Jak digitalizovat účetnictví v ERP systému

Proč digitalizovat účetnictví a jak vám ERP systém pomůže 

Digitalizace účetnictví představuje zásadní krok k modernizaci firemních procesů. Umožňuje nahradit papírové doklady elektronickými, automatizovat rutinní úkony a získat rychlý přístup k důležitým datům. Právě v oblasti účetnictví se často setkáváme s vysokým objemem dokladů, které je třeba evidovat, archivovat a dále s nimi pracovat. Ruční zpracování je nejen časově náročné, ale i náchylné k chybám. 

Informační systémy jako Money ERP tento proces výrazně zjednodušují. Slouží jako centrální nástroj, který umožňuje: 

• elektronickou evidenci přijatých i vydaných faktur, 

• připojení naskenovaných nebo elektronických dokumentů přímo k dokladům, 

• nastavení automatického podepisování a odesílání dokladů, 

• elektronickou výměnu dat s partnery, účetní firmou nebo jiným softwarem. 

Digitalizace účetnictví prostřednictvím ERP systému tedy není jen technologickým vylepšením – je to strategický krok, který firmám šetří čas, náklady i personální kapacity. 

Výhody digitalizace účetnictví v Money ERP  

Informační systémy Money ERP byly na elektronickou správu dokumentů připravené už od svého vzniku a evidence účetních dokladů v elektronické formě je proto u mnohých uživatelů běžnou praxí po celou řadu let.  

Pokud však dosud váháte, jestli máte při uchovávání účetní dokumentace přejít na výhradně elektronickou formu, může vám v rozhodování pomoci informace o klíčových výhodách digitalizace účetnictví v Money ERP.   

Čistě elektronické uchovávání účetní dokumentace poskytuje uživatelům informačního systému jednoznačné benefity:  

•  odstraní množství šanonů 
•  výrazně zjednoduší vyhledávání informací v dokladech 
• zrychlí komunikaci s externí účetní kanceláří 
• minimalizuje chybovost 
•  v neposlední řadě sníží provozní náklady 

TIP: Optimalizujte firemní procesy s informačním systémem Money ERP.

Správa dokumentů v Money ERP

V informačním systému Money ERP si můžete prostřednictvím funkčnosti Připojené dokumenty ke každé zaevidované přijaté faktuře (stejně jako ke všem ostatním dokladům) jednoduše připojit originál nebo kopii dokladu přijatého v elektronické podobě.

Funkčnost je dostupná nad seznamem přes tlačítko s ikonou kancelářské sponky, dále volbou Připojené dokumenty v místní nabídce seznamu (otevřené pravým tlačítkem myši) nebo přímo na dokladu ve stejnojmenné záložce.

Tímto způsobem si k dokladu v Money ERP můžete připojit fakturu či jakýkoliv jiný dokument, který jste od dodavatele obdrželi e-mailem, ale také prostě jen oskenovaný tištěný doklad.

V obou případech stačí dokument uložit a buď na dokladu, nebo nad seznamem použít funkci Přidat dokument. Pro jeho finální umístění vám aplikace vám nabídne několik možností.

• V souboru – v poli Dokument vyhledáte uloženou fakturu (ať už ji máte ve svém počítači, nebo ve sdíleném adresáři) a zde pak dokument zůstane i nadále uložený.
• V tomto případě nezvýšíte velikost databáze, ale musíte zabezpečit, aby nedošlo ke smazání, přejmenování nebo přesunutí dokumentu z původního umístnění.
• Tuto možnost tedy doporučujeme využívat jen v případě, kdy máte vytvořenou stabilní strukturu sdílených adresářů, do kterých ukládáte naskenované dokumenty, a máte je i dobře zabezpečené před náhodnými zásahy nepovolaných osob.
• Kopírovat do databáze – tímto krokem sice navýšíte velikost databáze, ale současně si zajistíte, že i po odstranění faktury z původního úložiště bude dokument v Money ERP stále dostupný.

Obdobně můžete archivovat vydané faktury. Doklady vystavené v Money ERP se dají generovat do PDF a tento výstup lze ukládat jako připojené dokumenty prostřednictvím Automatických akcí, které si nastavíte v menu Administrace.

Na kartě automatické akce stačí zvolit objekt, nad nímž chcete generování PDF spouštět, a vybrat typ Jiná akce. Automatické připojení dokladu v formě PDF zajistí Systémový modul a jím nabídnutý automat Report Attachment.

