Podstatu každej firmy tvoria jej podnikové procesy, ktorých optimalizáciou môže firma zásadným spôsobom ovplyvniť dosiahnutie svojho úspechu a bezproblémové budúce fungovanie. Na trend v podobe masívneho šírenia digitalizácie a zavádzania predovšetkým automatizácie do týchto podnikových procesov sa čoraz častejšie nazerá z rôznych perspektív.
My sa teraz na tento trend pozrieme očami Romana Kalamena, obchodného manažéra spoločnosti Seyfor Slovensko, a.s. špecializujúceho sa na produktové riešenia Money ERP. Pokúsime sa tak poodkryť význam, ktorý automatizácia predstavuje pre podnikovú sféru, a teda prečo je dobré automatizovať podnikové procesy.
Keď sa povie automatizácia, každý si pod týmto pojmom predstaví niečo iné, ale zvyčajne to ľudia vnímajú ako niečo zložité. Čo teda predstavuje pojem automatizácia?
Automatizácia znamená zjednodušenie práce a procesov v rámci jednej firmy. Tieto procesy sú pritom rôzne v závislosti na jej zameraní. Hlavná výhoda automatizácie je však v tom, že v rámci firmy výrazne šetrí mzdové náklady a zjednodušuje prácu v back-office.
„Je výhodnejšie investovať do automatizácie procesov než mať zložitú personálnu štruktúru.“
Pokiaľ firma vybavuje 100 objednávok denne, tak je proces ich vybavenia zložený z mnohých čiastkových úkonov, ktoré si vyžadujú minimálne 2 – 3 zamestnancov back-officu, čo je pri rozvoji podniku nákladovo neudržateľný stav. Pokiaľ sa však tento proces zautomatizuje, tak je potrebný len 1 človek. Všetko sa vďaka automatizácii posunie, zjednoduší a zrýchli. Podľa môjho názoru má teda automatizácia firme predovšetkým pomáhať a posúvať ju vpred.
Automatizácia teda predstavuje značnú pomoc pre podnikateľov. Aký typ podnikateľa by ju mal využiť?
Vždy záleží, v akej oblasti konkrétne daná firma podniká – aký je jej business. Môže ísť o e-shop, ale tiež o maloobchod či o veľkoobchod alebo o kombináciu týchto predajných kanálov. Samozrejme, že v každom z týchto prípadov sa vždy používajú iné automatizačné nástroje a ich možnosti použitia pri spracovaní podnikových tokov a procesov sa líšia. Jedno sa však nelíši:
„ERP systém v každom prípade poskytne tu správnu informáciu v reálnom čase.“
Napríklad pokiaľ má podnikateľ e-shop, maloobchod aj veľkoobchod, tak je pre neho informačný systém častokrát nenahraditeľný. Informačný systém mu spája všetky tieto tri predajné kanály a je tak možné jednoducho na jednom mieste sledovať napríklad to, ako sa mu celkovo vyvíja stav daného artiklu v zásobách.
V Money ERP máme rôznych zákazníkov od firiem s niekoľkými ľuďmi (živnostníci) až po veľké spoločnosti s obratom niekoľkých miliónov eur. Ide o to, že každý je špecifický, ale pre každého dokážeme v rámci procesu automatizácie nájsť tú najúčinnejšiu cestu.
Čo sa týka veľkosti podnikateľa – má pre malého podnikateľa zmysel automatizovať svoje podnikové procesy?
Väčšinou záleží napríklad na tom, aký produkt firma predáva a koľko má priemerne objednávok. Je to vždy rozdiel, pokiaľ firma vybavuje 100 objednávok po 1 položke alebo 100 objednávok po 10 položkách, alebo či je jej business skôr rýchloobrátkový alebo nízkoobrátkový.
Z vlastnej praxe ale viem, že aj malej firme sa automatizácia koľkokrát oplatí.
„Úspora času je cenným prínosom bez ohľadu na veľkosť podnikania.“
Naopak existujú aj veľké firmy, ktoré podnikový informačný systém nepotrebujú. Predávajú napríklad produkty, ktoré sú drahé a nízkoobrátkové a stačí im viesť evidenciu na papieri či v exceli.
Z toho plynie, že podnikateľ dokáže vždy sám zistiť, čo sa mu oplatí. Je to teda vysoko individuálne – my sa na každého podnikateľa pozeráme zvlášť a snažíme sa ho predovšetkým pochopiť – o čom ten jeho business konkrétne je.
Automatizácia podnikových procesov šetrí čas zamestnancom, znižuje náklady a zjednodušuje podnikové procesy. Ako ale správne začať s automatizáciou?
