Zavádění informačního systému je důležitým krokem v životě každé firmy. O to důležitější je nepodcenit přípravu, která začíná dlouho před samotným výběrem vhodného řešení. V druhém díle našeho seriálu se zaměříme na to, co všechno taková příprava obnáší.
Podle čeho poznáte, že potřebujete ERP?
„Největší problémy jsme měli s příjemkami. Dorazil nám třeba doklad za €1000, který měl 20 stran. Jeden zaměstnanec tak v pracovní době nedělal nic jiného, než že ručně přepisoval příjemky.“ Peter Slaný, jednatel NOBBY Slovakia s. r. o.
Rozhodnutí pořídit ERP systém firmy nečiní jen tak z ničeho, a zpravidla za ním stojí konkrétní potřeba. Nejčastěji jej zavádějí společnosti, jež ve své každodenní činnosti identifikovaly prostor pro zlepšení a informační systém jim toto zlepšení má přinést. Příkladem může být například dodavatel zdravé výživy SanusVia, který hledal řešení schopné zvládat stovky tisíc pohybů na skladě. Zároveň je třeba mít na paměti, že implementace je časově i finančně náročný proces. Měli byste si proto být jistí, že podnikový systém je to správné řešení.
Kdy je tedy ten správný čas?
Administrativa vám přerůstá přes hlavu
Lze se setkat s řadou menších podniků, kde se účtování, řízení výroby či správa skladů provádí za pomoci MS Excel či podobného tabulkového procesu. Co ale dělat, když se firma rozroste? S vyšším počtem zákazníků se totiž pojí i bující administrativa, excelovské tabulky náhle mají stovky řádků a zaměstnanci se v nich ztrácejí. Případná ztráta souboru pak může zastavit celou výrobu.
Nestíháte držet váš e-shop aktuální
Při absenci podnikového informačního systému je pro provoz e-shopu nutná velká míra ručního přepisování údajů z jednoho systému do druhého. Stačí například, když spolu nekomunikují e-shop a skladový systém. Skladovou dostupnost i ostatní údaje jednotlivých položek tak musí zaměstnanci pravidelně kontrolovat a následně ručně zadávat.
Využíváte více oddělených systémů
Účetní systém od jednoho dodavatele, skladové řízení a logistický systém od druhého dodavatele, e-shopové řešení od třetího. Tato situace představuje administrativní noční můru. Pokud totiž spolu systémy nekomunikují, musí zaměstnance údaje mezi nimi v lepším případě složitě exportovat a importovat, v horším pak ručně přepisovat.
Nevíte, co se ve vaší firmě děje
Je nemyslitelné plánovat budoucnost podniku bez znalosti jeho současné kondice. Tu se ale nedozvíte, bez způsobu, jak získat relevantní a pravdivé údaje o chodu jednotlivých odděleních. To samé platí i o kontrole krátkodobých i dlouhodobých úkolů – podle čeho poznáte, v jaké fázi jsou jednotlivé úkoly, kde se zdržely a kdo je zodpovědný za jejich vypracování?
Máte informační systém, který již nestačí
Vyhráno často nemají ani firmy, které už podnikové informační systémy používají. Když se podnik rozroste a zvýší se tak objem rutinních agend, systémy navržené pro menší firmy brzy narazí na strop svých kapacit. Jinými slovy nedokážou držet krok s růstem vašeho podniku a ve výsledku více problémů způsobují, než řeší.
Jaké máte od ERP systému očekávání?
Pokud se v některém z výše uvedených případů poznáváte, může vhodně vybraný informační systém neduhy vašeho podniku elegantně vyřešit a velkou část práce dokonce odvést za vás. To ale neznamená vzít zavděk prvním řešením nalezeným na internetu! Do samotného procesu výběru musíte jít s co nejpřesněji definovanými požadavky a představou oblastí, ve kterých byste rádi dosáhli zlepšení.
Kritéria se přitom přímo odvíjí od druhu firmy a oboru, ve kterém působí. Konkrétní očekávání tak mohou vypadat například takto:
- automatizace rutinních úkonů,
- schopnost spolehlivého řízení velkého objemu skladových pohybů,
- zrychlení výdeje objednávek a propojení s externím systémem,
- správa velkého počtu reklamací a evidence náhradních dílů.
Potřebuji informační systém a vím, co od něj čekám. Jak dál?
S konkrétní potřebou a konkrétními požadavky máte onen pověstný „krok nula“ za sebou a můžete se pustit do výběru vhodného řešení. Jedná se o začátek cesty o mnoha krocích, na jejímž konci vás (pokud vše provedete správně) čeká podnik pracující jako dobře seřízené hodinky.
Krokem číslo jedna je pak sestavení týmu zodpovědného za výběr ERP systému. O tom, co má takový tým na starosti a jaké kvality by měli mít jeho členové, pojednáme v následujícím článku našeho seriálu.
