Skrýt formulář
MENU Zavřít
Jak sestavit ten nejlepší tým pro výběr ERP systému? Jak sestavit ten nejlepší tým pro výběr ERP systému?

Jak sestavit ten nejlepší tým pro výběr ERP systému?

  • 13. 5. 2022

4 minuty čtení

V předchozím díle našeho seriálu jsme se bavili o tom, co je to ERP systém a co byste měli zvážit před začátkem samotného výběru. Tento díl vám popíše další důležitou součást cesty k digitalizaci vašeho podniku – sestavení výběrového týmu ERP systému. 

Jaké jsou úkoly týmu pro výběr podnikového informačního systému?

Vzhledem k významu investice do podnikového informačního systému je logické, že výběr správného řešení není úkol pro jednoho člověka. Ve skutečnosti k této volbě potřebujete spolehlivý tým profesionálů, na jejichž bedra můžete svěřit následující úkoly:  

  1. stanovit cíle, které má ERP systém splnit,
  2. vyhledat a projít informace o jednotlivých vytipovaných dodavatelích,
  3. provést selekci vybraných dodavatelů a určit, které z nich vaše firma kontaktuje,
  4. důkladně prostudovat dodané podklady a připravit srovnání všech nabídek,
  5. zúčastnit se praktické ukázky práce s daným ERP systémem,
  6. provádět reporting po celou dobu výběru a posuzování vše společně konzultovat (zejména požadavky na systém, obdržené podklady a poznatky z demoverzí),
  7. na základě všech předchozích bodů určit dodavatele a řešení, které nejvíce odpovídají potřebám a možnostem vašeho podniku.

Výběr týmu – na co myslet především?

Vzhledem k výše uvedenému je jasné, že členové týmu musí být především:

  • zodpovědní,
  • důkladní,
  • komunikativní a
  • maximálně pečliví.

Především by ale měli mít na všechny výše uvedené úkoly dostatek času i prostředků. Výběr ERP systému; by se měl stát pro členy týmu prioritou, důrazně proto doporučujeme do týmu vybírat pouze ty zaměstnance, kteří se mu mohou věnovat naplno. Pokud pak dotyční nemají dost času, pokuste se vybrat někoho jiného, případně mu ulehčete od ostatních pracovních povinností.

Neméně důležitou zásadou je, aby byla v týmu zastoupena všechna oddělení, která budou s daným podnikovým informačním systémem pracovat. Každé oddělení totiž mívá trochu odlišné požadavky a akcentuje jiné funkce systému, od skladového hospodářství přes účetní software až po CRM systém. Zahrnutí dotyčných zástupců do týmu zajistí, že při výběru budou brána v potaz všechna specifika napříč firmou. 

Třetí důležitým pravidlem pak je pro výběr ERP systému celý tým patřičně nadchnout. Nemá smysl snažit se do vašeho podniku zavést informační systém, když v jeho výhody nevěří ani samotný výběrový tým. Doporučujeme se proto po zformování týmu ujistit, že všichni jeho členové si jsou potenciálu ERP systému vědomi a budou je chtít uvést v praxi. 

Koho postavit do čela výběru ERP systému?

Stejně jako jiné týmy, i ten výběrový se neobejde bez kompetentního vedoucího. Ten by měl splňovat všechna výše uvedená kritéria, zároveň by ale mít dokonalý přehled o procesech nejen svého oddělení, ale také celé firmy. Vhodnými kandidáty jsou tak zpravidla zkušení manažeři znalí silných i slabých stránek podniku, kteří již v minulosti podobné týmy vedli. 

Výběr vedoucího rozhodně nepodceňujte! Právě on totiž bude protějškem implementátorovi ERP systému ze strany dodavatele a bude stát v první linii celého procesu zavádění. Pokud vyberete člověka nedostatečně zkušeného či příliš vytíženého, výsledkem budou v lepším případě zbytečná nedorozumění při jednání s dodavatelem. V horším pak dostanete nesprávně naimplementovaný software, který nesplňuje očekávání a nedokáže zhodnotit prostředky do něj vložené. 

Jak tedy vypadá správný výběrový tým?

Sečteno a podtrženo, sestavení týmu rozhodně není jednoduchý úkol. S vytipováním vhodných kandidátů pro výběr ERP systému si proto dejte náležitě na čas, zvažte všechna pro a proti, a až teprve poté začněte delegovat úkoly. To, že jste vybrali správně, pak poznáte podle následujících znaků:  

  1. v týmu jsou zastoupena všechna oddělení, která budou s ERP systémem pracovat,
  2. členové týmu nejen skvěle rozumí procesům ve svém oddělení, ale také jsou vysoce komunikativní, aktivní a zodpovědní,
  3. jeden každý člen má na výběr ERP systému dostatek času a považuje jej za svou prioritu.
  4. v čele týmu stojí člověk s dostatečnými rozhodovacími pravomocemi, který se nebojí zodpovídat za celý výběr. 

Vyplatí se externí pomoc?

Ne každý podnik si troufne na zformování vlastního výběrového týmu, ať už kvůli nedostatku lidí či zkušeností. Mnohé společnosti proto raději sáhnou po externím konzultantovi a nechají proces výběru na něm. Toto rozhodnutí s sebou nese specifické výhody i nevýhody: 

Výhody

  • nemusíte se starat o výběrový tým, 
  • máte jistotu, že výběr řídí zkušený člověk orientující se v oboru,
  • menší časové i organizační nároky.

Nevýhody

  • externí konzultant nikdy nepozná vaši firmu tak důkladně, jako vy sami,
  • zejména pro menší firmy mohou být služby konzultanta finančně náročné,
  • řada konzultantů je navázána na jedno konkrétní řešení, které budou při výběru upřednostňovat; nemáte tak jistotu, že dotyčný vybere skutečně ten nejvýhodnější systém.

Mám sestavený tým. A co dál?

V této fázi máte povědomí o svých požadavcích na ERP systém a rovněž jste sestavili co možná nejlepší výběrový tým. Můžete se tedy směle přesunout k dalšímu kroku, který s výběrovým týmem přímo souvisí – shromáždění požadavků na nový ERP systém. O tom, jaké otázky byste si při sestavování kritérií měli pokládat, pak pojednáme v následujícím článku našeho seriálu.

Podobné články

Na co se při výběru ERP systému ptát jeho dodavatele?

  • 22. 7. 2022

Víte, podle čeho vybrat ten nejlepší ERP systém?

  • 28. 6. 2022

Sestavení požadavků na ERP systém, aneb víte, co vaše firma potřebuje?

  • 4. 6. 2022
Zákaznická podpora
549 522 502
Zákaznický portál
podpora.moneyerp.cz
Obchodní oddělení
800 776 776
Napište nám
moneyerp@solitea.cz