Automatizace podnikových procesů: její hlavní přínos a na co si dát pozor

My se nyní na tento trend podíváme očima Romana Kalamena, obchodního manažera společnosti Seyfor Slovensko, a.s. specializujícího se na produktová řešení Money ERP. Pokusíme se tak poodkrýt význam, který automatizace představuje pro podnikovou sféru, a tedy proč je dobré automatizovat podnikové procesy.

Když se řekne automatizace, každý si pod tímto pojmem představí něco jiného, ale obvykle to lidé vnímají jako něco složitého. Co pojem automatizace tedy představuje? 

Automatizace znamená zjednodušení práce a procesů v rámci jedné firmy. Tyto procesy jsou přitom různé v závislosti na jejím zaměření. Hlavní výhoda automatizace je však v tom, že v rámci firmy výrazně šetří mzdové náklady a usnadňuje práci v back-office. 

„Je výhodnější investovat do automatizace procesů než mít složitou personální strukturu.“

Pokud firma vyřizuje 100 objednávek denně, tak je proces jejich vyřízení složen z mnoha dílčích úkonů, na které je potřeba minimálně 2 – 3 zaměstnance back-officu, což je při rozvoji podniku nákladově neudržitelný stav. Pokud se tento proces však zautomatizuje, tak je potřeba pouze 1 člověk. Vše se díky automatizaci posune, zjednoduší a zrychlí. Dle mého názoru má tedy automatizace firmě především pomáhat a posouvat ji dál. 

Automatizace tedy představuje značnou pomoc pro podnikatele. Jaký typ podnikatele by ji měl využít? 

Vždy záleží, v jaké oblasti konkrétně daná firma podniká – jaký je její business. Může se jednat o e-shop, ale také o maloobchod či o velkoobchod nebo o kombinaci těchto prodejních kanálů. Samozřejmě, že v každém z těchto případů se vždy používají jiné automatizační nástroje a jejich možnosti použití při zpracování podnikových toků a procesů se liší. Jedno se však neliší: 

„ERP systém v každém případě poskytne tu správnou informaci v reálném čase.“

Například pokud má podnikatel e-shop, maloobchod i velkoobchod, tak je pro něj informační systém častokrát nezastupitelný – nejde ho ničím nahradit. Informační systém mu spojuje všechny tyto tři prodejní kanály a lze tak jednoduše na jednom místě sledovat například, jak se mu celkově vyvíjí stav daného artiklu v zásobách. 

V Money ERP máme různé zákazníky od firem o pár lidech (živnostníci) až po velké firmy s obraty v řádech desítek milionů korun. Jde o to, že každý je specifický, ale každému dokážeme v rámci procesu automatizace najít tu nejúčinnější cestu.

Co se týče velikosti podnikatele – má pro malého podnikatele smysl automatizovat své podnikové procesy? 

Většinou záleží například na tom, jaký produkt firma prodává a kolik má průměrně objednávek. Je to vždy rozdíl, pokud firma vyřizuje 100 objednávek o 1 položce nebo 100 objednávek o 10 položkách, nebo zda je její business spíše rychloobrátkový či nízkoobrátkový.

Z vlastní praxe ale vím, že i malé firmě se automatizace kolikrát vyplatí. 

„Úspora času je cenným přínosem bez ohledu na velikost podnikání.“

Naopak existují i velké firmy, které podnikový informační systém nepotřebují. Prodávají například produkty, které jsou drahé a nízkoobrátkové a stačí jim vést evidenci na papíře či v excelu. 

Z toho plyne, že podnikatel dokáže vždy sám zjistit, co se mu vyplatí. Je to tedy vysoce individuální – my se na každého podnikatele díváme zvlášť a snažíme se ho především pochopit – o čem ten jeho business konkrétně je. 

Automatizace podnikových procesů šetří čas zaměstnancům, snižuje náklady a zjednodušuje podnikové procesy. Jak s automatizací ale správně začít? 

Běžná praxe bohužel stále je, že v případě, že firma řeší určitý procesní problém, často vidí řešení v přijetí nové pracovní síly. Nepřemýšlí se strategicky. Nová generace podnikatelů se na to však dívá už strategičtěji a jsou více systémově orientovaní – vidí skrytou náročnost úkolů, kterou lze snadno vyřešit automatizací.

