Mnoho firem začíná s jednoduchým účetním softwarem, který jim v počátcích plně postačuje. Jak ale roste objem práce a složitost firemních procesů, přichází potřeba větší přehlednosti, automatizace a flexibility.
V tu chvíli často vyvstává otázka: zůstat u účetního řešení, nebo přejít na podnikový informační systém?
Tento článek vám pomůže zorientovat se v rozdílech mezi účetním softwarem a ERP systémem, představí jejich výhody i limity a poradí, kdy je vhodná chvíle na změnu. Získáte přehled, který vám usnadní rozhodování o dalším směřování vašeho podnikání.
Účetní software vs. podnikový informační systém
Co je účetní software a co umí
Účetní software – často označovaný také jako ekonomický systém – je nástroj, který firmám pomáhá zajistit správné vedení účetnictví. Je navržen především pro zpracování běžné ekonomické agendy, jako je:
- evidence faktur,
- zpracování mezd,
- účtování bankovních pohybů,
- daňová přiznání
- a výstupy pro státní instituce.
Některé účetní programy obsahují i základní funkce pro personalistiku nebo reporting, jejich funkcionalita je však omezená a obvykle cílí na menší firmy nebo OSVČ.
Co je ERP systém a jaké oblasti pokrývá
ERP systém (Enterprise Resource Planning) neboli podnikový informační systém je komplexnější řešení, které propojuje různé oblasti fungování firmy do jednoho celku. Kromě ekonomiky zahrnuje také další klíčové procesy, jako například:
- skladové hospodářství,
- evidenci a správu objednávek,
- řízení e-shopu,
- CRM – vztahy se zákazníky,
- reporting a business intelligence,
- workflow, DMS a integrace s externími systémy (např. e-shop, platební brány),
- a další moduly podle konkrétních potřeb firmy.
ERP systém tak slouží jako jednotná platforma pro řízení celé firmy – od účetnictví až po expedici zboží.
TIP: Podívejte se, jaké funkce dnes nabízejí moderní podnikové informační systémy.
Hlavní rozdíly mezi účetním a podnikovým systémem
| Vlastnost | Účetní software | ERP systém |
| Zaměření | Ekonomická agenda | Všechny klíčové podnikové procesy |
| Modulárnost | Základní nebo žádná | Vysoká, systém se přizpůsobuje potřebám firmy |
| Integrace s jinými nástroji | Omezená | Rozsáhlá (e-shop, DMS, CRM, banky, e-mail) |
| Automatizace | Základní | Pokročilá, včetně workflow a schvalování |
| Reporting | Standardní výstupy | Pokročilé BI nástroje, vlastní sestavy |
| Typické použití | OSVČ, malé firmy | Střední a větší podniky |
Kdy stačí účetní software a kdy je čas na ERP systém
Kdy postačí účetní software
Účetní software je ideální pro firmy, které:
- nemají složité vnitřní procesy,
- vystavují jen několik faktur měsíčně,
- neskladují zboží nebo vedou sklad pouze ručně,
- nemají více oddělení ani zaměstnance na plný úvazek,
- řeší většinu operativy mimo systém – pomocí e-mailů, tabulek nebo papíru.
Typicky jde o drobné podnikatele, začínající firmy nebo živnostníky. Pro ně je jednoduché řešení rychlé, dostupné a snadno zaučí nové uživatele.
Kdy se účetní software stává brzdou
Jakmile firma roste, její potřeby se mění. Mezi nejčastější signály, že nastal čas na ERP systém, patří:
- Příliš mnoho tabulek a duplicit – data jsou roztříštěná v Excelu, každý sleduje „svá“ čísla.
- Administrativní chyby – ruční přepisování údajů vede k častějším omylům.
- Nepřehlednost – vedení nemá aktuální data pro rozhodování.
- Závislost na jednotlivcích – systém znají jen konkrétní lidé.
- Nárůst počtu zaměstnanců, zakázek nebo skladových pohybů.
V takových případech účetní software nestačí. Mnohem výhodnější je přejít na ERP systém, který poskytne jednotné rozhraní, přehled v reálném čase a minimalizuje chybovost.
Ekonomické aspekty zavádění ERP vs. účetního systému
Investiční a provozní náklady
Zavedení ERP systému vyžaduje vyšší počáteční investici než nákup účetního softwaru – zejména kvůli implementaci, školení zaměstnanců a úpravám systému na míru.
Na druhou stranu ERP systém:
- snižuje objem manuální práce,
- eliminuje duplicity,
- zefektivňuje chod celé firmy.
