-picking alebo wave picking. 

Balenie a expedícia 

Pred expedíciou WMS overí, že objednávka obsahuje správne položky a množstvá. Súčasťou procesu môže byť tlač prepravných štítkov alebo komunikácia s dopravcami. Dáta o skladových operáciách zostávajú vo WMS a do ERP alebo iných systémov sa odovzdávajú len v rámci nastavenej integrácie. 

Inventúra a kontrola zásob 

WMS umožňuje vykonávať priebežné inventúry bez nutnosti zastaviť prevádzku skladu. Vďaka presnej evidencii skladových pozícií dokáže rýchlo identifikovať nezrovnalosti a poskytuje aktuálny prehľad o tom, kde sa jednotlivé položky nachádzajú. 

ERP versus WMS: aký je medzi nimi rozdiel 

ERP a WMS riešia sklad z odlišných pohľadov.  

ERP systém spravuje sklad ako súčasť celej firmy – prepája zásoby s nákupom, predajom, účtovníctvom, výrobou či CRM. Jeho úlohou je zabezpečiť, aby boli skladové pohyby správne zaevidované a nadväzovali na ostatné firemné procesy. 

WMS sa naopak sústreďuje na operatívu priamo v sklade. Riadi každú skladovú úlohu – od príjmu tovaru cez jeho uskladnenie až po vychystanie a expedíciu objednávok. Skladníkom prideľuje úlohy, naviguje ich po sklade a priebežne kontroluje správnosť vykonaných operácií. 

Tieto systémy si vo väčšine prípadov nekonkurujú, ale dopĺňajú sa. ERP zostáva hlavným systémom pre riadenie firmy, zatiaľ čo WMS preberá riadenie skladových procesov tam, kde už základná skladová evidencia nestačí. Dáta medzi nimi následne prúdia prostredníctvom integrácie. 

Kedy firme stačí skladový modul alebo mobilné riešenie skladu v ERP 

Nie každá firma potrebuje samostatný WMS. Ak sú skladové procesy jednoduché a sklad nie je hlavným obmedzením rastu, je WMS drahé a náročné riešenie. Vo väčšine prípadov postačí skladový modul v ERP doplnený o mobilné riešenie pre skladníkov. 

Skladový modul umožňuje evidovať zásoby, spracovávať príjemky a výdajky, vykonávať inventúry či sledovať väzby na objednávky, faktúry a ďalšie obchodné doklady. Mobilná aplikácia navyše zrýchľuje príjem a výdaj tovaru, eliminuje ručné prepisovanie údajov a znižuje počet chýb pri práci so skladom. 

ERP je vhodnou voľbou najmä vtedy, keď sklad slúži predovšetkým na podporu predaja alebo výroby a nevyžaduje pokročilé riadenie skladových operácií. Výhodou je, že všetky dáta zostávajú v jednom systéme bez potreby integrácie ďalšieho softvéru. 

Modul skladu v ERP vám pravdepodobne postačí, ak: 

• máte jeden alebo niekoľko menších skladov,
• denne spracujete menšie stovky objednávok,
• riadite len základné skladové pozície,
• skladníci sa v sklade dobre orientujú aj bez navigácie systému,
• prioritou je mať prepojené skladové pohyby s obchodnými a ekonomickými procesmi. 

Kedy sa oplatí samostatný WMS systém 

Samostatný WMS začína dávať zmysel vo chvíli, keď rast firmy spôsobí, že skladová operatíva prestáva byť zvládnuteľná len pomocou evidencie zásob. Nejde pritom o veľkosť firmy, ale o zložitosť skladových procesov a objem práce. 

WMS pomáha problémy riešiť tým, že štandardizuje skladové procesy. Každý pracovník dostáva konkrétne úlohy, systém kontroluje správnosť vykonaných operácií a poskytuje aktuálny prehľad o pohybe tovaru aj vyťaženosti skladu. 

O WMS by ste mali uvažovať, ak: 

• počet objednávok dynamicky vzrástol (alebo sa stretávate so sezónnymi nárastmi),
• pribúdajú chyby pri vychystávaní alebo reklamácie,
• skladníci trávia veľa času hľadaním tovaru,
• pracujete s väčšími tisíckami skladových položiek,
• máte viac skladov, skladových zón alebo väčší počet skladníkov,
• potrebujete zrýchliť expedíciu bez ďalšieho navyšovania počtu zamestnancov. 

WMS v e-commerce: ako pomôže zrýchliť expedíciu 

Zákazníci v e-commerce očakávajú, že objednávka bude spracovaná ešte v deň jej vytvorenia a e-shop bude zobrazovať aktuálnu dostupnosť tovaru. Pri tisíckach objednávok denne je manuálne riadenie skladu čoraz náročnejšie a zvyšuje sa riziko chýb. 