Bežná prax bohužiaľ stále je, že v prípade, že firma rieši určitý procesný problém, často vidí riešenie v prijatí novej pracovnej sily. Neuvažuje strategicky. Nová generácia podnikateľov sa na to však pozerá už strategickejšie a sú viac systémovo orientovaní – vidia skrytú náročnosť úloh, ktorú možno jednoducho vyriešiť automatizáciou.
Ideálny postup by teda mal byť nasledovný:
- Firma nás osloví vo chvíli, kedy zistí, že má určitý problém a v podnikovom informačnom systéme vidí riešenie.
- Spoločne zhodnotíme aktuálny stav danej firmy v rámci predimplementačnej konzultácie a analýzy.
- Následne navrhneme najlepšie možné riešenie.
- Jednotliví odborní konzultanti sa potom venujú danej firme individuálne podľa jej špecifík.
Objektívne môžem povedať, že v Money ERP máme kvalitné rozsiahle skúsenosti na to, aby sme dokázali pomôcť firme problém vyriešiť. Sme na trhu viac ako 17 rokov a máme okolo 1300 klientov a riešime v priemere ročne 40 projektov v rámci Slovenska a až 80 projektov v Českej republike. Pokiaľ nás teda firma osloví s určitým problémom, tak vo väčšine situácií už vopred vieme, aké riešenie aplikovať a máme ho predovšetkým praxou odskúšané.
Automatizácia podnikových procesov pomocou ERP systému predstavuje značnú finančnú investíciu. Oplatí sa tento krok?
Prax v rámci československého trhu je bohužiaľ stále taká, že na investíciu do niečoho nehmotného sa nazerá ako na poslednú možnú investíciu. Zvolí sa radšej cesta prijatia nového zamestnanca, ktorého si firma dokáže podľa vlastných potrieb vyškoliť a dať mu určitú zodpovednosť, zatiaľ čo software je pre nich niečo nehmotné a neosobné.
Skúsenosť je pritom taká, že po úspešnej implementácii ERP systému v rámci firmy klient sám po roku až dvoch využívania väčšinou hodnotí tento krok veľmi pozitívne. Uzná, že zo začiatku je to dosť náročný proces – zmena všetkých firemných systémov, procesov, navyknutie si na niečo nové – ale už by sa do predošlého stavu nevrátil. Slovami klienta:
„Teraz nechápeme, ako sme to mohli pred automatizáciou vôbec zvládať.“
Akú návratnosť má investícia do automatizácie podnikových procesov?
Je nutné spomenúť, že investícia do podnikového informačného systému má skôr jednorazový prvotný nákladový charakter, pričom v nasledujúcich rokoch už ide len o menšie finančné čiastky vynaložené skôr na servisné služby. ERP systém teda vychádza pri rozvoji podniku nákladovo omnoho výhodnejšie než snažiť sa vysporiadať s rozvojom firmy napríklad cez najímanie novej pracovnej sily.
„V prípade, že firma aktuálne nestíha flexibilne vybavovať objednávky, po úspešnej implementácii podnikového informačného systému môžeme v praxi hovoriť o zvýšení obratu približne o 20 % až 40 %.“
Aj v prípade businessu, ktorý už nemá rastúci charakter, ale skôr zotrvačný, má automatizácia podnikových procesov zmysel. Výsledkom môže byť opäť zníženie personálnych či prevádzkových nákladov. ERP systém pomôže napríklad v tom, že obrat zásob bude rýchlejší, čím sa znížia nároky napríklad na skladové priestory, personálnu správu skladu, energie a pod.
ERP systém skrátka umožňuje prijímať lepšie manažérske rozhodnutia. Človek, ako ľudský faktor v rámci firmy, by k tomu rozhodnutiu pravdepodobne došiel aj sám – ale trvalo by mu to o dosť dlhšie než softwaru – a čas sú v dnešnej dobe peniaze.
Na trhu existuje široká škála ERP systémov. Ako vybrať ten správny, pokiaľ sa podnikateľ rozhodne pre automatizáciu podnikových procesov?
Je nutné zamyslieť sa, koľko peňazí je do tejto zmeny daná firma schopná investovať. A následne sa rozhodnúť, aký ERP systém zaobstarať.
Jedno zo základných rozhodnutí je, či vybrať on-premise alebo cloudové riešenie podnikového informačného systému. Každé z týchto riešení má svoje plus aj mínus. Záleží na tom, čo danému podnikateľovi vyhovuje najviac. Častokrát záleží tiež na počte používateľov, ktorí budú daný informačný systém využívať, kde sa v prípade určitých riešení cena odvíja práve od ich počtu – opäť to však nie je pravidlom všetkých ERP systémov.
