ERP systém (Enterprise Resource Planning) je klíčovým nástrojem pro efektivní řízení firemních procesů. Pomáhá firmám automatizovat rutinní úkoly, propojovat jednotlivá oddělení a zajistit dostupnost aktuálních dat na jednom místě.
V tomto kompletním průvodci se dozvíte, co ERP systém je, jak funguje, jak vybrat ten správný a jak probíhá implementace.
Co je ERP systém
Zkratka ERP (z angl. Enterprise Resource Planning) označuje podnikový informační software, který umožňuje řídit a propojovat klíčové oblasti fungování firmy. Sjednocuje agendu napříč odděleními – od účetnictví a skladu, přes obchod a výrobu, až po zákaznickou podporu.
Cílem ERP systému není jen systematizovat firemní procesy, ale i usnadnit rozhodování díky jednotným a dostupným datům.
Jak ERP systémy fungují
Moderní ERP systémy jsou navrženy tak, aby dokázaly automatizovat rutinní procesy, centralizovat informace a eliminovat zbytečnou duplicitu.
V praxi to znamená, že jeden nástroj může nahradit několik samostatných systémů, které spolu nekomunikují – čímž se eliminuje riziko chyb, zvyšuje se rychlost práce a šetří se náklady.
ERP systémy dokážou:
- integrovat firemní data do jednoho prostředí,
- poskytovat manažerům aktuální přehled o výkonnosti firmy,
- zjednodušovat komunikaci mezi týmy,
- automatizovat fakturaci, skladové pohyby nebo správu objednávek.
Flexibilita ERP systému spočívá v možnosti přidávání nebo škálování modulů či dalších systémů třetích stran podle aktuálních potřeb firmy, což umožňuje růst a adaptaci na měnící se tržní podmínky. Firma si vybírá jen ty funkce, které skutečně potřebuje – například:
V jakém odvětví využijete ERP systém
ERP systémy najdou své uplatnění ve firmách napříč odvětvími – od výroby přes služby až po maloobchod.
Podnikový informační systém Money ERP využívají firmy v těchto oblastech:
|
|
|
|
|
|
|
|
Roman Kalamen, obchodní manažer Money ERP, v rozhovoru o automatizaci podnikových procesů vysvětluje, že:
„Například pokud má podnikatel e-shop, maloobchod i velkoobchod, je pro něj informační systém často nenahraditelný – nelze ho ničím nahradit. Informační systém mu propojuje všechny tyto tři prodejní kanály a je možné tak jednoduše na jednom místě sledovat například, jak se mu celkově vyvíjí stav daného artiklu ve skladových zásobách.“
Kdy je čas zavést ERP systém ve firmě
Zavedení ERP systému je pro každou firmu zásadním krokem. Správné načasování rozhodnutí výrazně ovlivní úspěšnost jeho implementace. V mnoha firmách se potřeba ERP systému objeví až tehdy, když stávající nástroje a procesy narážejí na své limity – nebo je již překročily.
Na ERP systém firmy nejčastěji přecházejí, když:
- Narůstá počet chyb, zpoždění a nespokojených zákazníků
- Tým pracuje v několika nepropojených systémech a tabulkách
- Údaje o skladu, zakázkách či fakturách nejsou aktuální a někdy se dokonce rozcházejí
- Růst firmy komplikuje nepřehlednost a chybějící standardizace procesů
- Firma plánuje rozšířit působení (např. o e-shop, nové pobočky nebo zahraniční trhy)
- Příprava podkladů pro reporty zabere celé dny
Příklad z praxe: ERP systém v AZ Stone zefektivnil práci
Jedním z konkrétních příkladů úspěšného přechodu na systém Money ERP je společnost AZ Stone.
Firma čelila typickým výzvám – rostla, přibývaly nové zakázky, ale informace byly roztříštěné v různých tabulkách a systémech. Interní komunikace byla pomalá a mnoho procesů záviselo na telefonickém ověřování údajů.
