ERP systém (Enterprise Resource Planning) je kľúčovým nástrojom pre efektívne riadenie firemných procesov. Pomáha firmám automatizovať rutinné úlohy, prepájať jednotlivé oddelenia a zabezpečiť dostupnosť aktuálnych dát na jednom mieste. V tomto kompletnom sprievodcovi sa dozviete, čo ERP systém je, ako funguje, ako vybrať ten správny aj ako prebieha implementácia.
Čo je ERP systém
Skratka ERP ( z angl. Enterprise Resource Planning) označuje podnikový informačný softvér, ktorý umožňuje riadiť a prepájať kľúčové oblasti fungovania firmy. Zjednocuje agendu naprieč oddeleniami – od účtovníctva a skladu, cez obchod a výrobu, až po zákaznícku podporu. Cieľom ERP systému je nielen systematizovať firemné procesy, ale aj uľahčiť rozhodovanie vďaka jednotným a dostupným dátam.
Ako ERP systémy fungujú
Moderné ERP systémy sú navrhnuté tak, aby dokázali automatizovať rutinné procesy, centralizovať informácie a eliminovať zbytočnú duplicitu. V praxi to znamená, že jeden nástroj môže nahradiť niekoľko samostatných systémov, ktoré medzi sebou nekomunikujú – čím sa eliminuje riziko chýb, zvyšuje sa rýchlosť práce a šetria sa náklady.
ERP systémy dokážu:
- integrovať firemné dáta do jedného prostredia,
- poskytovať manažérom aktuálny prehľad o výkonnosti firmy,
- zjednodušovať komunikáciu medzi tímami,
- automatizovať fakturáciu, skladové pohyby alebo správu objednávok.
Flexibilita ERP systému spočíva v možnosti pridávania alebo škálovania modulov či ďalších systémov tretích strán podľa aktuálnych potrieb firmy, čo umožňuje rast a adaptáciu na meniace sa tržné podmienky. Firma si vyberá len tie funkcie, ktoré skutočne potrebuje – napríklad:
V akom odvetví využijete ERP systém
ERP systémy nájdu svoje uplatnenie vo firmách naprieč odvetviami, od výroby cez služby a maloobchod.
Podnikový informačný systém Money ERP využívajú firmy v odvetviach:
|
|
|
|
|
|
|
|
Roman Kalamen, obchodný manažér Money ERP, v rozhovore o automatizácií podnikových procesov objasňuje, že „napríklad ak má podnikateľ e-shop, maloobchod aj veľkoobchod, tak je pre neho informačný systém často nezastupiteľný – nejde ho ničím nahradiť. Informačný systém mu spája všetky tieto tri predajné kanály a je možné tak jednoducho na jednom mieste sledovať napríklad, ako sa mu celkovo vyvíja stav daného artiklu v zásobách.”
Kedy je čas zaviesť ERP systém vo firme
Zavedenie ERP systému je pre každú firmu zásadným krokom. Správne načasovanie rozhodnutia výrazne ovplyvní úspech jeho implementácie. V mnohých firmách sa potreba ERP systému objaví až vtedy, keď sú existujúce nástroje a procesy na hrane svojich možností – alebo ich už prekročili.
Na ERP systém firmy najčastejšie prechádzajú, keď:
- narastá počet chýb, meškaní a nespokojných zákazníkov,
- tím pracuje v niekoľkých nespojených systémoch a tabuľkách,
- údaje o sklade, zákazkách či faktúrach nie sú aktuálne a niekedy sa dokonca rozchádzajú,
- rast firmy komplikuje neprehľadnosť a chýbajúca štandardizácia procesov,
- firma plánuje rozšíriť pôsobenie (napr. o e-shop, nové pobočky alebo zahraničné trhy),
- príprava podkladov pre reporty zaberá celé dni.
Príklad z praxe: ERP systém v AZ Stone zefektívnil prácu
Jedným z konkrétnych príkladov úspešného prechodu na systém Money ERP je spoločnosť AZ Stone. Firma čelila typickým výzvam – rástla, pribúdali nové zákazky, no informácie boli roztrúsené v rôznych tabuľkách a systémoch. Interná komunikácia bola pomalá a mnohé procesy záviseli na telefonickom overovaní údajov.
