Zavedení informačního systému je důležitým krokem v životě každé firmy. Proto je klíčové nepodcenit přípravu, která začíná dlouho před samotným výběrem vhodného řešení.
V tomto článku se zaměříme na to, co všechno taková příprava obnáší.
Jak zjistíte, že potřebujete ERP systém?
„Impulzem ke změně bylo spuštění e-shopu. Když přišla objednávka, zaměstnanec musel údaje třikrát ručně přepsat do různých dokumentů – do objednávky, faktury a expedičního dokladu pro přepravce.
Systémy totiž nebyly propojené,“ popisuje svou zkušenost Aleš Hubáček, jednatel společnosti Hračky Hopík.
Firmy se pro pořízení ERP systému nerozhodují jen tak – obvykle za tím stojí konkrétní potřeba. Nejčastěji jej zavádějí společnosti, které ve své každodenní činnosti identifikovaly prostor ke zlepšení, a právě informační systém jim má toto zlepšení přinést.
Je však třeba mít na paměti, že implementace ERP systému je časově i finančně náročný proces. Proto byste si měli být jisti, že podnikový systém je pro vás správným řešením.
Kdy je ten správný čas pořídit si ERP systém?
Administrativa vám přerůstá přes hlavu
Řada menších podniků používá k účetnictví, řízení výroby či správě skladů MS Excel nebo podobné tabulkové procesory. Co ale dělat, když se firma rozrůstá?
S vyšším počtem zákazníků roste i administrativa – excelovské tabulky mají najednou stovky řádků a zaměstnanci se v nich ztrácí. A co hůř – případná ztráta souboru může ochromit celou firmu.
Nestíháte udržovat váš e-shop aktuální
Pokud nemáte podnikový informační systém, provoz e-shopu vyžaduje velké množství ručního přepisování dat mezi různými systémy. Stačí například, když spolu nekomunikují e-shop a skladový systém.
Skladovou dostupnost a další údaje o produktech tak musí zaměstnanci pravidelně kontrolovat a ručně aktualizovat.
Používáte více oddělených systémů
Účetní systém od jednoho dodavatele, skladové řízení a logistika od jiného, e-shopové řešení od třetího. Taková situace představuje administrativní noční můru.
Pokud spolu systémy nekomunikují, zaměstnanci musí data složitě exportovat a importovat, nebo v horším případě ručně přepisovat.
TIP: Podnikový systém Money ERP je otevřené řešení, které nabízí široké možnosti propojení s dalšími systémy.
Nevíte, co se ve vaší firmě děje
Je nemyslitelné plánovat budoucnost podniku bez znalosti jeho aktuální kondice. Tu však nezískáte bez spolehlivého způsobu, jak shromažďovat relevantní a pravdivá data o fungování jednotlivých oddělení.
To samé platí i pro kontrolu krátkodobých a dlouhodobých úkolů. Jak zjistíte, v jaké fázi se jednotlivé úkoly nacházejí? Kde se zdržely a kdo za ně nese odpovědnost?
Máte informační systém, který už nestačí
Ani firmy, které už podnikový informační systém používají, nemají vždy vyhráno. Jakmile podnik roste a objem rutinních procesů se zvyšuje, systémy navržené pro menší firmy mohou brzy narazit na své limity.
Jinými slovy, nedokážou držet krok s rozvojem vašeho podnikání a místo řešení problémů jich spíše přidělávají.
TIP: Vyberte si informační systém, který poroste spolu s vaší firmou. Money ERP nabízí základní modulární řešení Money S4 i možnost customizace v Money S5.
Jaká máte od ERP systému očekávání?
Pokud jste se v některém z uvedených případů poznali, správný informační systém může vyřešit klíčové problémy vašeho podniku – a dokonce udělat velkou část práce za vás.
To ale neznamená, že byste měli zvolit první řešení, na které narazíte na internetu! Do samotného výběru ERP systému musíte vstupovat s co nejpřesněji definovanými požadavky a jasnou představou o oblastech, ve kterých chcete dosáhnout zlepšení.
Kritéria výběru se přitom odvíjejí od typu firmy a odvětví, ve kterém působí. Na příkladech spokojených zákazníků systému Money ERP uvádíme několik konkrétních očekávání:
- automatizace rutinních úkonů v Ahooy,
- spolehlivé řízení velkého objemu skladových pohybů v SanusVia,
- zrychlení výdeje objednávek a propojení s externím systémem ve Waterdrop,
- evidence 23 tisíc skladových karet v KNN.
Klíčové tipy před výběrem ERP systému – krok za krokem
Analýza současných obchodních procesů a identifikace potřeb
Před výběrem ERP systému je nezbytné detailně prozkoumat aktuální procesy ve firmě. Zaměřte se na:
- silné a slabé stránky podnikových procesů,
- oblasti, kde dochází ke ztrátám času nebo neefektivitě,
- klíčové funkce, které by měl nový systém podporovat.