Modul Fakturace

Poté si tlačítkem Konfigurace otevřete kartu Nastavení automatického připojování dokumentů a zde zvolíte tiskovou sestavu a její konkrétní návrh – tedy podobu, v jaké se doklad vygeneruje a uloží jako PDF. Zde se také dá k fakturám připojit některý z vašich elektronických podpisů.

Výsledný PDF dokument se pak automaticky připojí k faktuře a současně se uloží do dokumentové databáze. V rámci nastavení automatické akce si můžete v záložce Události navíc určit situace, při kterých se má proces generování PDF faktury spustit.

Když například zvolíte událost Po přidaní záznamu a Po editaci záznamu, zajistíte si tak, že u vydané faktury budete archivovat nejen její původní podobu, ale i každou dodatečnou opravu. 

Evidenci dokumentů v systému Money ERP můžete dále vylepšit pomocí rozšiřujícího modulu DMS – správa dokumentů. Tento nástroj je určen pro firmy, které chtějí mít svou elektronickou dokumentaci plně pod kontrolou.

Modul DMS nabízí:

• třídění dokumentů do složek s detailním nastavením přístupových práv,

• fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů,

• podrobné verzování souborů,

• přímé propojení s dokumentovým skenerem.

Modul DMS

Elektronické podepisování dokumentů v Money ERP

Ke správě a evidenci vašich elektronických podpisů slouží seznam Nastavení podepisování dokumentů (menu Seznamy / Ostatní).

Základem je způsob načtení a uložení souboru, který je nositelem certifikátu:

• Certifikát ze souboru – umožní elektronicky podepisovat doklady, které byly vytvořené v prostředí Money ERP, a to pouze z konkrétního počítače, na němž je certifikát uložený. U této volby je nutné zároveň zadat heslo k certifikátu.
• Certifikát z databáze – soubor certifikátu se uloží přímo do databáze. Tímto se zabezpečí, že bude dostupný pro všechny uživatele na všech PC.
• Certifikát ze systémového úložiště – tato možnost je určená pro případy, kdy byla při stahovaní certifikátu zvolena možnost uložení do Windows. Certifikát bude opět dostupný jen pro přihlášeného uživatele.

Dále v nastavení elektronického podepisování definujete:

• Typ podpisu – můžete si vybrat, zda příjemce váš podpis na dokumentu uvidí, nebo jestli zůstane skrytý. Money ERP navíc nabízí i volbu MDP (Modification Detection and Prevention), která po otevření dokumentu zobrazí dialogové okno s informací o tom, zda je podpis platný, nebo jestli došlo k nějaké změně souboru.
• Dále si můžete zvolit Font (písmo) a Umístění podpisu (aby se nepřekrýval s textem dokumentu), zapsat Jméno autora či Důvod podpisu.

Po vytvoření a nastavení všech elektronických podpisů si v menu Agenda / Průvodce nastavením programu / Ostatní zvolte v části Elektronické podpisování dokumentů jeden z elektronických podpisů jako hlavní. Ten pak Money ERP použije pro všechny doklady, které nejsou nastavené jinak.

Automatické odesílání dokladů e-mailem

Doklady uložené v informačním systému Money ERP můžete:

• vytisknout v řadě různých podob
• exportovat do XML formátu 
• odeslat e-mailem 

Všechny uvedené činnosti se dají vykonávat prostřednictvím automatických akcí. Jako příklad si uvedeme hromadné odesílání faktur vystavených v průběhu dne.

Nejen, že se tak zbavíte nutnosti odesílat každou fakturu samostatně ručním vyvoláním funkce, ale při větším počtu vystavených dokladů datově náročnou činnost přesunete na méně exponovanou denní dobu. 

V menu Administrace si otevřete novou kartu Automatické akce.