Zavedením Money ERP se podařilo:
 |
 |
 |
| ušetřit 2 pracovní místa v administrativě | ušetřit 15 dní ročně při tvorbě pravidelných reportů | ušetřit stovky hodin práce měsíčně ve skladu, na obchodním a fakturačním oddělení |
„Money ERP nám přinesl především pořádek, zjednodušení a zefektivnění práce. Desítky tabulek nahradil jeden přehledný systém. Procesy už nejsou plné telefonování a zjišťování informací, ale každý si může během několika sekund vyhledat informace v systému.
Díky tomu mohou kolegové pracovat paralelně a jeden nemusí čekat, až druhý dokončí práci,“ hodnotí Maroš Vailing, finanční ředitel společnosti AZ Stone.
Získávejte podobné inspirace z praxe a užitečné tipy k firemním procesům přímo do e-mailu – přihlaste se k odběru našeho newsletteru.
Výhody implementace ERP systému
Kromě velkých společností dnes i menší a středně velké firmy zpracovávají obrovské množství údajů. Bez systému, který tyto procesy řídí centrálně, se brzy dostávají do bodu, kdy je ruční řízení neudržitelné.
Informační systém Money ERP, vhodný zejména pro malé a střední společnosti, dokáže přinést konkrétní a měřitelná zlepšení, například:
- Správné účetnictví: Fakturujte až o 40 % rychleji.
- Sklad pod kontrolou: Vychystejte objednávku ze skladu do 2,5 minut.
- Optimalizované náklady: Ušetřete až 3 pracovní místa.
- Automatizovaný e-shop: Vyřiďte objednávku z e-shopu do 15 sekund.
- Vždy aktuální reporty: Analyzujte hromadně data z 8+ skladů.
Více informací jsme sepsali v článku, jak mohou malé firmy využít ERP systém k růstu a vyšší efektivitě.
Jak vybírat ERP systém
Teď, když už přesně víte, co je to ERP systém a jaké jsou jeho funkce, nastává fáze výběru nejlepšího ERP systému pro vaši firmu. Asi celosvětově nejznámějším ERP systémem je SAP, který je oblíbený hlavně mezi nadnárodními korporacemi. Pro mnoho firem je však jako „dělo na vrabce“.
Každá společnost má jiné požadavky a jiné cenové možnosti. Abyste vybrali správně, musíte si nejdříve ujasnit, co potřebujete. Proto je vhodné sestavit tým, ve kterém jsou zastoupeni pracovníci ze všech oddělení.
Dalším krokem týmu je sběr požadavků všech oddělení. Pokud už software máte, ale nestačí vám, sepište si, které funkce v něm chybí a které používáte – a tedy by měly být i v novém ERP systému. Nezapomeňte také myslet na plány do budoucna a zohlednit je.
Na co se při výběru informačního systému zaměřit
Při výběru ERP systému se zaměřte zejména na:
- Vlastní potřeby a cíle – každá firma je jiná a neexistuje univerzální řešení. Identifikujte, které procesy chcete zefektivnit.
- Možnosti přizpůsobení – ERP systém by měl být flexibilní a umožnit vám používat jen ty moduly, které skutečně využijete.
- Srozumitelnost a uživatelská přívětivost – systém bude využívat celý tým, nejen IT oddělení.
- Propojení na další nástroje – zejména pokud provozujete e-shop nebo používáte specializované aplikace.
- Podpora a školení od dodavatele – úspěšná implementace závisí na kvalitním zaškolení uživatelů a dostupnosti podpory.
Postřeh z praxe: Nejdůležitějším kritériem by neměla být cena. Nízké pořizovací náklady jsou příjemné, ale na prvním místě je funkčnost. Systém budete používat každý den mnoho let a potřebujete, aby uměl to, co od něj požadujete.
Jak probíhá implementace ERP systému
Samotná implementace ERP systému může trvat několik týdnů až měsíců – v závislosti na velikosti firmy, rozsahu procesů i připravenosti interního týmu. Úspěšné nasazení ERP systému není jen technický projekt. Je to organizační změna, která ovlivňuje způsob práce celého týmu.
