V dnešním dynamickém podnikatelském prostředí je klíčové udržet si přehled o svých zákaznících a obchodních partnerech. Čím více o nich víte, tím lepší služby jim můžete nabídnout. Často ale stojí informace o klientech na několika obchodnících, kteří mohou z vaší firmy odejít nebo na něco zapomenout. Komplexním řešením pro správu a evidenci zákazníků je ERP systém obsahující adresář a CRM.
Jak funguje evidence kontaktů v rámci ERP systému
Firmy s menším počtem zákazníků dokáží spravovat databázi kontaktů i v tabulkách v Excelu. Když však začnou růst, často narazí na problém s přehledností, a proto hledají jiné řešení. Množství z nich stáhne po podnikovém informačním systému, tzv. ERP systému, který do jednoho systému integruje všechny podnikové procesy. V něm se obvykle nachází také funkce adresáře, do kterého můžete nahrávat všechna data o svých zákaznících od kontaktních údajů až po historii e-mailů.
Pro lepší správu obchodních vztahů a kontaktů lze využít i CRM systém, který může být součástí ERP systému. CRM (z anglického Customer Relationship Management) slouží k řízení vztahů se zákazníky. Adresář a CRM systém umožňuje využívat také podnikový informační systém Money ERP, který dokonce podporuje integraci těchto dvou modulů pro lepší evidenci zákazníků.
Jak vám pomůže adresář
Adresář je základním kamenem pro efektivní správu obchodních kontaktů firmy. Pomůže vám nejen udržet si přehled o kontaktních údajích, ale dokáže přinést komplexnější pohled na vaše klienty a usnadní vám hledání informací vždy, když se chcete se zákazníkem zkontaktovat.
Vaši zákazníci mohou mít několik poboček, fakturačních adres, kontaktních osob, to v kombinaci s několika vašimi zaměstnanci, který vztahy s klientem spravují, může znamenat chaos. Řešením je proto adresář, do kterého můžete evidovat údaje o zákaznících jako:
- Adresy více poboček
- Bankovní spojení
- Kontaktní údaje a osoby
- Zakázky
- Logo a webové stránky
Množství funkcionalit a úkonů, které lze v adresáři provádět se pak liší v závislosti na používaném ERP systému. Například podnikový systém Money ERP dokáže:
- Při zadávání nového klienta stačí vyplnit jeho IČ a adresní údaje se automaticky stáhnou z ARESu.
- Ověření zákazníka v insolvenčním rejstříku a rejstříku plátců DPH.
- Dopočítání kódu IBAN pro zahraniční platby.
- V Detailech naleznete informace jako: doklady zákazníka, jeho neuhrazené závazky a pohledávky, obrat, rezervace atp.
- S funkcí Aktivity si zase můžete: evidovat schůzky, telefonáty či e-maily se zákazníky, a čas, který s nimi strávíte rovnou vyfakturovat.
Kdo ve firmě může adresář využívat
Výhodou využívání ERP systému je, že se k údajům v něm dostanou všichni uživatelé napříč firmou. To znamená, že aktuální informace o objednávkách či komunikaci s klientem mají týmy obchodu, marketingu či zákaznické podpory. To umožňuje jednak komplexní péči o klienta, ale také lepší poskytování služeb.
Vzhledem k tomu, že všechna data jsou uložena v systému, je možné díky dostupným informacím plně nahradit práci vašeho obchodníka i v případě, že opustí firmu nebo dlouhodobě onemocní. Díky přehledné databázi kontaktů usnadníte práci sobě, svým zaměstnancům a ušetříte spoustu času vyhledáváním informací o konkrétních klientech.
TIP: Podívejte se, kde nejvíce využijete ERP systém.
Vyšší efektivitu nabízí integrace funkcí v systému Money ERP
V podnikovém informačním systému Money ERP můžete pro evidenci zákazníků využít kombinaci funkcionalit modulů Adresář a CRM. Jejich propojením můžete:
- Třídit klienty do adresáře podle kategorií, které nastavíte podle sebe – obraty, míra spolehlivosti atp.
- Vyfiltrovat klienty podle kategorií, a poté s nabídkou na míru oslovit konkrétní skupinu.
- Přidělovat k zákazníkovi libovolné subkategorie, a podle toho v různých aplikacích programu klienty vyhledávat.
- Přiřadit ke klientovi obchodníka, čímž získáte přehled o vytíženosti zaměstnance, počtu uzavřených obchodů i vystavených dokladech.
Dobře nastavená a spravovaná databáze obchodních kontaktů je klíčem k lepší segmentaci zákazníků a optimalizaci obchodních procesů. Přehled o zákaznících a jejich potřebách je důležitý pro dlouhodobě udržitelné obchodní vztahy a schopnost vytvářet pro ně hodnotu.