„Dôležité je skrátka vedieť, koľko chcem investovať, akým technickým spôsobom chcem mať informačný systém riešený a vedieť, čo mi má systém konkrétne vyriešiť.“
Pokiaľ si podnikateľ zodpovie všetko vyššie uvedené, potom je nutné zamerať svoju pozornosť na poskytovateľa daného ERP systému. Na výber sú samozrejme okrem miestnych aj zahraniční poskytovatelia. Ja osobne by som však preferoval tuzemský ERP systém, pretože ten je etablovaný v našich trhových podmienkach. Čo je veľmi dôležité hľadisko, pretože máme napríklad veľmi špecifický systém účtovníctva, nehovoriac o koľkokrát komplikovanejšom systéme legislatívy, ktorým je skrátka potrebné plne odborne rozumieť.
Ďalším dôležitým faktorom je aj kvalita zákazníckej podpory alebo to, či sú k dispozícii možnosti individuálneho vzdelávania.
V Money ERP napríklad prevádzkujeme špeciálny learningový portál, kde sa môžu podnikatelia ďalej sami vzdelávať. Školenia sú dostupné aj online, takže sa eliminuje závislosť na odbornom konzultantovi. Ten sa však vždy minimálne raz ročne s danou firmou spojí a zistí, či je všetko v poriadku alebo či nepotrebuje niečo nové, pretože stále vyvíjame nové moduly, ktoré možno využiť.
Na čo si dať pri výbere ERP systému najväčší pozor a ako zaistiť, že ho firma nebude po krátkej dobe opäť meniť?
Samozrejme sa v praxi stretávame aj s firmami, ktoré informačný systém menia napríklad po roku až dvoch používania. Dôvodom je častokrát to, že sa podnik rozhodne podľa ceny, po nedostatočnom prieskume trhu alebo je zle urobená predimplementačná analýza, ktorá je v tomto procese najdôležitejšia.
Predimplementačná konzultácia/analýza v prípade Money ERP funguje nasledovne:
- Náš odborný konzultant sa stretne s danou firmou, pričom vzájomne zhodnotia a skonzultujú jej aktuálny stav a definujú konkrétne procesné problémy.
- Z tejto schôdzky sa vytvorí zápis (so súhlasom danej firmy), ktorý bližšie upresní cenu finálnej ponuky riešenia informačného systému.
- Pokiaľ firma súhlasí, tak dôjde k predaju licencie daného softwarového riešenia a začína proces implementácie.
Z toho plynie predovšetkým to, že je to vždy o vzájomnej spolupráci. Každý máme v procese automatizácie svoj diel práce – aj samotná firma musí byť proaktívna. Zároveň sa nesmú báť byť voči sebe otvorení, pretože konzultant bude klienta spovedať pomerne detailne, tak aby sa problém uchopil čo najlepšie.
„Firma si v procese automatizácie musí chcieť nechať odborne poradiť – mať otvorenú myseľ.“
Našťastie, vďaka mnohoročnej praxi vieme presne, ako predísť tomu, aby sa musel informačný systém po krátkom čase jeho používania meniť.
Vy sa venujete ERP systémom a automatizácii firemných procesov už 17 rokov. Je niečo, čo vás v tejto oblasti stále dokáže prekvapiť?
Najviac ma stále prekvapujú klienti, ktorí požadujú podnikový informačný systém, ktorý za nich vyrieši úplne všetko a bude fungovať sám o sebe. Taký systém na svete však nie je.
„Je nutné na ERP nazerať ako na systém, ktorý neeliminuje ľudský faktor, ale bude významnou pomocou.“
Z pohľadu Money ERP ma prekvapuje to, že sa stále vyvíja a stále sa vymýšľajú nové moduly. Aktuálne je veľmi obľúbená a žiadaná napr. Expedícia Chameleon či možnosť jednoduchého napojenia externých aplikácií a služieb v podobe modulu API.
Zároveň ma veľmi pozitívne prekvapuje, ako je Money ERP flexibilný v napojovaní sa na iné informačné systémy, napr. veľmi užitočná je integrácia ERP systému s e-shopom, najmä modul Shoptet, za ktorý aktuálne dostávame veľmi pozitívnu spätnú väzbu od e-commerce podnikateľov.
Všeobecne možno povedať, že práve táto cesta prepojovania sa a otvorenosti voči ostatným podnikovým systémom je nami vnímaná ako najlepšia. A prináša kladné výsledky nielen nám, ale predovšetkým našim zákazníkom, ktorí majú vďaka tomu možnosť využívať stále širšie portfólio funkcií, ktoré Money ERP ponúka.
Pokiaľ by ste sa chceli dozvedieť viac, kontaktujte nás na obchod@moneyerp.sk a my sa vám budeme individuálne venovať.