Ideální postup by měl tedy být následovný: 

• Firma nás osloví ve chvíli, kdy zjistí, že má určitý problém a v podnikovém informačním systému vidí řešení. 
• Společně zhodnotíme aktuální stav dané firmy v rámci předimplementační konzultace a analýzy.
• Následně navrhneme nejlepší možné řešení. 
• Jednotliví odborní konzultanti se poté věnují dané firmě individuálně dle jejích specifik.

Objektivně mohu říct, že v Money ERP máme kvalitní rozsáhlé zkušenosti na to, abychom firmě dokázali pomoci problém vyřešit. Jsme na trhu přes 17 let a máme přes 1300 klientů a řešíme v průměru ročně 40 projektů v rámci Slovenska a až 80 projektů v České republice. Pokud nás tedy firma osloví s určitým problémem, tak ve většině situací už předem víme, jaké řešení aplikovat a máme ho především praxí odzkoušené. 

Automatizace podnikových procesů pomocí ERP systému představuje značnou finanční investici. Vyplatí se tento krok? 

Praxe v rámci československého trhu je bohužel stále taková, že na investici do něčeho nehmotného se nahlíží jako na poslední možnou investici. Zvolí se raději cesta přijetí nového zaměstnance, kterého si firma umí dle vlastních potřeb vyškolit a dát mu určitou odpovědnost, kdežto software je pro ně něco nehmotného a neosobního. 

Zkušenost je přitom taková, že po úspěšné implementaci ERP systému v rámci firmy klient sám po roce až dvou využívání většinou hodnotí tento krok velmi pozitivně. Uzná, že ze začátku je to dost náročný proces – změna všech firemních systémů, procesů, navyknutí si na něco nového – ale už by se do předešlého stavu nevrátil.

Slovy klienta: 
„Nyní nechápeme, jak jsme to mohli před automatizací vůbec zvládat.“ 

Jakou návratnost má investice do automatizace podnikových procesů? 

Je nutné zmínit, že investice do podnikového informačního systému má spíše jednorázový prvotní nákladový charakter, kdy další roky se jedná pouze o menší finanční částky vynaložené spíše na servisní služby. ERP systém tedy vychází při rozvoji podniku nákladově mnohem výhodněji než snažit se vypořádat s rozvojem firmy například skrze najímání nové pracovní síly. 

„V případě, že firma aktuálně nestíhá pružně vyřizovat objednávky, tak po úspěšné implementaci podnikového informačního systému lze poté v praxi hovořit o nárůstu obratu zhruba v rozmezí 20 % až 40 %.“ 

I v případě businessu, který již nemá rostoucí charakter, ale spíše setrvační, má automatizace podnikových procesů smysl. Výsledkem může být opět snížení personálních či provozních nákladů. ERP systém pomůže v tom, že se rychleji například protočí obrat zásob, čímž se sníží nároky například na skladové prostory, personální správu skladu, energie apod. 

ERP systém umožňuje zkrátka dělat lepší manažerská rozhodnutí. Člověk, jako lidský faktor v rámci firmy, by k tomu rozhodnutí nejspíše došel i sám – ale trvalo by mu to o dost déle než softwaru – a čas jsou v dnešní době peníze. 

Na trhu existuje široká škála ERP systémů. Jak vybrat ten správný, pokud se pro automatizaci podnikových procesů podnikatel rozhodne? 

Je nutné se zaprvé zamyslet, kolik peněz do této změny je daná firma schopna investovat. A následně se rozhodnout, jaký ERP systém pořídit. 

Jedno ze základních rozhodnutí je, zda vybrat on-premise či cloudové řešení podnikového informačního systému. Každý z těchto řešení má svoje plus i mínus. Záleží, co danému podnikateli nejvíce vyhovuje. Častokrát záleží také na počtu uživatelů, kteří budou daný informační systém využívat, kde v případě určitých řešení se cena odvíjí právě od jejich počtu – opět to však není pravidlem všech ERP systémů. 