Zavedením Money ERP sa podarilo:
 |
 |
 |
| usporiť 2 pracovné miesta v administratíve | ušetriť 15 dní ročne pri tvorbe pravidelných reportov | usporiť stovky hodín práce za mesiac v sklade, na obchodnom oddelení a fakturačnom oddelení |
„Money ERP nám priniesol predovšetkým poriadok, zjednodušenie a zefektívnenie práce. Desiatky tabuliek nahradil jeden prehľadný systém. Procesy už nie sú plné telefonovania a zisťovania informácií, ale každý si môže v priebehu niekoľkých sekúnd vyhľadať informácie v systéme. Vďaka tomu môžu kolegovia pracovať paralelne a jeden nemusí čakať, kým druhý dokončí prácu,“ hodnotí Maroš Vailing, finančný riaditeľ spoločnosti AZ Stone.
Získavajte podobné inšpirácie z praxe a užitočné tipy k firemným procesom priamo do e-mailu – prihláste sa na odber nášho newslettera.
Výhody implementácie ERP systému
Okrem veľkých spoločností už dnes aj menšie a stredne veľké firmy spracúvajú obrovské množstvo údajov. Bez systému, ktorý tieto procesy riadi centrálne, sa čoskoro dostávajú do bodu, kedy je manuálne riadenie neudržateľné.
Informačný systém Money ERP, vhodný najmä pre malé a stredné spoločnosti, dokáže priniesť konkrétne a merateľné zlepšenia, napríklad:
- Správne účtovníctvo: Fakturujte až o 40 % rýchlejšie.
- Sklad pod kontrolou: Vychystejte objednávku zo skladu do 2,5 minút.
- Optimalizované náklady: Usporte až 3 pracovné miesta.
- Automatizovaný e-shop: Odbavte objednávku z e-shopu do 15 sekúnd.
- Vždy aktuálne reporty: Analyzujte hromadne dáta z 8+ skladov.
Viac informácií sme spísali v článku ako môžu malé firmy využiť ERP systém k rastu a vyššej efektivite.
Ako vyberať ERP systém
Teraz, keď už presne viete, čo je to ERP systém a aké sú jeho funkcie nastáva fáza výberu najlepšieho ERP systému pre vašu firmu. Asi celosvetovo najznámejším ERP systémom je SAP, ktorý je obľúbený hlavne medzi nadnárodnými korporáciami. Pre mnoho firiem je však ako „kanón na vrabce“.
Každá spoločnosť má iné požiadavky a iné cenové možnosti. Aby ste vybrali správne, musíte si najskôr ujasniť, čo potrebujete. Preto je vhodné zostaviť tím, v ktorom sú zastúpení pracovníci zo všetkých oddelení.
Ďalším krokom tímu je zbieranie požiadaviek všetkých oddelení. Ak už softvér máte, ale nestačí vám, spíšte si, ktoré funkcie v ňom chýbajú a ktoré používate – a teda by mali byť aj v novom ERP systéme. Nezabudnite tiež myslieť na plány do budúcnosti a zohľadniť ich.
Na čo sa pri výbere informačného systému zamerať
Pri výbere ERP systému sa zamerajte najmä na:
- Vlastné potreby a ciele – každá firma je ina a neexistuje univerzálne riešenie. Identifikujte, ktoré procesy chcete zefektívniť.
- Možnosti prispôsobenia – ERP systém by mal byť flexibilný a umožniť vám používať len tie moduly, ktoré reálne využijete.
- Zrozumiteľnosť a používateľská prívetivosť – systém bude využívať celý tím, nielen IT oddelenie.
- Prepojenia na ďalšie nástroje – najmä ak prevádzkujete e-shop alebo používate špecializované aplikácie.
- Podpora a školenia od dodávateľa – úspešná implementácia závisí od kvalitného zaškolenia používateľov a dostupnosti podpory.
Postreh z praxe: Najdôležitejším kritériom by nemala byť cena. Nízke obstarávacie náklady sú príjemné, ale na prvom mieste je funkčnosť. Systém budete používať každý deň mnoho rokov a potrebujete, aby vedel to, čo od neho požadujete.
Ako prebieha implementácia ERP systému
Samotná implementácia ERP systému môže trvať niekoľko týždňov až mesiacov – v závislosti od veľkosti firmy, rozsahu procesov aj pripravenosti interného tímu. Úspešné nasadenie ERP systému nie je len technický projekt. Je to organizačná zmena, ktorá ovplyvňuje spôsob práce celého tímu.
