V dnešnom dynamickom podnikateľskom prostredí je kľúčové udržať si prehľad o svojich zákazníkoch a obchodných partneroch. Čím viac o nich viete, tým lepšie služby im môžete ponúknuť. Často ale stoja informácie o klientoch na niekoľkých obchodníkoch, ktorí môžu z vašej firmy odísť alebo na niečo zabudnúť. Komplexným riešením pre správu a evidenciu zákazníkov je ERP systém obsahujúci adresár a CRM.
Ako funguje evidencia kontaktov v rámci ERP systému
Firmy s menším počtom zákazníkov dokážu spravovať databázu kontaktov aj v tabuľkách v Exceli. Keď však začnú rásť, často narazia na problém s prehľadnosťou, a preto hľadajú iné riešenie. Množstvo z nich stiahne po podnikovom informačnom systéme, tzv. ERP systéme, ktorý do jedného systému integruje všetky podnikové procesy. V ňom sa obvykle nachádza aj funkcia adresára, do ktorého môžete nahrávať všetky dáta o svojich zákazníkoch od kontaktných údajov až po históriu e-mailov.
Pre lepšiu správu obchodných vzťahov a kontaktov je možné využiť aj CRM systém, ktorý môže byť súčasťou ERP systému. CRM (z anglického Customer Relationship Management) slúži na riadenie vzťahov so zákazníkmi. Adresár a CRM systém umožňuje využívať aj podnikový informačný systém Money ERP, ktorý dokonca podporuje integráciu týchto dvoch modulov pre lepšiu evidenciu zákazníkov.
Ako vám pomôže adresár
Adresár je základným kameňom pre efektívnu správu obchodných kontaktov firmy. Pomôže vám nielen udržať si prehľad o kontaktných údajoch, ale dokáže priniesť komplexnejší pohľad na vašich klientov a uľahčí vám hľadanie informácií vždy, keď sa chcete so zákazníkom skontaktovať.
Vaši zákazníci môžu mať niekoľko pobočiek, fakturačných adries, kontaktných osôb, to v kombinácií s niekoľkými vašimi zamestnancami, ktorý vzťahy s klientom spravujú, môže znamenať chaos. Riešením je preto adresár, do ktorého môžete evidovať údaje o zákazníkoch ako:
- Adresy viacerých pobočiek
- Bankové spojenie
- Kontaktné údaje a osoby
- Zákazky
- Logo a webové stránky
Množstvo funkcionalít a úkonov, ktoré sa dajú v adresári vykonávať sa potom líši v závislosti od používaného ERP systému. Napríklad podnikový systém Money ERP dokáže:
- Pracovať s každou pobočkou klienta samostatne, aj keď ich má niekoľko a poskytuje možnosť nastaviť hlavnú firmu.
- V Detailoch nájdete informácie ako: doklady zákazníka, jeho neuhradené záväzky a pohľadávky, obrat, rezervácie atď.
- S funkciou Aktivity si zase môžete: evidovať schôdzky, telefonáty či e-maily so zákazníkmi, a čas, ktorý s nimi strávite rovno vyfakturovať.
Kto vo firme môže adresár využívať
Výhodou využívania ERP systému je, že sa k údajom v ňom dostanú všetci používatelia naprieč firmou. To znamená, že aktuálne informácie o objednávkach či komunikácií s klientom majú tímy obchodu, marketingu či zákazníckej podpory. To umožňuje jednak komplexnú starostlivosť o klienta, ale aj lepšie poskytovanie služieb.
Vzhľadom na to, že všetky dáta sú uložené v systéme, je možné vďaka dostupným informáciám plne nahradiť prácu vášho obchodníka aj v prípade, že opustí firmu alebo dlhodobo ochorie. Vďaka prehľadnej databáze kontaktov uľahčíte prácu sebe, svojim zamestnancom a ušetríte množstvo času vyhľadávaním informácií o konkrétnych klientoch.
Vyššiu efektivitu ponúka integrácia funkcií v systéme Money ERP
V podnikovom informačnom systéme Money ERP môžete pre evidenciu zákazníkov využiť kombináciu funkcionalít modulov Adresár a CRM. Ich prepojením môžete:
- Triediť klientov do adresára podľa kategórií, ktoré nastavíte podľa seba – obraty, miera spoľahlivosti atď.
- Vyfiltrovať klientov podľa kategórií, a potom s ponukou na mieru osloviť konkrétnu skupinu.
- Prideľovať k zákazníkovi ľubovoľné subkategórie, a podľa toho v rôznych aplikáciách programu klientov vyhľadávať.
- Priradiť ku klientovi obchodníka, čím získate prehľad o vyťaženosti zamestnanca, počte uzavretých obchodov i vystavených dokladoch.
Dobre nastavená a spravovaná databáza obchodných kontaktov je kľúčom k lepšej segmentácií zákazníkov a optimalizácií obchodných procesov. Prehľad o zákazníkoch a ich potrebách je dôležitý pre udržateľné obchodné vzťahy a schopnosť vytvárať pre klientov hodnotu.
