K čemu slouží skladová evidence?
Skladovou evidencí rozumíme evidenci pro sledování zásob ve skladu (materiál, zboží, vlastní výrobky atd.), která slouží jak podnikatelům, tak účetním. Díky němu mají podnikatelé informace o tom, jaké zásoby mají na skladě, jaký typ zásob je třeba objednat nebo za jakou cenu zásoby nakupují.
Účetní zase používají údaje ze skladové evidence jako účetní doklad pro zaúčtování účetních zápisů, které se týkají zásob.
Díky skladové evidenci získají podnikatelé dokonalý přehled a kontrolu nad skladovým hospodářstvím firmy. Mohou rychleji vyřídit příjem, evidenci nebo dodání zboží. Získají dokonalý přehled a pořádek ve skladu, což jim ušetří nemalé finanční prostředky a zároveň urychlí práci jejich zaměstnanců.
Jak lze vést skladovou evidenci?
Skladovou evidenci je povinna vést každá osoba, která vede daňovou evidenci nebo účetnictví a drží zásoby.
Formu skladové evidence si volí každý podnikatel sám. Může se rozhodnout pro použití různých softwarů, excelu apod., ale je nutné, aby skladová evidence obsahovala potřebné údaje.
V informačním systému Money ERP slouží k řešení skladové evidence modul Sklady.
Popis modulu Sklady
S modulem Sklady dokážete v Money ERP přehledně evidovat své výrobky, zboží i služby a vždy máte zaručený přehled o jejich aktuálním i předpokládaném stavu. Snadno a rychle také zpracujete inventuru nebo skladovou uzávěrku.
Komplexní údaje o zboží
Základem modulu je Katalog. S výjimkou ceny a stavu zásob (které evidujete v samostatných seznamech) zde zaznamenáte maximum údajů a kritérií – například výrobní číslo, sérii, datum exspirace, čárové kódy, PLU, rozměry nebo jednotky. Můžete evidovat individuální kódy, stálé odběratele a dodavatele i s jejich vlastními názvy zboží. Další parametry si navíc vytvoříte a definujete sami.
Aniž byste ji museli každou položku katalogu otevírat, v detailech pod seznamem k ní zjistíte všechny dostupné údaje. Na obrázku vidíte přehled stavu zásob v jednotlivých skladech, v dalších záložkách pak najdete příslušenství, ceny, objednávky, obaly, dostupné množství, připojené dokumenty a dokonce i obrázek zboží.
Všechny položky ceníků a skladů mají v Money ERP vždy vazbu na konkrétní položku katalogu, takže se vám nemůže stát, že k zásobě nenajdete příslušnou cenu nebo že totéž zboží uložíte v různých skladech bez vzájemné vazby. Můžete si také nastavit podrobný kontrolní systém, který v katalogu odhalí případné duplicity nebo nevyplněné údaje.
Do Katalogu můžete zahrnout i služby, materiál či vlastní výrobky
Modul vám umožňuje evidovat cokoliv – položkou Katalogu může být zboží, materiál, vlastní výrobek, služba nebo poplatek. Z položek se dá sestavit sada (cenu tvoří součet cen všech komponent) nebo komplet (zadáte mu vlastní prodejní cenu). Každá položka navíc může mít přiřazené trvalé příslušenství (obal, náhradní díl aj.).
Pohyby zásob jsou řízeny inteligentním způsobem. Pokud prodáte sadu nebo komplet, program automaticky vyskladní příslušný počet jednotlivých položek. Každá z nich přitom může být umístěna v naprosto jiném skladu nebo skladové skupině.
Money ERP také umí pracovat s výrobky. Na základě definice složení, tzv. kusovníku, se systém při procesu výroby postará o vyskladnění komponent a naskladnění finálního výrobku v požadovaném množství. Díky automatické tvorbě skladových dokladů tak Money ERP provede spotřebu materiálu a příjem hotového výrobku v jediném kroku.
Na kartě výrobku si zvolíte složení a komponentám nastavíte poměr, ev. i vlastní ceník či sklad. Při „výrobě“ finálního produktu v Money ERP pak stačí vytvořit Výrobku – všechny komponenty se na doklad vloží automaticky a zcela samostatně se uskuteční i potřebné skladové pohyby vč. zaúčtování.
Automatické hlídání stavu zásob
S modulem Sklady máte jistotu, že vám zásoby nedojdou bez varování. Pro každé zboží si totiž můžete nastavit limity pro pojistnou a obratovou zásobu. Jakmile se stav zásob přiblíží k těmto limitům, Money ERP vás upozorní. Stejně tak se dá nastavit chování programu v případě, kdy nemáte naskladněné dostatečné množství zásoby pro vyřízení mimořádně velké objednávky.
U každé zásoby si můžete nastavit řadu kritérií, včetně způsobu oceňování nebo chování programu při překročení či poklesu požadovaného množství. Vždy také vidíte aktuální součty množství a cen. Důležité je i povolení výdeje do záporného stavu. Pokud chcete, systém vám umožní vydat zboží, které již máte fyzicky na skladě, ale ještě jste jej nezpracovali papírově. Nebo naopak tento krok pro některé komodity můžete zakázat.
Money ERP správně přepočítává i zisk z prodeje produktů, a to dokonce i v případě, kdy dodatečně zaevidujete příjem v jiných než dohodnutých cenách.
Pohodlné skladové uzávěrky a inventury
V Money ERP se dá skladová uzávěrka vytvořit kdykoliv. Po jejím dokončení program uzamkne stav zásob, aby ho již nikdo nemohl měnit, a automaticky hned vytvoří nové období. V případě potřeby lze závěrku zpětně zrušit.
Money ERP automatizuje i proces zaúčtování inventur. Po fyzické kontrole zboží zadáte do systému skutečný stav zásob a po uzavření inventury se vytvoří korekční doklad tak, aby záznamy odpovídaly skutečnému stavu.
Inventura může být řádná i mimořádná a může se týkat jen vybraného okruhu zásob. Na rozpracované inventuře vidíte předběžný výsledek.
Systém dokáže ve skladech uskutečnit i takové akce, jako je automatický přepočet pořizovacích cen nebo korekce oceňovacích odchylek, které vznikají při výdeji do záporného stavu, nestandardních vratkách nebo dodatečných opravách cen.
Money ERP umí vykázat EKO-KOM či Intrastat
Money ERP vám pomůže i v případě, kdy pracujete s obaly podléhajícími ekologické likvidaci. V systému stačí vytvořit seznam obalů a ty pak přidělit položkám v Katalogu. Program pak už příslušné podklady pro výkaz EKO-KOM sestaví samostatně.
Pokud přesáhnete státem stanovené dovozové nebo vývozové limity, Money ERP za vás připraví výkaz Intrastat. Vy jej pak už jen jednoduše nahrajete na portál celní správy.
S Money ERP vás nezaskočí ani povinnost vykázat přenesení daňové povinnosti nebo odevzdat oznámení distributora lihu.
Sklady Plus pro ty nejnáročnější z vás
Firmy, pro které jsou sklady alfou a omegou podnikání, určitě ocení rozšiřující modul Sklady Plus, který jim umožní automatické generování objednávek, tvorbu variant (např. barev a velikostí), evidenci alternativního a doplňkového zboží, automatické přepočty jednotek, libovolné množství čárových kódů apod.