Implementace ERP systému probíhá nejčastěji v těchto krocích:
1. Analýza procesů a požadavků – spolu s dodavatelem zmapujete současný stav a identifikujete oblasti, které chcete zefektivnit.
2. Návrh řešení a výběr modulů – podle potřeb firmy se navrhne rozsah systému a specifické úpravy.
3. Migrace dat – údaje ze starých systémů se převedou do nového ERP.
4. Školení uživatelů – každý zaměstnanec se seznámí s tím, jak systém používat v praxi.
5. Testování a ostré spuštění – po otestování všech funkcí se systém spustí v ostrém provozu.
6. Podpora a doladění detailů – po spuštění systém doladíte podle zpětné vazby od uživatelů.
Správně zvládnutá implementace výrazně urychlí přizpůsobení zaměstnanců na nový systém a zajistí rychlejší návrat investice.
FAQ – rychle a stručně o ERP systémech
Co znamená zkratka ERP?
Zkratka ERP znamená „Enterprise Resource Planning“ – plánování podnikových zdrojů. Jde o software, který propojuje různé procesy ve firmě (např. nákup, prodej, sklad, účetnictví) do jednoho systému.
K čemu slouží ERP systém?
ERP systém pomáhá firmám řídit procesy centrálně, efektivně a přehledně. Sjednocuje data z různých oddělení, automatizuje rutinní činnosti a poskytuje manažerům aktuální přehledy.
Jaké firmy využívají ERP systém?
ERP systém je vhodný pro menší, střední i velké firmy – zejména ty, které rychle rostou nebo mají komplexní procesy. Využívají ho výrobci, obchodníci, poskytovatelé služeb i firmy se sklady a e-shopy.
Jaké moduly může ERP systém obsahovat?
Pokud je ERP systém nastaven například jako Money ERP, skládá se z modulů. Firma si vybírá jen ty, které potřebuje. Mezi běžné moduly patří: účetnictví, fakturace, sklady, objednávky, zakázky, CRM, reporting, EDI komunikace, integrace s e-shopy a další.
Kdy je nejlepší čas přejít na ERP systém?
Přejít na ERP systém je ideální v momentě, kdy firma roste a přestávají jí stačit Excel nebo základní nástroje. Pokud máte více nespojených systémů, chyby v údajích nebo vám zpracování běžné agendy trvá příliš dlouho, ERP může přinést pořádek a úsporu.
Jak se liší ERP systém od účetního softwaru?
Účetní software se zaměřuje především na zpracování faktur, účetnictví, DPH či mzdy. ERP systém se od toho účetního liší tím, že je mnohem širší – kromě účetnictví pokrývá také skladové hospodářství, výrobu, CRM, objednávky, zakázky, reporting a další procesy.
Jak se liší ERP systém od CRM systému?
CRM (Customer Relationship Management) se soustředí výhradně na vztahy se zákazníky – evidenci kontaktů, obchodní příležitosti, aktivity obchodníků či kampaně. ERP systém často obsahuje CRM modul, ale navíc řeší i logistiku, sklad, nákup, výrobu či finance.
Kolik stojí ERP systém?
Cena ERP systému závisí na rozsahu – kolik modulů využíváte, kolik uživatelů máte a jaké specifické požadavky potřebujete. Mnohá ERP řešení umožňují systém postupně rozšiřovat nebo dokonce pronajmout.
Jak zajistit, aby vám ERP systém sloužil i za 10 let
Základem je výběr spolehlivého dodavatele ERP řešení. Pokud právě stojíte před výběrem nového podnikového informačního systému, pomůže vám náš e-book Jak vybrat ERP systém.
Dozvíte se:
- Co je ERP systém a jak vám pomůže?
- Jak zjistit, že je čas na implementaci ERP systému?
- Jaké kroky vás čekají na cestě k nasazení vhodného ERP systému?
