Skladová inventura je klíčovým procesem pro udržení pořádku v zásobách a minimalizaci ztrát. Správné naplánování, provedení a vyhodnocení inventury však může být časově náročné, zejména u větších skladů.
V článku se dozvíte, jak pomocí informačního systému Money ERP celý proces zjednodušit, jaké typy inventur existují a jak se vyhnout nejčastější chybám.
Co je skladová inventura?
Pod tímto (často obávaným) pojmem se skrývá proces, jehož cílem je sladit skutečný fyzický stav zásob s evidenčními daty ve skladovém hospodářství.
Inventura je tak nezbytná pro zajištění správnosti účetních dokladů, kontrolu ztrát a optimalizaci skladového hospodářství.
Právě během inventury se odhalují rozdíly mezi evidencí skladových zásob a skutečností, které mohou být kladné (přebytky) nebo záporné (manko). Přebytky nastávají, když je fyzicky zjištěné množství zásob vyšší než to evidované, zatímco manko označuje opak.
Úprava evidenčního stavu podle výsledků inventury zajišťuje, že data odpovídají realitě.
V neposlední řadě je třeba zmínit, že pravidelná inventura je zákonnou povinností pro účetní jednotky.
Nemusí však jít pouze o nutné zlo – s pomocí inventury lze například identifikovat neprodejné položky a upravit svou nabídku produktů, případně díky ní získáte podklady pro přehodnocení skladových zásob a optimalizaci hodnoty skladu.
Tip: Hledáte cestu k modernímu skladovému řízení? Přečtěte si, co zde nabízí skladový modul Money ERP.
Jaké známe typy skladové inventury?
Existuje několik přístupů ke skladové inventuře, které závisí na účelu a frekvenci provádění. Obecně rozeznáváme následující čtyři:
Řádná inventura:
provádí se pravidelně na konci účetního období nebo v intervalech stanovených firemními směrnicemi. Její cílem je komplexní kontrola všech skladových zásob.
Mimořádná inventura:
tento typ inventury se provádí mimo běžný plán, například při podezření na nesrovnalosti, během reorganizace skladu nebo v rámci auditů.
Průběžná inventura:
zaměřuje se na konkrétní skladové položky nebo vymezené části skladu v rámci běžného provozu. Tento přístup minimalizuje narušení denní činnosti skladu.
Částečná inventura:
zahrnuje pouze vybrané zásoby nebo sortiment. Používá se často pro cenné či rychle obrátkové položky. Každý typ inventury má své výhody i výzvy.
ERP systémy, jako je Money ERP, umožňují snadnou správu všech typů inventur a přizpůsobení procesu potřebám konkrétní firmy.
Postup při přípravě skladové inventury
Pro hladký průběh skladové inventury a minimalizaci chyb během ní je zásadní důkladná příprava.
Všechny kroky inventury je třeba co nejpečlivěji naplánovat a zajistit, že všichni zúčastnění pracovníci postupují synchronizovaně a podle plánu.
Obecně lze plánování rozdělit do následujících čtyř částí:
1. Stanovení rozsahu inventury: předem určete, zda bude inventura zahrnovat celý sklad, nebo pouze jeho vybrané části.
Také si ujasněte, jaké položky budou zahrnuty, a rozhodněte se, zda budete využívat částečné nebo úplné záznamy.
2. Příprava skladových dokladů a nástrojů: zajistěte, aby byly všechny skladové doklady uzavřeny a sklad tak byl plně připraven k inventarizaci.
V tomto kroku se rozhodně vyplatí využít čtečky čárových kódů, mobilní terminály nebo šablony v ERP systému.
3. Seznam zásob a plánování času: vytvořte inventurní soupis zásob pro usnadnění kontroly. Důležité je také naplánovat inventuru tak, aby co nejméně ovlivnila běžný provoz.
Ideální je inventury provádět v době menšího zatížení skladů, například mimo sezónu největších nákupů.
4. Organizace týmu: sestavte tým pracovníků, kteří se budou inventury účastnit. Nezapomeňte jim rozdat úkoly a předat jasné pokyny ohledně zapisování a měření dat.
V tomto kroku vám velmi pomohou elektronické čtečky, které zaměstnance zbaví nutnosti vše ručně přepisovat do skladového systému.
Provádění inventury: Co hlídat a čemu se vyvarovat?
Během samotné inventury může snadno dojít k celé řadě chyb, které mohou negativně ovlivnit přesnost výsledků. Nejvíce jsou na chyby náchylné inventury zpracovávané ručně, kdy je celý proces závislý na ručním zadávání dat samotnými zaměstnanci.