Implementácia ERP systému prebieha najčastejšie v týchto krokoch:
- Analýza procesov a požiadaviek – spolu s dodávateľom zmapujete súčasný stav a identifikujete oblasti, ktoré chcete zefektívniť.
- Návrh riešenia a výber modulov – podľa potrieb firmy sa navrhne rozsah systému a špecifické úpravy.
- Migrácia dát – údaje zo starých systémov sa prevedú do nového ERP.
- Školenia používateľov – každý zamestnanec sa oboznámi s tým, ako systém používať v praxi.
- Testovanie a ostré spustenie – po otestovaní všetkých funkcií sa systém spustí v ostrej prevádzke.
- Podpora a doladenie detailov – po spustení systém doladíte podľa spätnej väzby od používateľov.
Správne zvládnutá implementácia výrazne urýchli prispôsobenie zamestnancov na nový systém a zabezpečí rýchlejší návrat investície.
FAQ – rýchlo a stručne o ERP systémoch
Čo znamená skratka ERP?
Skratka ERP znamená „Enterprise Resource Planning“ – plánovanie podnikových zdrojov. Ide o softvér, ktorý prepája rôzne procesy vo firme (napr. nákup, predaj, sklad, účtovníctvo) do jedného systému.
Na čo slúži ERP systém?
ERP systém pomáha firmám riadiť procesy centrálne, efektívne a prehľadne. Zjednocuje dáta z rôznych oddelení, automatizuje rutinné činnosti a poskytuje manažérom aktuálne prehľady.
Aké firmy využívajú ERP systém?
ERP systém je vhodný pre menšie, stredné aj veľké firmy – najmä tie, ktoré rýchlo rastú alebo majú komplexné procesy. Využívajú ho výrobcovia, obchodníci, poskytovatelia služieb aj firmy so skladmi a e-shopy.
Aké moduly môže ERP systém obsahovať?
Pokiaľ je ERP systém nastavený ako napríklad Money ERP skladá sa z modulov. Firma si vyberá len tie, ktoré potrebuje. Medzi bežné moduly patria: účtovníctvo, fakturácia, sklady, objednávky, zákazky, CRM, reporting, EDI komunikácia, integrácie s e-shopmi a ďalšie.
Kedy je najlepší čas prejsť na ERP systém?
Prejsť na ERP systém je ideálne v momente, keď firma rastie a prestávajú jej stačiť Excel alebo základné nástroje. Ak máte viacero nespojených systémov, chyby v údajoch alebo vám spracovanie bežnej agendy trvá príliš dlho, ERP môže priniesť poriadok a úsporu.
Ako sa líši ERP systém od účtovného softvéru?
Účtovný softvér sa zameriava predovšetkým na spracovanie faktúr, účtovníctvo, DPH či mzdy. ERP systém sa od toho účtovného líší tým, že je omnoho širší – okrem účtovníctva pokrýva aj skladové hospodárstvo, výrobu, CRM, objednávky, zákazky, reporting a ďalšie procesy.
Ako sa líši ERP systém od CRM systému?
CRM (Customer Relationship Management) sa sústreďuje výlučne na vzťahy so zákazníkmi – evidenciu kontaktov, obchodné príležitosti, aktivity obchodníkov či kampane. ERP systém často obsahuje CRM modul, ale navyše rieši aj logistiku, sklad, nákup, výrobu či financie.
Koľko stojí ERP systém?
Cena ERP systému závisí od rozsahu – koľko modulov využívate, koľko používateľov máte a aké špecifické požiadavky potrebujete. Mnohé ERP riešenia umožňujú postupne systém rozširovať alebo dokonca prenájom.
Ako zabezpečiť, aby vám ERP systém slúžil aj o 10 rokov
Základom je výber spoľahlivého dodávateľa ERP riešenia. Pokiaľ aktuálne stojíte pred výberom nového podnikového informačného systému, pomôže vám náš e-book Ako vybrať ERP systém.
Dozviete sa:
- Čo je ERP systém a ako vám pomôže?
- Ako zistiť, že je čas na implementáciu ERP systému?
- Aké kroky vás čakajú na ceste k nasadeniu vhodného ERP systému?