„Důležité je zkrátka vědět, kolik chci investovat, jakým technickým způsobem chci mít informační systém řešený a vědět, co mi má systém konkrétně vyřešit.“

Pokud si podnikatel zodpoví vše výše řečené, pak je nutné zaměřit svou pozornost na poskytovatele daného ERP systému. Na výběr jsou samozřejmě kromě místních i zahraniční poskytovatelé. Já osobně bych však preferoval tuzemský ERP systém, protože ten je etablovaný v našich tržních podmínkách. Což je velmi důležité hledisko, protože máme například velmi specifický systém účetnictví, nehledě na kolikrát komplikovanější systém legislativy, kterým je zkrátka potřeba plně odborně rozumět. 

Dalším důležitým faktorem je i kvalita zákaznické podpory či zda jsou k dispozici individuální vzdělávací možnosti.

V Money ERP například provozujeme speciální learningový portál, kde se mohou podnikatelé dále sami vzdělávat. Školení jsou dostupná i online, takže se eliminuje závislost na odborném konzultantovi. Ten se však vždy minimálně jednou ročně s danou firmou spojí a zjistí, zda je vše v pořádku či zda nepotřebuje něco nového, protože stále vyvíjíme nové moduly, kterých lze využít. 

Na co si při výběru ERP systému dát největší pozor a jak zajistit, že ho firma nebude po krátké době opět měnit? 

Samozřejmě se v praxi setkáváme i s firmami, které informační systém mění třeba po roce až dvou používání. Důvodem je častokrát, že se podnik rozhodne podle ceny, po nedostatečném průzkumu trhu či je špatně provedena předimplementační analýza, která je v tomto procesu nejdůležitější. 

Předimplementační konzultace/analýza v případě Money ERP funguje následovně: 

• Náš odborný konzultant se setká s danou firmou, přičemž vzájemně zhodnotí a zkonzultují její aktuální stav a definují konkrétní procesní problémy. 
• Z této schůzky se vytvoří zápis (se souhlasem dané firmy), který blíže upřesní cenu finální nabídky řešení informačního systému. 
• Pokud firma souhlasí, tak dojde k prodeji licence daného softwarového řešení a začíná proces implementace.

Z toho plyne především to, že je to vždy o vzájemné spolupráci. Každý v procesu automatizace máme svůj díl práce – i samotná firma musí být proaktivní. Zároveň se nesmí bát být otevření, protože konzultant ho bude zpovídat poměrně detailně, tak aby se problém uchopil co nejlépe. 

„Firma si v procesu automatizace musí chtít nechat odborně poradit – mít otevřenou mysl.“

Naštěstí díky letité praxi víme přesně, jak předejít tomu, aby se musel informační systém po krátkém čase jeho používání měnit. 

Vy se věnujete ERP systémům a automatizaci firemních procesů už 17 let. Je něco, co Vás v této oblasti stále dokáže překvapit? 

Nejvíce mě překvapují stále klienti, kteří požadují podnikový informační systém, který za ně vyřeší naprosto vše a bude fungovat sám o sobě. Takový systém na světě však není.

„Je nutné na ERP nahlížet jako na systém, který neeliminuje lidský faktor, ale bude mu značnou pomocí.“

Z pohledu Money ERP mě překvapuje to, že se stále vyvíjí a stále se vymýšlí nové moduly. Aktuálně je velmi oblíbená a žádaná např. Expedice Chameleon či možnost snadného napojení externích aplikací a služeb v podobě modulu API. 

Zároveň mě velmi pozitivně překvapuje, jak je Money ERP flexibilní v napojování se na jiné informační systémy, např. velmi užitečná je integrace ERP systému s e-shopem, kdy lze zmínit především modul Shoptet, za který aktuálně získáváme velmi pozitivní zpětnou vazbu od e-commerce podnikatelů. 

Obecně lze říci, že právě tato cesta propojování se a otevřenosti vůči ostatním podnikovým systémům je námi vnímaná jako nejlepší. A přináší kladné výsledky nejen nám, ale především našim zákazníkům, kteří mají díky tomu možnost využívat stále širší portfolio funkcí, které Money ERP nabízí. 

Pokud byste se chtěli dozvědět více, kontaktujte nás na obchod@moneyerp.cz a my se vám budeme individuálně věnovat.