Díky této analýze si vytvoříte přesný seznam požadavků a vyhnete se situaci, kdy systém nesplňuje vaše očekávání.
Stanovení rozpočtu a celkových nákladů na vlastnictví (TCO)
Při plánování rozpočtu nezohledňujte pouze pořizovací cenu systému, ale také náklady na:
- implementaci,
- školení zaměstnanců,
- údržbu (maintenance),
- aktualizace.
Celkové náklady na vlastnictví systému, známé jako Total Cost of Ownership (TCO), vám pomohou zhodnotit, zda je řešení dlouhodobě finančně udržitelné.
Zvážení technické integrace a kompatibility
Při výběru ERP systému je klíčové ověřit jeho kompatibilitu s vaší stávající IT infrastrukturou. Zjistěte, zda umožňuje integraci s dalšími nástroji, které ve firmě již používáte, například:
- CRM systémy,
- e-commerce platformy,
- skladová řešení.
Dobře integrovaný systém sníží riziko chyb způsobených ručním přenosem dat a zvýší efektivitu firemních procesů.
Uživatelská přívětivost a školení zaměstnanců
Nový ERP systém by měl být intuitivní pro všechny uživatele. Příliš složité systémy mohou snižovat produktivitu zaměstnanců a prodlužovat dobu, než se systém začne efektivně využívat.
Dostatečné školení a podpora při zavádění zajistí hladký přechod na nový systém a maximalizuje návratnost investice.
Výběr spolehlivého dodavatele a implementačního partnera
Výběr dodavatele ERP systému je stejně důležitý jako samotný systém. Při výběru se zaměřte na:
- Jaké mají potenciální dodavatelé reference?
- Ověřte si jejich zkušenost s implementací systémů ve vašem odvětví.
Spolehlivý partner vám pomůže nejen s implementací systému, ale i s jeho efektivním využíváním v budoucnu.
Plánování časového harmonogramu implementace
Implementace ERP systému je komplexní proces, který zahrnuje několik fází – od analýzy a přizpůsobení systému přes testování až po ostré spuštění.
Vytvořte realistický harmonogram, který zahrnuje všechny fáze implementace a počítá s možnými riziky. Dobře naplánovaný časový rámec minimalizuje riziko narušení chodu firmy během zavádění systému.
TIP: Víte, jak sestavit ten nejlepší interní tým pro výběr ERP systému?
Cloudové vs. on-premise řešení
Jedním z klíčových rozhodnutí při výběru ERP systému je volba mezi cloudovým řešením a on-premise instalací na vlastním hardwaru.
Cloudové ERP nabízí flexibilitu a přístup k systému z různých zařízení. Díky modelu předplatného mají také nižší počáteční náklady, což je ideální pro firmy, které nechtějí investovat do vlastního IT vybavení a správy infrastruktury.
On-premise ERP poskytuje větší kontrolu nad daty, což je zásadní pro firmy s přísnými bezpečnostními požadavky nebo specifickými regulačními standardy. Přesto vyžaduje vyšší vstupní investice do infrastruktury a IT podpory.
Přizpůsobení ERP systému specifikům vašeho odvětví
Každé odvětví má specifické požadavky na správu procesů, které by měl ERP systém podporovat. Vyberte si řešení, které dokáže pokrýt unikátní potřeby vašeho sektoru, jako jsou:
- řízení dodavatelského řetězce,
- velkoobjemové skladové operace,
- specifické regulační požadavky.
Díky tomu zajistíte, že nový ERP systém bude skutečným přínosem pro vaši firmu.
Hodnocení návratnosti investice (ROI) u ERP systému
ERP systém představuje strategickou investici, a proto je důležité posoudit jeho návratnost (ROI – Return on Investment). Tento ukazatel vám pomůže zjistit, jak rychle se vám investice vrátí díky:
- zvýšení efektivity,
- úspoře nákladů,
- a lepší organizaci firemních procesů,
Po implementaci ERP můžete sledovat klíčové metriky, jako je rychlost zpracování objednávek, snížení chybovosti nebo nárůst spokojenosti zákazníků. Správná analýza ROI vás ujistí, že jste si vybrali správně.
Chystáte se na výběr ERP systému? Připravili jsme pro vás praktický e-book, ve kterém najdete kompletní průvodce od přípravy požadavků po výběr dodavatele.
Vím, že potřebuji ERP systém. Jak dál?
Pokud máte jasně definované potřeby a požadavky, krok nula už máte za sebou. Teď vás čeká výběr konkrétního řešení – začátek cesty, na jejímž konci budou vaše firemní procesy fungovat jako dobře promazaný stroj.
Máte už úvodní kroky za sebou a hledáte ideální řešení pro vaši firmu? Zvažte podnikový informační systém Money ERP. Vyzkoušet si jej můžete na 25 dní v demo verzi zdarma.
