Jaký je rozdíl mezi účetním a informačním (ERP) systémem?

Co je ERP systém? 

ERP systém (či také podnikový informační systém) je komplexní softwarové řešení kombinující v sobě veškeré funkce a nástroje, které firmy vyžadují ke svému každodennímu provozu. Konkrétní nabídka vlastností se samozřejmě liší podle konkrétní značky ERP systému a jeho cílové skupiny, většina systému na trhu ale obvykle nabízí nástroje pokrývající například následující oblasti:

• účetnictví a ekonomický deník,
• řízení výroby, 
• řízení e-shopu,
• skladové řízení,
• projektové řízení,
• business intelligence,
• správa a sledování financí,
• řízení lidských zdrojů,
• správa vztahů se zákazníky (CRM),
• supply chain management,
• reporting a analytické nástroje,
• a řadu dalších. 

Proč by ale vlastně vaše firma měla o pořízení ERP systému uvažovat? Odpověď je nasnadě – protože podnikové informační řešení přinese vaší společnosti celou řadu jasných přínosů. Níže uvádíme ty nejvýznamnější:

1. Vše v jednom systému: rutinní činnost firem se dnes již neobejde bez řady specializovaných systémů starajících se o různé vnitropodnikové procesy, od skladového řízení přes účetnictví až po docházku a personalistiku. S ERP systémem můžete všechny tyto procesy řídit z jediného softwarového rozhraní využívajícího jednu centrální databázi.
2. Automatizace procesů: podnikový informační software dokáže řadu rutinních a ručně prováděných procesů (např. vyplňování faktur, odesílání e-mailů nebo vypisování dodacích listů) plně automatizovat. Dosáhnete tak nejen výrazné úspory práce a času, ale také podstatně snížíte chybovost.
3. Digitalizace: zapomeňte na ruční vypisování dokumentů a jejich vyhledávání v objemných šanonech. S ERP systémem můžete všechny soubory převést do elektronické podoby a usnadnit si tak jejich uchovávání i zpracování. Díky funkcím automatického vytěžování pak už nemusíte řešit ani přepisování dokumentů do systému.
4. Škálovatelnost a široký výběr modulů: moderní ERP systémy nabízejí celou řadu specializovaných modulů určených pro nejrůznější oblasti firemních procesů. Může se jednat například o propracované moduly pro skladové řízení, CRM platformy nebo nástroje pro personalistiku a mzdy.
5. Přesný sběr dat a reporting: jelikož všechny součásti ERP systému pracují se stejnými daty, snadno si s jejich pomocí udržíte přehled o dění v celé firmě. Pokročilé analytické nástroje pak umožňují data zpracovávat do informačně vydatných reportů, které lze využít jako hodnotné podklady pro strategická rozhodnutí.

Co je účetní systém?

Jak název napovídá, účetní (nebo také ekonomický) software je zaměřen pouze na ekonomické procesy podniku. Pro tento účel disponuje nástroji a funkcemi specificky navrženými pro obecné účetnictví, zpracování mezd, finanční řízení podniku a vytváření souvisejících finančních reportů. V závislosti na konkrétním řešení pak může být ekonomický systém vybaven i personálními moduly pro správu pracovněprávních vztahů, vytváření rozvrhů pracovní doby či jiné podobné aktivity.

Jak se od sebe ERP a účetní systém liší?

V praxi se lze často setkat se záměnou obou pojmů v domnění, že se jedná o jeden a ten samý systém. Ve skutečnosti se od sebe ale oba tyto druhy softwaru výrazně liší, a to v první řadě svým záběrem. Zatímco ekonomický systém je zaměřen pouze na ekonomickou (případně i personální) agendu, u ERP systému tvoří tato oblast pouze jeden z více modulů.

Jinými slovy – podnikový software v rámci svých funkcí může nabízet (a ve velké většině případů i nabízí) i moduly pokrývající správu ekonomických procesů. Oproti tomu ekonomický software můžete využít pouze pro účetnictví, finanční agendu a v některých případech i personální záležitosti. V závislosti na konkrétním řešení se lze u ekonomických systémů setkat i s omezenou CRM funkcionalitou.

Kdy je vhodný účetní software?

Zejména pro menší firmy a živnostníky je často nákup plnohodnotného podnikového informačního systému zbytečné; buď na jeho pořízení nemají prostředky, nebo by nevyužily všechny jeho funkce. V takovém případě mohou firmy sáhnout po menších oddělených řešeních pro řízení těch nejdůležitějších agend, a zbytek řešit jinými způsoby. Právě v této situaci je pořízení ekonomického systému dobrou volbou, neboť personální a mzdová agenda patří tradičně mezi nejdůležitější skupiny procesů.

okud ale pro svou firmu plánujete dynamický růst, pouze s účetním systémem si již do budoucna nevystačíte. Dříve či později totiž dojdete do bodu, kdy ostatní metody zpracovávání vnitropodnikových procesů (ruční záznamy, tabulky v MS Excel aj.) již nebudou vyhovovat a začnou rozvoj vašeho byznysu silně brzdit. V tomto momentě je vhodné porozhlédnout se po vhodném ERP systému.

Jak poznám, že je na čase přejít na ERP systém?

Nelze přesně odhadnout, kdy vaše firma dorazí do bodu zlomu, nicméně můžete si být jistí, že se tak dříve či později stane. Obvykle na potřebu přechodu na plnohodnotné ERP řešení poukazují jevy, které jsou napříč firmami a obory překvapivě podobné. Jedná se typicky o následující:

• administrativní chaos, kdy se zaměstnanci ztrácejí ve všemožných tabulkách, formulářích a dokumentech,
• absence standardizovaných procesů, kdy každé oddělení řeší své agendy vlastním způsobem,
• závislost na ručně vykonávaných úkonech (tisknutí faktur, přepisování dat do systémů, vyplňování tabulek aj.),
• vysoká chybovost způsobená závislostí na lidském faktoru,
• nutnost přenášet data mezi více oddělenými systémy, což mimo jiné zvyšuje riziko duplicit,
• absence efektivního reportingu a z toho plynoucí nedostatečná data pro strategická rozhodnutí a plánování. 

Pokud pro vaši firmu platí jeden či více uvedených bodů, tak vězte, že ekonomický systém vám s těmito problémy nepomůže, resp. vyřeší pouze část týkající se ekonomické agendy. Oproti tomu ERP systém vám umožní vyřešit všechny výše uvedené neduhy pomocí jediného řešení, a to včetně ekonomické oblasti.

Můžete samozřejmě používat ekonomický systém i po implementaci podnikového informačního software, nicméně v tom případě se připravíte o výhodu v podobě centralizace dat a jejich dostupnosti z jednoho rozhraní.

Jste přesvědčeni? Vyzkoušejte Money ERP

Pokud vás předchozí řádky přesvědčily a vy nyní aktivně uvažujete o pořízení ERP systému, objevte obří potenciál Money ERP - rychle nasaditelného podnikového informačního systému, jehož široká nabídka modulů uspokojí potřeby společností všech oborů a velikostí. Nevěříte? Inspirujte se našimi spokojenými zákazníky a jejich příběhy. 

Abyste pak nekupovali příslovečného zajíce v pytli, využijte bezplatnou zkušební verzi, se kterou si můžete na 25 dní zdarma vyzkoušet všechny funkce Money ERP. Sami tak uvidíte, jak vám naše řešení dokáže pomoci s každodenními výzvami a procesy.