Otevírá se tak velký prostor pro chyby způsobené lidským faktorem, které vás mohou stát nejen čas a peníze, ale také především prodloužit omezení provozu daná inventurou.
Naštěstí existují čtyři jednoduché zásady, jejichž dodržováním riziko chyb výrazně snížíte:
1. Správné zaznamenání fyzického množství: fyzický stav zásob musí být zaznamenán přesně a bez zkreslení.
Zde vám mohou velmi pomoci čtečky čárových kódů, kdy zaměstnancům stačí jen naskenovat kód a software přesně načte veškeré údaje.
2. Ověření zadaných údajů: pokud ve vašem skladu čtečky nemáte a spoléháte na ruční zadávání, snažte se zadaná data co nejvíce kontrolovat.
V ideálním případě by měli pracovníci pracovat ve dvojicích a zadaná data si navzájem kontrolovat.
3. Minimalizace rušivých vlivů: koncentrace na práci je u inventury zásadní. Během jejího provádění se proto snažte pohyby ve skladu co nejvíce omezit.
Ideální je sklad (či jeho část podléhající inventuře) zcela uzavřít po nezbytně nutnou dobu.
4. Včasné řešení nesrovnalostí: pokud narazíte na rozdíly mezi evidencí a skutečným stavem, co nejdříve nalezněte jejich důvod.
Může jít o důsledek chyb v evidenci, ztrát při manipulaci se zbožím, nebo také neodhalené škody.
Optimalizace inventurních procesů pomocí ERP systému
Je pro vás inventura strašákem? Pokud k ní využijete výkonný podnikový informační systém, už se jí obávat nemusíte!
ERP systémy vhodné pro sklady (jako například Money ERP) vám totiž umožňují inventuru nejen z velké části automatizovat, ale také ji převést do elektronické podoby a vyhnout se tak pracnému ručnímu přepisování.
Jak konkrétně vám ERP systém při inventuře pomůže?
- Přesná evidence skladových zásob: díky automatické synchronizaci dat mezi skladem a ERP systémem máte kdykoliv k dispozici aktuální přehled o skladových zásobách. Zbavíte se tak chyb způsobených zastaralými nebo nepřesnými údaji.
- Automatizace inventury: ERP systém na základě zjištěných rozdílů automaticky vytváří inventurní doklady, příjemky a výdejky. To výrazně zrychluje celou inventuru a zároveň podstatně snižuje administrativní zátěž vašich zaměstnanců.
- Integrace s dalšími moduly: v rámci ERP systému je skladový modul napojen na účetnictví, což umožňuje přímé zaúčtování rozdílů bez nutnosti údaje přenášet ručně. Se čtečkami čárových kódů pak mohou zaměstnanci zadávat údaje přímo do databáze systému prostým načtením kódu.
- Průběžná inventura bez narušení provozu: díky funkcím průběžné inventury mohou firmy kontrolovat stav zásob i během běžného provozu skladu, čímž eliminují nutnost úplného zastavení provozu.
- Analytické nástroje: ERP systémy nabízejí pokročilé analytické nástroje, které umožňují identifikovat problematické oblasti, jako jsou nejčastější rozdíly nebo skladové položky s vysokou chybovostí.
Tip: Inventura není jediným procesem, který lze s Money ERP systémem automatizovat. Zjistěte více o možnostech automatizace vašeho podnikání.
Inventura skladu v ERP systému Money ERP
Vytvoření inventury
Při vytváření inventury je možné nastavit typ na řádnou a mimořádnou inventuru. U mimořádné inventury jsou vytvořeny korekční doklady, řádná navíc vytváří i skladovou uzávěrku.
Nastavení skladové inventury
Před samotným vytvořením skladové inventury doporučujeme ověřit a správně nastavit skupinu pro uložení korekčních dokladů: Příjemky pro přebytek a Výdejky pro manko.
Nastavení je možné vyvolat přes Navigátor pravým tlačítkem myši na Skladové inventury.
Pro tyto účely je nejlepší vytvořit v seznamu Příjemek a Výdejek vlastní skupinu pro uložení korekčních dokladů.
Na této skupině je pak možné si nastavit Druh pohybu pro účely inventury a v Konfiguraci účtů pohybů zásob si nastavit kombinace předkontací pro jednotlivé Druhy položek Katalogu (při vedení skladů metodou A).
Založení karty skladové inventury
Po přidání skladové inventury je v kartě automaticky nastavený stav inventury na hodnotu Rozpracovaná.
Je potřeba, aby zadané datum bylo vyšší, než je datum posledního uzavřeného období. Ke zvolenému datu bude načten evidenční stav zásob.