Provozní náklady bývají nižší, protože není třeba platit více samostatných nástrojů a jejich propojení. Zákazníci Money ERP, jako například společnost AZ Stone, dokáží tímto způsobem ušetřit i náklady na pracovní místa.
Návratnost investice (ROI)
Při správném výběru a nasazení se návratnost ERP systému projeví už během prvního až druhého roku. Ušetřený čas, méně chyb, lepší kontrola nad financemi a kvalitnější rozhodování vedou k vyšší produktivitě a růstu firmy.
Naopak účetní software může na první pohled působit jako levnější řešení, ale u rostoucí firmy jeho limity brzy představují překážku dalšího rozvoje.
Jak zefektivnit práci účetních pomocí ERP systému?
Integrace ERP systémů s dalšími podnikovými aplikacemi
ERP jako centrální uzel firemního IT prostředí
Moderní ERP systém není jen samostatná aplikace – je to centrální platforma, která propojuje všechny důležité firemní nástroje. Dokáže komunikovat s:
- e-shopy,
- platebními bránami,
- bankami,
- CRM systémy,
- mzdovými systémy,
- dokumentovými úložišti a dalšími.
Díky těmto integracím se data přenášejí automaticky. Objednávka z e-shopu se okamžitě zaznamená do systému, vystaví se faktura, aktualizuje stav skladu a zákazník obdrží potvrzení.
Výhody oproti samostatným účetním systémům
Samostatné účetní programy sice zvládnou základní evidenci, ale čím více externích systémů firma používá, tím více času tráví jejich propojováním. To často vede k duplicitám, nepřesnostem a vyšším nákladům na správu.
Pokud zvolíte správný ERP systém s otevřeností pro napojení na externí aplikace – jako je například Money ERP – ušetříte nejen náklady na vývoj integračních rozhraní. Zároveň získáte legislativně správný a intuitivní systém pro vedení účetnictví.
Bezpečnost a role uživatelů v ERP vs. účetních systémech
Detailní nastavení přístupových práv
ERP systémy umožňují nastavit přístupová práva pro každého uživatele zvlášť. Lze přesně určit, kdo může data pouze zobrazit, kdo je může upravit a kdo má oprávnění ke schvalování.
Účetní softwary tyto možnosti většinou nenabízejí nebo jsou výrazně omezené. To představuje bezpečnostní riziko, zejména ve firmách s více odděleními a složitější organizační strukturou.
Auditní stopy a ochrana citlivých dat
Každá akce v ERP systému je zaznamenána – kdo, kdy a co změnil, schválil nebo odstranil. Tyto auditní záznamy jsou zásadní pro bezpečnostní kontroly, interní audity i dodržování GDPR.
Citlivá data, jako jsou mzdy, obchodní smlouvy či finanční přehledy, jsou díky tomu lépe chráněna. Navíc ERP systémy často využívají šifrovanou komunikaci a pokročilé bezpečnostní protokoly, které běžným účetním softwarům chybí.
Budoucnost ERP systémů a účetnictví
Nové technologie mění způsob práce
S nástupem umělé inteligence (AI), automatizace, internetu věcí (IoT) či blockchainu se výrazně mění i funkce ERP systémů.
Mnohé úkoly, které dříve vykonávali účetní ručně – jako je třídění dokladů, rozpoznávání údajů z faktur nebo prediktivní analýza cash-flow – dnes přebírají automatizované procesy.
Tento vývoj snižuje administrativní zátěž a zvyšuje přesnost dat. Účetní se tak mohou více věnovat analytické a poradenské činnosti místo rutinního zpracování dokladů.
ERP systémy jako strategický nástroj budoucnosti
Moderní ERP systém už není pouze o evidenci – stává se nástrojem pro strategické řízení firmy. Pomáhá:
- předvídat vývoj,
- plánovat kapacity,
- optimalizovat náklady,
- a zlepšovat zákaznickou zkušenost.
Díky propojení s dalšími technologiemi se ERP systém stává digitálním mozkem firmy.
Naopak účetní softwary zůstávají statické – řeší pouze to, co je potřeba právě zaúčtovat. Jejich budoucnost leží především v automatizaci, avšak jejich rozsah zůstane omezený na finanční agendy.
Vyzkoušejte ERP systém, který rozumí potřebám vaší firmy
Pokud jste se v některé části článku našli, možná právě teď nastal správný čas zamyslet se nad přechodem na podnikový informační systém. ERP řešení vám pomůže zjednodušit práci, snížit chybovost a získat přehled i kontrolu nad celou firmou.