WMS zrýchľuje spracovanie objednávok tým, že optimalizuje vychystávanie a rozdeľuje prácu medzi skladníkov. Pri vyšších objemoch umožňuje využívať metódy ako multi-picking, keď skladník vychystáva položky pre viac objednávok počas jednej trasy skladom. Tým sa skracuje prejdená vzdialenosť aj čas potrebný na vybavenie objednávok. 

Dôležitú úlohu zohráva aj pri kontrole správnosti objednávok a spracovaní vratiek. Každý pohyb tovaru je zaznamenaný, čo uľahčuje dohľadanie chýb a opätovné zaradenie vráteného tovaru do predaja. 

Význam WMS rastie aj počas sezónnych špičiek, keď počet objednávok krátkodobo niekoľkonásobne narastie. Vďaka štandardizovaným procesom dokáže sklad efektívnejšie zapojiť aj brigádnikov alebo nových zamestnancov bez dlhého zaškoľovania. 

Ako sme ale písali už vyššie, WMS dokáže byť drahým a zbytočne náročným riešením, ktorý nepotrebuje každý e-shop. Radi vám poradíme, či má pre vás zmysel alebo vám postačí na riadenie skladu ERP systém.  

Ako prebieha napojenie WMS na ERP, e-shop a dopravcov 

Väčšina firiem nepoužíva WMS ako samostatný systém. Najčastejšie je prepojený s ERP systémom, e-shopom a podľa potreby aj s dopravcami alebo ďalšími logistickými aplikáciami. Práve kvalita tejto integrácie rozhoduje o tom, ako spoľahlivo bude celý sklad fungovať. 

Typický tok dát vyzerá nasledovne: 

1. ERP alebo e-shop odošle do WMS informácie o prijatých objednávkach.
2. WMS riadi príjem, uskladnenie, vychystanie, balenie a expedíciu tovaru.
3. Po dokončení operácií odošle späť do ERP informácie o pohyboch zásob, stave objednávky alebo expedícii.
4. Ak je súčasťou riešenia napojenie na dopravcov, WMS alebo integrovaná logistická aplikácia zabezpečí vytvorenie zásielky, tlač prepravných štítkov a odovzdanie potrebných údajov prepravcovi. 

Dôležité je, aby všetky systémy pracovali s rovnakými dátami. Nekvalitná alebo pomalá integrácia môže spôsobiť neaktuálne skladové zásoby, duplicitu údajov alebo oneskorené spracovanie objednávok. Pri výbere WMS preto netreba hodnotiť len jeho funkcie, ale aj možnosti napojenia na existujúce firemné systémy. 

Výhody a limity WMS systému 

Najväčším prínosom WMS nie je samotná evidencia skladu, ale efektívnejšie riadenie každodenných operácií. Vďaka presne definovaným procesom dokáže firma spracovať viac objednávok s rovnakým počtom pracovníkov a zároveň znížiť chybovosť. 

Medzi hlavné výhody patria: 

• vyššia presnosť pri príjme, vychystávaní a expedícii,
• rýchlejšie spracovanie objednávok vďaka optimalizácii pohybu skladníkov,
• aktuálny prehľad o umiestnení každej skladovej položky,
• jednoduchšie zaškolenie nových pracovníkov, pretože systém ich vedie jednotlivými krokmi,
• lepšia škálovateľnosť pri raste skladu alebo počtu objednávok. 

Na čo si dať pozor 

WMS sám o sebe nevyrieši neefektívne skladové procesy. Aby priniesol očakávané výsledky, je potrebné venovať pozornosť príprave dát, nastaveniu procesov aj zaškoleniu používateľov. 

Potrebujete WMS alebo vám postačí ERP systém? 

Správne riešenie závisí od veľkosti skladu, počtu objednávok aj zložitosti procesov. Zatiaľ čo niektorým firmám postačí skladový modul v ERP, iné už pri ďalšom raste ocenia výhody samostatného WMS a jeho integrácie s podnikovým informačným systémom.  
 
Money ERP ponúka obe možnosti - pokročilý integrovaný skladový modul alebo široké možnosti integrácie s externými systémami. Preto ak si nie ste istí, ktoré riešenie je vhodné pre vašu firmu, kontaktujte nás. Pomôžu vám zhodnotiť vaše skladové procesy, odporučia vhodný postup digitalizácie a navrhnú riešenie, ktoré bude zodpovedať vašim aktuálnym aj budúcim potrebám. 

Nezáväzná konzultácia