V záložce Obecné jsou pro tento účel důležité následující volby:

• Zapnuto – zatržením pole se automatická akce aktivuje a program ji bude spouštět v situacích nastavených v záložce Události (např. Po přidání záznamu).
• Zpracovat na pozadí – akce se nevykoná ve chvíli, kdy nastala definované událost, ale prozatím se uloží do databáze a na pozadí ji spustí až služba CSW Automatic. Můžete si tak například určit, že všechny faktury vystavené tento den se zákazníkům odešlou hodinu po půlnoci.
• Objekt – v nabídce vyhledejte Faktury vydané. Roletová nabídka je rozsáhlá, ale v dolní části obsahuje vyhledávací okno, které vám pomůže hledaný objekt najít.
• Akce – vyberte možnost Jiná akce. 
• Aplikovat pouze na objekty – systém umožňuje vybrat či nastavit filtr (např. měnu dokladu, kategorii firem, pracovníka, který doklady vystavil) nebo zvolit konkrétní skupinu faktur.
• Modul – funkci zabezpečuje modul Ekonomické jádro.
• Automat – pro odesílání objektů e-mailem je určená automatická služba S5MailAutomat.

Následně si tlačítkem Konfigurace otevřete kartu Nastavení automatického odesílání pošty, kde se zadávají přesné parametry potřebné pro úspěšný e-mailing.

V záložce Nastavení si výběrem konkrétní tiskové sestavy, jejího návrhu a elektronického formátu, do kterého ji chcete exportovat, určíte finální podobu odesílaného dokladu. Dále jsou důležité volby:

• Uložit sestavu do připojených dokumentů – v tomto případě automatická akce přiloží vygenerovaný výstup dokladu (např. PDF) do připojených dokumentů ke zdrojové faktuře v Money ERP.
• Výchozí e-mailové adresy – pro kontrolu můžete posílat kopie všech e-mailů obchodníkům, externí účetní společnosti apod.
• Varianta e-mailového spojení – velmi důležitá volba, která určí, jaké adresy má program vybrat z adresních karet vašich zákazníků. Možností je celá řada, jejich popis a vysvětlení najdete v nápovědě k programu. 
• Typ zprávy – technické parametry nutné pro úspěšnou elektronickou komunikaci.

V záložce Zpráva pak nastavíte konkrétní podobu e-mailu – předmět a text zprávy a v případě potřeby i elektronický podpis.

Všechny texty se dají zapsat pomocí zástupných znaků, které zajistí, že se do e-mailové zprávy doplní vždy konkrétní, s daným dokladem související údaje (datum, číslo dokladu, variabilní symbol, adresa apod.).

Elektronická výměna údajů v Money ERP 

Informační systém Money ERP umožňuje uživatelsky definovat řadu různých konfigurací exportů a importů, které zprostředkují elektronickou výměnu dokladů s jinými informačními systémy.

Typickými scénáři použití jsou:

• B2B výměna dat mezi obchodními partnery,

• zasílání podkladů externí účetní firmě,

• výměna údajů mezi různými softwarovými řešeními v rámci jedné společnosti.

XLS import

Jednou z možností je využití modulu XLS import, díky němuž rychle a jednoduše načtete do systému:

• obchodní doklady,

• skladové doklady,

• interní doklady.

EDI komunikace a XML výměna

Money ERP dále umožňuje import a export dokladů ve formátu XML v rámci modulu EDI komunikace. Tato varianta zprostředkuje komplexní řešení pro výměnu dokladů s vašimi obchodními partnery.

Import dokladů z formátu XML si nastavíte v menu Administrace / Výměna dat. Zvolíte si zde vstupní XML soubor pro import, rozsah a chování importovaných údajů, případně i transformační šablonu. Takto nastavený import je možné vyvolávat:

• ručně pravým tlačítkem myši nad příslušným seznamem dokladů  
• využitím služby CSW Automatic

V menu Administrace / Výměna dat si můžete nastavit i konfiguraci exportu dokladů do formátu XML. Zde stačí zvolit, zda chcete doklad uložit do souboru nebo zapsat do databáze. Export přitom můžete omezit na konkrétní údaje z datové konfigurace dokladu. Akci lze vyvolat:

• pravým tlačítkem myši nad příslušným seznamem dokladů  
• automatickou akcí 
• využitím služby CSW Automatic

Money ERP navíc dokáže přijímat a odesílat doklady v dnes již standardizovaném formátu ISDOC. 

TIP: Přečtete si více informací o možnostech EDI komunikace. 

Vyzkoušejte digitalizaci účetnictví v praxi – zdarma

Přemýšlíte, jak by digitalizace účetnictví mohla vypadat ve vaší firmě? Nejlepší způsob, jak se přesvědčit o přínosech ERP systému Money ERP, je vyzkoušet si jeho funkcionality. Navíc se můžete obrátit na náš tým konzultantů, kteří vám s nastavením ochotně pomohou.

Demoverze na 25 dní zdarma