Rozsah inventury je možné nastavit na:
- Pouze zásoby v inventurních dokladech: jde o možnost, kdy je stav zásob, které nebyly při fyzické inventuře nalezeny na skladě, potřeba vypořádat ručně. Do inventury budou zahrnuty jen ty zásoby, které budou figurovat v inventurním dokladu.
- Všechny zásoby: do inventury budou zahrnuty všechny zásoby, i ty, které nebudou uvedeny v inventurním dokladu. V tomto případě program na neuvedených zásobách vynuluje stavy korekční výdejkou/příjemkou.
Skladovou inventuru je možné Omezit jen na konkrétní sklad. Pokud v poli není vybraný žádný sklad, do inventurního dokladu můžete přidávat zásoby ze všech skladů.
V opačném případě program umožní výběr zásob jen z uvedeného skladu.
V Inventurní soupisce se nachází seznam zásob, kterých se inventura týká. Jde o všechny položky Inventurních dokladů vztahujících se k dané inventuře. Udává Inventurní množství (fyzický stav) na skladě.
V záložce Předběžný výsledek inventury se nachází seznam jako v inventurní soupisce a je zde navíc uveden i Evidenční stav zásob.
V záložce Předběžný výsledek inventury všech zásob se nachází seznam všech zásob vybraných podle pole Omezit jen na sklad, případně ze všech skladů.
V seznamu se nacházejí i zásoby, které nefigurují v Inventurních dokladech.
Vytvoření inventurního dokladu
Prostřednictvím Inventurních dokladů je do systému zaevidovaný skutečný, fyzický stav zásob (Inventurní stav). K jedné inventuře je možné mít vícero inventurních dokladů, což umožňuje přidávat fyzický stav zásob vícerým pracovníkům současně.
Inventurní doklad je možné opravovat jen v případě, pokud je inventura ve stavu Rozpracovaná.
Do inventurního dokladu je potřeba vybrat do pole Sklad. inventura inventuru, ke které bude inventurní doklad přiřazen.
Do inventurního dokladu se přidávají položky ze seznamu zásob, kde se zadává fyzické množství na skladě.
Množství zásob ve vícerých inventurních dokladech se v inventuře zúčtuje podle zásoby do inventurního množství.
Import inventurního dokladu přes modul XLS Import
Pomocí modulu XLS Import je možné importovat inventurní doklady z připravené excelovské tabulky, ve které máte seznam zásob s fyzickým stavem zásob.
Import ulehčí a zrychlí uživateli vytváření inventurních dokladů, pokud je potřeba do dokladu přidávat větší množství položek.
V kartě importu inventurních dokladů je potřeba načíst excelovský soubor. Následně v záložce Podrobnosti je potřeba nastavit jednotlivé parametry importu.
Po realizaci importu bude vytvořen inventurní doklad. Následně bude možné přistoupit k uzavření Inventury.
Uzavření inventury
Uzavřením inventury dochází ke korekci stavu zásob na vybraném skladu nebo ve všech skladech tak, aby odpovídal skutečnému stavu zjištěnému inventarizací.
Pokud je evidenční stav vyšší než inventurní (fyzický) stav, jde o manko. V případě opačného stavu jde o přebytek.
Při uzavření inventury se vytvoří skladové doklady, korekční příjemky/výdejky. Do položek dokladů, do množství, se zapíše rozdíl množství mezi evidenčním a inventurním stavem.
U zásob, kde je evidenční stav vyšší než inventurní, je vytvořena skladová výdejka. U zásob, kde je evidenční stav nižší než inventurní, je vytvořena skladová příjemka.
Účtování těchto skladových dokladů se řídí Konfigurací účtů pohybů zásob, tedy kombinací Druhu pohybu a Druhu položky Katalogu.
V případě složených karet (sada, komplet) se korekční doklady generují pro zásoby, které tvoří složení karty, tedy komponenty.
V případě Řádné inventury je možné v rámci uzavření inventury vytvořit i Uzávěrku skladu k datu inventury.
Začněte dělat inventury lépe!
Inspirovaly vás předchozí řádky k úvahám o automatizaci a digitalizaci vašich inventur? Využijte nabídky bezplatné demoverze na odkazu níže a vyzkoušejte systém Money ERP.
Kromě nástrojů pro inventuru a skladové řízení v něm naleznete i široký výběr modulů a funkcionalit pokrývajících účetnictví, CRM, obchod a řadu dalších agend.
Kontaktujte nás prostřednictvím formuláře a objevte sami, jak vám může Money ERP pomoci.
